信息时代背景下城建档案管理思考

◎魏岚

（作者单位：嘉兴市秀洲区城建档案馆）

信息时代的到来，改变了各行各业，推动了时代的发展。在这样的时代背景下，全面做好档案管理工作是需要研究的管理课题。城建是重要的领域，其档案较为复杂特殊，更需要用先进信息技术支持，创新城建档案管理现代化、数字化及智能化发展，这样，才能更加有效提高城建档案管理效率。本文主要通过对城建档案管理分析，进一步提出信息时代背景下，城建档案管理对策，以此，推动档案事业快速发展。

随着城市的快速发展，城市建设规模加大，各类城建档案越来越多，如何快速形成高效安全的档案管理机制，是保证城市发展的基础。一座城市规划、建设及管理过程中，会产生大量的城市档案与数据，这是城市发展的记录，更是一个城市未来建设的基本材料，对于城市发展形成的各种资料信息需要通过整理归档保存下来，才能体现档案的价值。城建档案是城市劳动成果和智慧结晶，真正记录着一座城市的整个发展历史，通过对档案的了解，能够更好地为城市今后规划、建设、管理、维护、史志编修、科研工作开展提供重要文献。

一、信息时代背景下城建档案管理重要性

（一）符合信息时代的发展需求

城建档案内容复杂，品种繁多，在长期的积累中，形成了一定的规模，要想全面利用，则会较为麻烦。当下，随着信息技术的快速发展，在这样的时代背景下，则需要与时代融合，全面创新档案管理能力。城市历经规划、建设、管理活动，会留存大量的资料，这些数量繁多庞大的城建档案，如果依靠传统管理方式，势必影响到城建档案使用价值，更不能让纸质档案资料长期保存。通过电子化、数字化整合，能够全面提高工作整体效率，把各种档案信息利用先进技术应用管理起来，形成纸质档案转化数字档案，必定大大提升城建档案管理效率和质量，跟进时代发展。

（二）促进城建档案管理规范化

信息时代背景下，要全面规范档案管理，使档案管理更加标准规范。进行城建档案管理创新则是向规范化方向发展的途径。城市建设过程中，已经形成了一个完整的流程，城建档案管理工作也需要把流程可视化、集成化，利用信息化管理模式，从报建到验收的全部档案进行管理，实现动态化跟踪管理，这样，才能从根本上保证城建档案管理所涉及到的所有环节均保存完整，实现规范化目标。另外，通过大数据技术，构建城建档案信息数据库，使各类数据集中统一，保证了信息的完整性，充分发挥城建档案开发利用价值。

二、信息时代背景下城建档案管理对策

（一）先进城建档案管理理念

整个城市的发展与建设，产生大量的档案，城建档案管理工作占据着极其重要地位。当前的情况看，还不够重视城建档案管理，使许多城建档案管理工作片面化，局部化。所以说，只有不断创新思想，提高认识，才能在工作意识上实现转变，通过改进提升创新的空间。要不断创新思维定式，以时代发展为依据，提高管理意识，转变落后观点，城建档案管理工作人员要不断调研，在开展实践工作过程中总结经验，杜绝因循守旧、固步自封的自我观念。档案管理工作要创新。只有全面转变了管理的理念，才能形成创新的机制，转变理念则是创新的前提。

（二）加大先进信息技术应用力度

在信息时代的大背景下，各行各业均离不开信息的支撑，档案管理工作也不例外，需要与信息技术相结合，才能更好地实现管理效能。城建档案管理创新离不开对先进信息技术的利用，先进信息技术的良好应用，极大的保证了城建档案的质量。城市建设产生的大量档案信息，涉及到各个方面，城建档案类型繁多、数量庞大，这是所有城市建设过程中形成的基础，城建管理起来难度非常大，城建档案管理人员工作的压力可想而知，要想保证档案完整性，则需要更多的时间与精力，而通过与信息技术的有机结合，就能够实现档案信息化管理，不断推进城建档案管理信息化建设进程，保证了城建档案的科学合理利用，使各种资源能够在一定时间内得到有效资源共享。城建档案管理需要各个方面的支持，政府需要投入一定的资金，全面提升软硬件水平，在信息化建设方面必须结合当下的时代背景，不断进行技术更新与改造，跟上时代的趋势，相应完善好软件硬件，保证档案管理自动化、智能化水平。另外，城市档案管理与相关的企业进行基础性合作，全面寻求与信息技术的对接，通过与企业的有效对接，设计出具有个性化、针对性的城建档案管理软件系统和电子档案在线接收平台，通过先进的系统，使城建档案能够实现及时的收集、整理与利用，更好地保证了管理效果，从根本上减少了对城建档案人员的压力，这样，相关管理人员则能够有精力与时间进行档案管理上的创新与实践，不断推动档案管理向先进化方向发展。当下，信息技术发展速度较快，要与时俱进开发各种手机APP软件，这样，就更加方便人们直接在手机端操作进行查档，通过借助APP软件直接查询获取信息，保证了相关档案的得用共享，实现档案价值。

（三）健全完善城建档案管理制度

要不断健全完善城建档案管理制度，从制度上形成规范，只有全面形成良好的制度保证，才能实现档案管理工作创新效能。城建档案管理制度健全完善需要长期作为，通过持续有效的推进，才能在实践中形成丰富的经验，要不断总结经验教训，然后再对不符合时代发展的管理方式加以完善，通过城建档案管理制度动态健全完善，不断推动档案管理创新。全面设计好标准规范，完善后的城建档案管理制度需要包括各个方面，在各个环节上保证质量，数字城建档案需要保证收集、归档、保管、查阅、利用各个流程的方便与快捷，通过制度的完善，进一步形成规范数字化建设，保证了城建档案管理工作能够更加顺利的开展。

（四）加强城建档案管理队伍建设

城建档案管理工作是一项专业性强的工作，作为城建档案管理工作者，需要全面提升自身素质，提高知识能力，结合城建档案管理实际，形成系统的培训计划，采用多样化培训方式有效提升相关人员的个人素质与能力，这样，通过专业培训，全面有效调动档案管理者的积极性、主动性。外树形象，内强素质，为城建档案管理创造一个良好的基础。档案管理者要不断提高技术操作水平，使他们能够跟上时代的变化，熟悉各种软件有应用，在城建档案管理、信息化意识、软硬件操作等方面不断提高自身本领。档案管理是一个重要的岗位，需要严格进行管理，通过竞争性上岗、绩效奖励等方式进一步激发城建档案管理人员工作的积极性，增强服务大局、服务城市、服务人民的服务意识，通过与高校联合，引进先进的人才，使队伍注入新生机活力，共同推动城建档案管理创新。

三、结束语

信息时代背景下，只有不断创新，才能跟上时代发展，城建档案管理更要积极探索实践，不断总结工作经验，通过有效创新跟上时代发展步伐，这是档案管理工作的必然选择，这样，才能更好地服务城市建设，推动经济快速发展。