基于Excel自动生成设计在药品采购计划制定中的应用

周建超，马伟峰，张晴，杨文辉，朱俊霞

（1. 郑州大学第三附属医院，河南 郑州 450052；2. 郑州人民医院，河南 郑州 450001）

随着我国医疗改革的推进和深化，公立医院将逐步取消药品加成，以提高工作效率，降低医院运行成本等，因此建立科学合理的补偿机制极为重要[1-2]。医院的药品储备是药品供应的关键性环节，储备的合理性和科学性，直接影响着医院药品供应的工作效率、经济效益、医疗效果。药品储备的合理性是需求、价格、管理、学术水平等多方面的综合反映，必须全盘考虑。同时药品储备占据了医院大部分运行资金，如果能够在保障临床需求的前提下将药品库存降至最低，可有效降低药品管理成本，并释放出大量被占用的资金[3]，达到降低医院运行成本的目的。本文利用Excel软件，自行设计药品采购计划自动生成方法，可缩短采购计划出具的时间，同时有效控制库存量，提高周转率，现将相关内容介绍如下。

1 数据来源与运行环境

1.1 数据来源

数据来源为医院信息管理系统（Hospital information system，HIS），每一个药品对应一条记录，包括药品的名称、规格、价格、门诊调剂室销售量（取最近10天销售数据，以整盒为单位，下同）、住院调剂室销售量、药品供应室库存量。

1.2 运行环境

硬件：奔腾100以上CPU，64 M以上内存，1.2 G以上硬盘。

软件：Windows 2000/XP，Excel 2000或其他版本。

2 方法

2.1 整理数据

从HIS工作站中提取最近10天住院及门诊的销售量及库存量。

新建Excel表格，命名为“ 药品采购计划生成表”。设定Sheet1为计算表格，Sheet2为数据来源表格，所有数据均存放在Sheet2中。

对于从HIS中导出的Excel表格在Sheet2中进行整理，A列利用“&”函数，公式设定“ =药品名称&规格”为检索项，B-J列分别为药品名称、规格、总销量、门诊销量、住院销量、总库存量、药库库存量、门诊库存量、住院库存量。

2.2 Excel表格的公式的设置

2.2.1 利用VLookup函数提取目标数据在Sheet1中，A-D列分别对应药品中标流水号、药品名称、规格、采购包装系数。G-K列分别对应住院、门诊及库房的销售量和住院、门诊及药库的库存量，利用VLookup函数键入以下公式“=VLOOKUP（“药品名称&规格”，Sheet2!A1:J1000,6,0）”用于提取目标药品10天之内的消耗量及现有库存量。

2.2.2 利用if条件函数进行是否购进的判断及购进用if条件函数进行判断是否购进，若消耗量大于库存量，则需购进，显示购进数量；反之不需购进，显示购进数量为“0”，键入以下公式“=if[（10日消耗量-现有库存量）＜0，0，（10日消耗量-现有库存量）]”，若最终显示为“0”，则不需购进，若为大于0的数值，则表示需要购进。

2.2.3 发放途径的选择发放途径默认为先从药库中发出，如果数量不足，再从配送公司购入。其中，从药库中发出，默认先给住院发放，如有剩余，再给门诊发放。根据上述的原则及计算方法，最终计算出是否需要从配送公司购入，如果需要，购入数量是多少。

2.2.4 利用ceiling函数进行取整由于上述生成的数据均为不整装数据，给购入后的收货带来不便，故应用D列的采购包装系数予以取整。首先根据实际包装设置采购包装系数，并利用Ceiling函数对上述购进数量进行取整后，生成计划采购量，键入以下公式

“=Ceiling[（实际购进量/采购包装系数），1]*采购包装系数”。

2.2.5 利用if函数进行放置位置判断因部门空间有限，需设置部门最大库容参数，可分为两种情况，若采购数量大于最大库容后，剩余采购量可放置在药库，部门发放数量可键入以下公式：

=if [（计划采购量-最大库容）＞0，最大库容，计划采购量]，

药库放置数量可键入以下公式：

=if [（计划采购量-最大库容）＞0，（计划采购量-最大库容），0]。

若采购数量大于部门最大库容后，按照最大库容进行购进，可键入以下公式：

=if [（计划采购量-最大库容)＞0，最大库容，计划采购量]。

2.3 自动计划的生成与传统人工制定计划的优势对比

传统人工制定计划，具有耗时、费力、不准确的缺点。首先计划出具者需逐条查阅近期消耗量与现存量，其次综合采购包装系数、最大库容等信息，最终得出大致的计划数量，每条计划大概需要耗时1～2分钟，且计划多为估计值，不够精确。

自动计划生成表格具有简单、易操作、准确率高等特点，采购批处理方法，省时、省力，数据量越多，优势越大，每次计划生成时间约为3～4分钟，极大的缩短计划出具的时间，且能够提高准确率，避免差错的发生。

3 结果

此种通过excel表格对药品数据进行处理的方法，方便快捷，前期对数据进行简单的处理后，能够方便、快捷、准确的生成药品采购计划，并能够通过设置最大库容的方法，对存放部门进行判断，节省人力、物力，提高工作效率。同时通过对药品实施特定的物流配送分类进行采购，使我院药库局部“零库存”[4]的管理得以实现。

4 讨论

目前，大部分医院已经实现了HIS管理药品[5]，但普遍存在工作系统定制化低，改进速度缓慢等缺点，无法根据工作需要进行及时的更新。本文中使用excel表格进行数据处理，在掌握相关函数和公式的情况下将HIS中的相关数据，根据医院及工作中的实际需求进行相关定制。由计算机系统测算出合理的采购数量，可最大限度的根据医院库存来定制；以销售量来决定采购量，使药品最大限度的处于周转状态而非存储状态[6]，即所谓的“以销代进”，最终达到“零库存”。

医院药库零库存是建立在稳定和理想的客观环境基础之上的[7]。“零库存”管理是以药品消耗量为基础，依据科学的统计方法自动判断药品的合理库存和采购量，从而实现库存的动态合理化控制。如何达到“零库存”，单纯的依靠HIS虽然能够达到一定的目的，但是HIS一般为信息工作制作，所有的软件升级、改进，均需联系相应的信息公司，此种途径不仅周期长，手续繁琐，而且会产生相应的费用，因此对于能够通过Excel中相应计算公式实现的计算过程，完全可以借助Excel实现，将现代电脑技术积极应用于药房管理，促进医院药品管理的数字化、现代化和科学化，提高医院药品管理水平。

4.1 提升药库药品管理能力、降低管理成本

实现了医院药品采购计划的科学计算和生成，自动生成采购订单，在保证医院的药品供应和使用的前提下，合理地降低药品库存成本，提高资金周转率，提高工作效率，改进药库空间利用率。

4.2 扩展和补充HIS管理范畴和功能

实现了医院采购计划的个性化、自动化，扩展了HIS的管理范畴。通过与HIS进行数据交互，补充HIS数据分析功能，提供多种HIS不能提供的功能。

4.3 节省人力，能够发挥医院药师本职作用

通过采购计划自动生成，节省大部分人力，使药库药师从繁琐的事务工作中解脱，将工作重心转移到其他为临床和患者的工作上来。调动药师工作的积极性，进一步提升医院的药学专业服务质量，促进合理用药。

我院自2017年9月实行药品“零加成”以后，采取以销代进模式定制采购计划，使药品最大限度地处于周转而非存储状态，从而实现药库的“零库存”管理，药库人员由药品存储中心向药品政策、账务数据处理中心的转型[8]。