浅议地质档案管理及利用的提升

王萍

摘 要： 科技不断发展，传统的地质档案管理模式已经无法满足当前发展需求，在当前形式下，需要探索加强地质档案管理的新途径，建立完善的管理制度及办法，利用现代信息技术，提高管理效果，增强对其利用，本文分析了地质档案管理及利用方法。

关键词：地质档案 管理 利用 方法

地质勘查档案管理工作的重要性越来越大，在工程、交通、科研、水文等方面都具有重要作用，尤其是年代久远的档案更具历史价值，对档案的管理工作十分重要。然而当前我国很多地区的地质档案管理工作都较为落后，对档案的利用率不高，限制了地质勘探事业的发展，因此需要采用有效的管理方法和利用方法，充分发挥出地质档案的作用。

一、地质档案管理存在问题

1.资金投入不足，硬件设施不完备。有的地质勘探单位在档案管理中只注重追求短期的经济效益，对管理工作的认识不足，不注重档案管理工作，对其投入也不够，使得资金不充足，保管设备不够完善；还有的地勘单位在建立档案保管库房时没有按照国家规定的标准建立，保存档案的手段还很落后，存放装具也不充足，有的档案将其放到铁箱和木柜中，甚至是放在地板上，没有考虑到档案的防尘、防潮、防火、防盗以及防蛀，使得档案容易受到损坏。

2.档案管理人员整体素质不高。一直以来档案管理工作给人的印象都是较为传统的，不是年轻人干的工作，人员素质也整体不高，工作人员的文化程度都不高，缺乏地质、档案以及计算机等有关专业的人才，对=现代化管理没有兴趣，只是安于现状，不能积极的提高自己的业务水平和计算机操作能力，对于地质档案的信息资源以及数字化的开发能力不足，限制了管理工作的发展。

3.档案管理制度不完善，档案法制意识不足。很多地勘单位内都缺乏健全的档案管理制度，无法为实际管理工作提供指导和规范，有的单位即使制定了制度，但是在执行上并没有得到有效落实，工作人员对于档案的法制意识不足。很多技术和业务人员会私自保存图纸、地质合同及报告；还有的部门为了自己使用起来方便，就把应该要集中保存、统一归档的档案进行分散管理，出现了档案丢失的情况，影响了档案的完整性和安全性。

二、地质档案管理和利用方法

1.规范管理，建立档案管理制度。为了提高地质档案管理的水平，确保档案的安全及完整，就需要加强档案管理工作力度，要依据我国相关的地质档案管理规范建立具体的管理制度，制度内容要全面，如归档的范围及时间、案卷质量、机构人员以及保管利用等方面，要对这些内容进行明确、详细的规定，为实际管理工作提供指导和制度保障，为全范围、多层次的开发地质档案信息资料提供基础，提供科学的依据，对档案资料进行科学、有效的利用，让地质档案成为生产、经营以及科研的信息库。

2.提高档案管理者的业务水品及素质。当前是信息时代，地质档案管理的发展趋势趋向信息化，这就提高了对档案管理人员的要求，他们需要具备计算机技能，能够使用信息技术储存地质档案，传递及收集数字化档案信息。因此单位需要注重对管理人员的培训，管理人员本身也需要具有乐学的精神，能够不断的提升自己的业务水平和技能，加强业务和计算机知识的学习，自主学习有关的专业领域学科的基本知识以及法律知识，拓宽自己的知识面，及时更新知识体系，让自身与岗位要求相一致，提升管理的服务效率和水平。

3.提高地质档案的信息化水平。当前科技不断发展，信息化也是地质档案管理发展的趋势，地勘单位需要应用信息技术，建立数字化资料室、档案数据中心及目录中心，形成一个地质档案信息系统。要按照信息系統的要求对现有的电子文件进行统一的规划，要运用数字化在全文以及目录数据库中扫描老资料，建设全文数据库。传统的地质档案都是纸质形式的，保存不方便且查阅速度很慢，都是通过人力去清账和查找，管理效率不高。而应用信息化技术之后，就可以有效的改善这些不足，因此需要将档案中的文字资料以及图件进行信息化处理，对这些资料进行分析、处理，经过转化加工，更高效、便利的利用档案，可以减少档案在使用中受到的磨损，极大的增加了档案的使用时限，减少档案管理人员的工作量，让他们从清点、归还、使用、借阅中解脱出来，节省下来的时间可以进行研究工作。

4.认真做好地质档案资料的查阅登记工作。地质档案的管理人员需要具备较高的职业素质，认真做好查阅登记工作，在实际的管理中，管理人员应该和资料借阅人员多交流及沟通，让他们认识到地质档案资料的重要性，让借阅者可以更加小心的保护档案资料。与此同时，管理人员还需要做好借阅登记工作，将借阅人的信息、资料信息、借阅时间等都要做好详细、明确的记录，只有这样才能避免地质档案资料出现破损或者遗失的情况，更好的对档案进行保护。

5.加快升级硬件设施。当前科技不断发展，地质档案管理中也应用了现代信息技术，传统的档案也通过使用不同的软件将其变成电子档案的形式进行存档，地质档案管理工作需要适应当前发展趋势，对保管工作进行升级换代，除了升级计算机硬件之外，还需要引进相关的管理软件，加强配套设施建设，档案储藏室中应该有空调、除湿机、温度计以及其他的防护设备，只有加大硬件上的投入，才能更好的保护档案资料。

另外，还需要注重传统的档案资料文件存储空间建设，除了档案的保管地点之外，还包括相关的复述建筑物，比如复印室、办公室以及阅览室等，如果办公用房不够充足，那么有的文件空间就会都用到储存档案，就无法满足其他附属必要的附属工作，就会让绝版文件在外借中受到损坏或者出现丢失的情况，为档案管理工作带来无法挽回的损失。

三、结语

综上所述，地质档案管理工作需要建立健全的制度，加强硬件设施建设，充分利用现代信息技术，提高管理者的职业素质、计算机技能和业务水平，做好详细的记录工作等，避免档案出现丢失或者损坏的情况，充分利用地质档案，发挥出其作用。

参考文献：

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