关于事业单位档案管理创新与改革

◎董菱

（作者单位：常德市屈原公园管理处）

事业单位的档案资源对本单位的发展历程进行了详细的记录，涵盖了文字、音像等诸多载体形式。而档案管理则是收集、整理、保管这些多样化载体形式的资料，以便将这些档案资源的价值充分发挥出来。为了创新事业单位档案管理工作，促进档案管理的科学化与规范化，需要从实际出发，推动事业单位档案管理工作进一步发展。

引言：档案是十分重要的信息资源，对信息资料有着记载与传递的作用。我国社会经济的不断发展，推动各个领域进入新时期，现代化作为事业单位档案管理的主要发展趋势，在其未来工作及发展中具有重要的推动作用。因此，相关工作人员应通过对档案管理工作重要性的认知，寻找创新档案管理的途径，使事业单位能够快速发展。

一、加强事业单位档案管理重要性

事业单位对档案管理的保存方式多以纸质形式为主，其在日常工作中档案信息的形成速度较快且数量较多，如果仅以纸质形式对其进行保留与存放，则要扩大储存规模，并设立专门存放档案的地点，但新档案收集与整理数量的不断增加，也使得存放空间逐渐减少，而一旦发生意外事故，其损毁或丢失的概率极大，因此，档案纸质保存方式仍存在较大问题。

随着时代的发展，信息技术的进步与发展，事业单位电子文档的数量大大增加，而通过信息化技术对档案信息进行处理与存储不仅使其容量提升，还优化传统档案存储的方式，提高档案管理工作的安全性。事业单位档案管理工作的重要性体现在工作流程等重要信息的保管中，大量文件不仅需要在每年年末进行归档，还需要录入与整理，对记录重大事件的文档进行归档时要采取特殊标注，方便其日后保存。在以往档案管理工作中采用传统方式进行处理，通过整理、筛选、归档、保存等工作流程实现其管理目的。

创新途径以信息化管理工作为基础，不仅能够保证相关工作的准确率，还降低人力、资源等方面的消耗，从而最大程度地提高工作质量与效率。信息化管理工作的实现提升档案查找的速度，改变纸质档案保存不易的模式，延长保存寿命。电子档案作为新时期事业单位档案管理形式，使档案保存时间得到延长，满足档案管理的基本需求，促进事业单位的长远发展。

二、事业单位档案管理工作

1.档案管理工作重视度不足。部分领导没有认识到档案管理工作的价值，认为档案工作比较简单，因此没有在档案管理方面投入相应的精力。其错误的认为文件的分类、储存就是档案工作的全部内容，只需要避免遗漏、不损坏档案资料即可。受这些因素的影响，档案管理工作的创新开展难以实现，档案管理工作职能得不到充分发挥。

2.档案管理制度不健全。只有构建了完善的制度体系，方可有效顺利开展各项档案管理工作。但就目前来讲，部分事业单位所构建的档案管理制度体系并不完善，档案管理体系相对滞后。同时，单位没有针对档案管理创新制定相应的激励制度，导致职工难以积极主动地改革与完善工作方法。部分事业单位在档案管理中，没有明确限定工作人员的职责范围，导致难以彻底有效执行档案管理工作。

3.档案管理人员素质水平不足。很多事业单位的档案管理人员在上岗之前并未经过专业的培训与学习，而且因为人事变动等原因，从事档案管理工作的人员还有可能频繁变动，在人员变动的过程中工作交接过于简单，新到档案管理工作岗位上的员工还没有完全熟悉自己的工作就开始独立开展工作了。这些情况都会使得档案管理人员专业素质不高，难以满足档案管理工作岗位的要求。

三、加强事业单位档案管理创新改革措施

1.加强档案管理工作重视程度。单位领导在工作中所起到的是带头作用、引领作用，其对一项工作给予充分重视，这项工作才能在单位的诸多工作中受到重视。事业单位领导对档案管理工作应给予充分重视，其他工作人员才能重视并且积极配合档案管理人员做好档案管理工作。事业单位领导应对与档案管理工作有关的政策文件进行充分解读，安排分管领导专门抓档案管理工作。在改革过程中，事业单位领导要在人力、物力与财力上对档案管理工作的顺利开展给予充分支持。为了提高工作效率，可以抽调其他部门的人员一起帮忙完成整理档案的工作，同时也需要提供必要的管理设施，保证在机构改革过程中，档案管理工作可以高效有序地进行。

2.创新档案管理机制。首先，设立档案资源收集中心。档案数据收集是档案管理的基础内容，不仅对后续档案资源的开发利用有着关键作用，还会影响到档案管理部门的发展。因此，就需要对档案资源收集中心进行设立，促使档案信息利用需求得到充分满足。特别是近些年来，信息技术的广泛应用，档案管理工作覆盖了更多的内容，显著提升了信息量。如果依然采取传统的收集方式，很多资料将会遭到遗漏，事业单位发展需求也得不到满足。因此，就需要通过档案资源收集中心的设立，有效收集、整合相关的信息资源。

其次，对单位档案管理制度体系大力完善。要结合事业单位的实际状况，制定匹配的管理制度体系。同时，对档案考核机制、工作目标等合理设置，这样可以有效调动档案管理人员的积极性，还能够更加有序的开展各项工作。事业单位要结合时代发展要求，对档案管理考核内容积极更新，以此来促进档案管理人员水平的提升。

3.加强档案管理平台开发创建。当前，事业单位想要推动档案管理信息化，就应重视信息系统的开发与建设，加大投入力度，推动档案管理平台的建设。基于这种情况，事业单位领导应当充分结合自身发展情况，深入调查事业单位内部档案管理现状，根据工作人员日常需要，制定高效密的系统建设计划，对单位人力资源进行配置，合理调配事业单位内部资源，创新档案管理系统，针对单位现阶段档案管理情况，开发出高效便捷的信息档案信息管理系统，满足事业单位当前的答案管理需求，从而解决管理中存在的各种问题，提高档案管理水平。

4.提高档案管理人员素质。档案管理工作的开展对于人员的要求较高，其不仅需要具备较强的专业能力，还需要辅助其他部门工作人员做好业务工作。档案管理部门需要加强对工作人员的培训，让其在工作的同时也提高自身的实际操作能力。针对档案管理工作的开展，有关部门需要设立专门的档案管理室，让工作人员可以在自身的工作区域内发挥职能，减少人员身兼数职的情况。在现代化社会发展的过程中，工作人员需要了解目前的工作要求，对于更新的管理手段及方法加深学习。管理部门需要适当提高工作人员的待遇，使其在工作当中更加积极，并且在工作中得到更好的发展。在日常收集档案资料时，工作人员需要提高自身的档案管理意识，管理单位要组织工作人员进行专业培训教育，提高工作人员的专业素养与能力，使其可以从各个方面加强档案管理水平。

结束语：综上所述，在当前机构改革的关键时期，做好档案管理工作是保证事业单位可持续发展的关键。为此，事业单位领导应加强档案管理工作的重视度，在单位中积极宣传和推进档案管理工作，促使单位的全体职工都能对此项工作加以重视，积极配合档案管理工作的开展，保证档案管理工作效率