新时代民政档案综合管理体制的改革与创新

郭 英

（山东省民政厅地名研究所 山东·济南 250012）

民政工作事关民心向背的根本政治属性。作为新时代的民政档案人必须站在新的历史起点上，坚持以新时代中国特色社会主义思想为指导，用居安思危，时不我待的时代精神，紧紧围绕民政工作“解决民生、维护民利、落实民权”三大职能，主动适应社会发展的新需求和芸芸众生的新关切，科学谋划民政档案管理治理体系和治理能力现代化建设，用改革思维和创新方法，全面推动民政档案管理事业再上新台阶，再创新佳绩。现本人结合当前民政档案管理现状，就新时代民政档案管理的改革与创新谈几点思考。

1 民政档案管理现状及存在的问题

（1）系统档案条块分割，难以形成信息集聚效应。由于民政系统实行“条块管理”体制，各级民政部门均隶属于当地政府的组织领导和财政管理，从国家民政部到各乡镇、街道的民政专员，各类专业档案均散落在各层级的业务管理部门，既增加了业务部门的实际负担，又形成了一座座“信息孤岛”。现有的民政档案层级分割管理模式，既制约了民政档案实施科学化、规范化、标准化的集中管理模式，也阻碍了档案资源管理的数字化和网络化管理进程，更无法适应信息时代下档案管理的大数据、云计算和网络化的社会发展新需求。

（2）机关档案多头分散，尚未实行综合管理。目前，各级民政机关普遍未设置专门的档案管理部门，也没能实施集中统一的综合档案管理模式。机关档案馆（室）仅负责机关文书和极少部分专门档案的管理，各类专业档案长期处于多头管理，分散保管的局面。由于各专业档案管理普遍存在基础设施不完善，管理不专业，保管不规范，数字化、信息化应用水平较低，管理平台千差万别等实际问题，既造成了社会公共资源的极大浪费，也不利于民政档案管理的标准化、规范化和安全性，更制约了民政档案资源的综合开发利用。

（3）档案基础设施落后，缺乏专业管理队伍。由于各级政府对民政档案管理的重视程度不一，财政投入差异较大，馆室建设标准不同，导致各地民政档案数据库软硬件建设千差万别，管理水平参差不齐。部分基层单位的档案管理既无专用库房，也无专职人员，档案管理及应用存在很大的随意性和盲目性，档案资料流失和损坏现象时有发生。还有部分地区，仍停留在简易的纸质档案管理时代，难以落实档案管理的“九防”标准，存在极大的安全隐患。

（4）系统管理平台混杂，开发利用效能不足。国家档案局在2009 年就提出了“建设覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”。只有建立完善的民政档案数据库，才能最大限度地发挥大数据效应和网络化服务模式，从而实现民政档案的利用效率和社会效益的双提升。现有体制下，各级民政机关、各业务主管部门均从自身业务需求出发，独立开发建设了专有的技术应用管理平台。重复建设的个性化操作系统、差异化的应用软件和技术标准，导致各技术平台间系统互不兼容，数据信息不能互通、共享，也无法与政府电子政务系统有效衔接。大量的重复建设既造成了社会公共资源的极大浪费，也催生了低下的民政档案服务与利用效能。如：社会救助、婚姻登记、养老服务、收养登记、儿童福利、社会组织等业务平台。

2 全面提升档案综合管理水平，服务新时代发展需求

新形势下民政档案管理必须积极适应新时代发展要求，以深化民政档案治理体系和治理能力现代化建设为核心，以服务新时代经济发展和社会民生需求为落脚点，改革创新民政档案管理体制、机制和管理模式，建立健全档案管理相关法律法规和规章制度，全面提升民政档案综合管理水平和服务社会民生的效能。

（1）以法制建设为统领，创新管理体制。强化改革创新，必须要突出顶层设计，积极推动民政档案管理法制化建设。目前，我们可以在遵循《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《机关档案管理条例》中“统一领导分级管理”的原则基础上，积极出台地方性行业管理条例或地方行政法规制度，打破当前民政档案管理层级分割的束缚。首先，我们可以率先以省级民政档案管理改革为突破点，推动省级人大常委会制定出台《某省民政档案管理条例》或省级人民政府以《省政府令》的形式下发《某省政府民政档案管理办法》，通过地方立法或行政法规赋予省民政厅对全省民政档案工作实行集中统一领导和专业化管理的职能，建立健全相关民政档案管理法律法规和规章制度，统一设置专门的档案管理机构，明确各级档案管理的工作职责、目标和任务。在省政府统一领导下，各级民政档案管理工作在接受同级档案行政管理部门的监督和指导的前提下，直接接受省民政厅的集中业务管理、监督和指导。其次，研究制定全省统一的民政档案馆（室）建设、档案收集、档案分类、档案鉴定、档案保管、档案利用、民生服务等民政档案管理机制、制度、办法及操作规范等,实施标准化集中统一管理。第三，在全省范围内统筹事项管理、统筹经费管理、统筹开发利用等，优化全省（市）民政档案资源配置，全面提高档案管理的专业性、安全性和保密性。始终坚持以数字化、信息化、网络化建设为目标，在全省整合建立起一整套的适应新时代发展诉求的信息集聚、应用高效、服务便捷的民政档案综合管理体系。

（2）以综合管理为核心，优化管理模式。建立省级民政档案信息处理中心、网络安全中心和档案数据库，负责全省民政办公网络的日常维护、信息储存、开发利用及网络安全，大力推行网络化、无纸化办公模式，将民政网络办公自动化与档案信息化同步推进，实现基础档案信息的自动收集、上传和存储。一是在各级民政机关设立专门的民政档案管理机构，统筹管理机关内部的全部档案资料，特别是各业务部门形成的专业档案及各事业单位档案，全部整合纳入“集中统一管理”的范畴，实施机关内部民政档案专业化综合管理。二是统筹民政档案专项资金的预算和配置，按照标准化、规范化、数字化、网络化的现代化档案馆室建设标准，强力推进各级民政机关档案馆室的基础设施建设升级换代，特别是优先保障基层单位的基础设施的改造升级和资源配置。打破因层级管理所形成的各类专业档案多头管理，分散保管的“信息孤岛”。三是整合各市、县(区)民政档案数据库信息资源，建立完善的省民政档案大数据库，将各级各类民政档案全部以数字化储存到档案信息管理系统中，最终实现民政档案大数据在省级民政部门的自动汇总、分析与应用。

（3）以信息网络为依托，优化资源配置。按照“统一平台、业务协同、信息共享”总要求，将现有民政系统各业务管理系统整合为一体化全省民政综合业务管理平台，实现全省民政机关业务办公和档案信息资源存储自动化。一是在现有全省民政综合网络办公系统下，将各业务部门的民政业务管理系统整合为一个全省民政综合业务管理平台。在办公网络综合管理平台下设置各专门业务管理子模块或子系统，采用统一的标准化的操作管理系统、查询服务系统和网络应用系统，实现全省民政综合业务办公标准化、信息采集自动化和数据统计查询规范化。二是省级综合业务管理平台根据各级民政机关的管理层级、管理职能、业务范畴、服务范围等设置管理权限，根据工作人员的管理职级、职能及业务范围分别授予不同的业务管理权限和统计、查询权限等，全面提升全省民政机关办公效率和信息资源综合利用效能。三是统筹全省民政档案管理专项经费，整合各市、县(区)民政档案数据库信息资源，建立完善的省级民政档案大数据库。在省内全面实施民政档案数字化建设，将各层级民政部门的专业和专门业务档案的数字化信息全部集中存储到省级档案数据库。四是设立大型的省级民政档案服务器、档案数据库和网络安全中心，负责全省民政档案的办公网络运行和网络安全，大力推行网络化、无纸化办公模式，将民政档案信息化与民政工作的信息化同步推进，实现基础档案信息的自动收集、上传和存储。五是积极运用大数据、云存储、人工智能、物联网等互联网新技术，提高民政系统办公自动化效率，充分发挥民政档案信息大数据集合效应，全面提升服务社会民生的层级。六是未来在部分省级试点成功的基础上，逐步在全国推广使用，并最终实现民政档案大数据在国家民政部的自动汇总、分析与应用。

3 综述

新时代民政档案管理的体制和机制改革与创新已势在必行，我们必须适应经济发展和社会民众的诉求，积极引进数字信息化处理技术和网络化应用技术切实提高民政档案综合管理水平和应用技术智能化。强化民政档案管理专业化队伍建设，建立和完善档案管理人才的引入、培养和培训机制，不断提高专业人员的业务能力和素质，全面提升民政档案管理与应用的整体水平。