试析彩票行业档案管理常见问题和对策

李溪源

1 彩票行业档案管理存在的问题

1.1 档案管理工作纷繁复杂、工作量大。彩票行业的技术更新很快、发行游戏种类繁多，如，投注站档案仅河南就有15000个之多，再加上市场的形势瞬息万变，彩票任何新玩法的上市、游戏的发行方式、促销形式发生改变都将给档案管理工作带来很大的难度，增加档案管理的复杂化。

1.2 档案管理工作流程不规范。彩票行业在档案的管理上存在着诸多不规范的问题：一是档案的号码记录不规范；二是档案的案卷标题撰写不规范；三是大部分案卷缺少卷内目录；四是组卷混乱没有延续性。

1.3 档案的检索效率有待提高。彩票档案的检索方式有计算机检索、手工检索两种方式，目前传统的手工检索方式占据很大的比重。虽然彩票行业在档案管理的手工检索途径上做了大量工作，编制出了多种方式的检索工具，但是目前的检索效率依然很低。另外，在编制检索工具中出现了“多”而不“精”的问题，检索工具的增多并没有提高工作效率。

1.4 行政性与业务性高度结合。彩票中心的发行销售给档案的管理增加了很大的难度，由于我国的彩票中心都是事业型单位，因此档案的管理工作就有了行政性与业务性高度结合的特点。

福利彩票在实践过程中形成了民政主管部门、财政监管部门和全国彩票发行机构三个管理系统，全国彩票系统又分为中央、省、地三级管理层次。这种三级管理的体制对彩票行业的档案管理工作提出了更高的要求：一是要适应彩票发行过程中的营销方式、游戏变革的动态发展；二是要符合档案的管理工作基本要求。因此，做好彩票行业的档案管理工作是一项挑战。

1.5 信息开发和编研有待完善。彩票行业在信息开发和编研中存在应付行为，档案管理人员为了应付升级随便挑选几个人来进行编研，编研的质量太差、实用性很小、利用价值不高。

2 提高彩票档案管理工作的几项措施

2.1 提高全体工作人员档案管理意识。彩票行业的档案管理相比其他行业有着一定的特殊性，大部分人对这个行业的档案管理有着陌生感，人员档案管理意识有待提高。因此，只有提高了彩票行业人员的重视程度和积极性，才能不断地适应彩票行业的高效运转，不断完善档案管理事业的体制与管理水平，健全档案管理的规章制度，保证彩票事业安全、快速发展。

2.2 完善工作机制，提高工作效率。彩票档案管理部门作为职能部门，其工作人员本身就要积极地贯彻执行国家档案法律法规和方针政策，统一协调各个业务部门的档案管理工作，协助上级领导完善档案管理的各项规章制度，提高对档案管理工作的指导、检查和监督力度。另外，针对档案管理工作要分工明确，为单位档案管理工作顺利开展打下坚实的基础。

3 结合实际情况逐步解决历史疑难问题

在福利彩票的发展过程中，工作量大，但是工作人员较少。由于硬件条件在开始之初缺乏，因此，彩票行业的档案管理工作仍然有很多遗留问题。近年来，随着彩票行业的快速发展，一些部门才逐步认识到了彩票档案管理工作的重要性，调入专门人员负责彩票档案的管理工作，通过对档案管理规范化、科学化、制度化，逐步实现对档案的有效管理。

4 逐步实现档案电子化管理

为了促进档案的管理工作跟上福利彩票事业的发展，彩票工作中心通过向其他单位积极学习经验，并且邀请了档案管理专家对福利彩票的档案管理工作进行指导，通过安装档案的管理软件对主要文件进行计算机输入，逐步建立了全部文件的电子目录形式。并且对上级部门的关于彩票业务的来文进行录入，逐步实现完整的电子文档。同时，通过对之前的纸质文档进行计算机的输入，为将来工作人员网上查阅和文件的归档打下了坚实的基础。

彩票档案管理工作人员要努力探索出一种新的管理方法，将电子文件进行归档保存，将彩票的档案管理融入整个彩票行业的建设发展中；逐步探索出彩票档案共享的平台与制度，力争在最短时间内将彩票的纸质档案都进行归纳整理成电子档案。彩票行业的档案管理人员要积极地做好档案的后期服务工作，协助管理层人员建立完善的借阅制度、档案查询制度，将档案的工作与业务工作紧密联系在一起，提高档案信息服务质量，促进我国彩票事业的健康发展。

（作者单位：河南省福利彩票发行中心 来稿日期：2014-12-18）