传统国企物流公司如何优化内控

文/牛陶（（开滦（集团）有限责任公司物资分公司）

随着物流贸易规模的不断扩大和经济发展环境、宏观经济政策以及市场形势的发展变化，特别是自去年以来，国际经济环境发生了明显变化，在国际贸易保护主义抬头、摩擦频发背景下，我国国民经济外部发展环境趋紧，国家经济增长和社会发展遭遇到前所未有的严峻挑战。我国在党的十九大后加快推进“三大攻坚战”，深化煤炭、钢铁、电力、建材等高耗能传统产业供给侧改革等重大决策部署持续发力，导致大宗商品价格异常波动，进一步压缩了以煤炭等大宗商品流通贸易为主的物流发展的市场空间，给我国物流企业发展增加了压力和困难。当前国际形势及市场环境的严峻压力以及行业间的竞争日趋激烈，这就对企业的管理提出了新的要求。不断变化的外部环境使企业难以控制，但可以通过加强内部控制来提高企业的综合竞争力，从而实现高质量的发展。

一、优化内部控制的理论基础

（一）现代产权理论

构建现代企业内部控制理论框架关键是要抓住现代企业的发展本质。现代产权是指公司财产所有者和经营者的分离，所有者拥有资产的剩余收益权，经营者则获得公司资产的管理权，再通过利益的分配，在所有者和经营者之间达成的契约关系。明晰的产权关系可以提高公司运行的效率以及资源配置的优势，反之，亦反。有效明确的产权关系应该包含：对所有者和管理者的各项权利与义务的明确规定，对管理者的行为和业绩有进行奖励和处罚的界定。同时，对于管理者行为明确的指向性，和公司资产所有者对于剩余价值利益的可转让性，也是明晰的产权效率提高、代理成本降低的重要途径。科斯认为，在代理成本较小的情况下，“确定产权法”在市场的条件下尽管存在代理成本，但不管利益如何分配，都可以使得资源配置优化。科斯认为，经济活动的关键在于制度的建立和执行。明确了制度，即权利和义务被规定了下来，什么该做什么不该做就变成双方透明的约束条件。产权所代表的契约关系就在无形中约束着管理人和所有人。在现代经济发达的阶段，母子公司之间，就是产权关系的放大，集团公司通过对子公司的控制达到追求最大利益的目的。现代产权理论是内部控制的理论基础，由于产权理论限定，内部控制才有了管理理论上的目标和范围。

（二）激励理论

激励理论的发展源于管理心理学。麦克利兰的成就需要理论、马斯洛的需求层次理论、赫茨伯格的双因素理论等都是其重要的理论基础。激励理论研究的目的是通过发现员工的需求，从而激发工作的积极性的问题。马斯洛需求层次理论认为，社会人的需求是分等级的，再完成了低级的生理需求、安全的需求之后，人们就会产生更高层次的需求，对归属、尊重和自我实现的需求。激励理论的另一个理论学派——过程学派认为，人们通过设定目标来影响员工的需求，在实现这个目标的过程中，激发人的主观能动性。期望理论、目标设置理论、激励模型等都是其重要的理论。

激励理论为内部控制奠定了行为学的理论基础，给出了具体的实现路径，从而大大提高了内部控制的效率和效果，减少了内部控制的盲目性。

（三）委托代理理论

美国经济学家伯利和米恩斯在21 世纪初提出了“委托代理理论”。它以产权分离为基础，是现代契约理论的一个重要分支。

由于产权的划分，公司的经营权从所有权中分离出来，通过剩余价值的分配，资产的所有者通过委托代理的方式获得剩余价值收益。而让渡出来的经营权和分配出去的部分就是给经营者的报酬。所谓委托代理关系，是指一个或多个行为主体根据一项明确或隐含的合同，指定、雇用另一行为主体为其服务，同时赋予后者一定的决策权，并根据后者所提供服务的数量和质量向其支付报酬。

现代商业社会的不断发展，对资产的管理水平决定着职业经理人的专业化水平。职业经理人比资产的所有者具有更高的管理水平和能力。罗斯曾提出：“如果当事人双方，其中代理人一方代表委托人一方的利益行使某些决策权，则代理关系就随之产生。”

以代理理论为基础的代理成本对内部控制的形成起着促进作用。对于公司、有限责任公司、股份有限公司，剩余索取权与控制权是分开的，为了实现交易成本的节约，弥补契约精神的不完全性，需要企业的内部控制机制来补偿由于资源所有者的外部性而产生的代理成本。代理理论和代理成本很好地反映了内部控制的必要性，内部控制的目标之一就是降低代理成本。

（四）风险管理理论

COSO对风险管理的定义是：“企业风险管理是一个过程，它由各主体的董事会、管理层和其他人实施，用于制定战略并贯穿整个企业；其目的是确定可能影响主体的潜在事项、管理风险，使其处于主体的风险能力之内，并为实现主体目标提供合理保证。”最近中华人民共和国国务院国有资产监督管理委员会在《中央企业全面风险管理指引》中指出，全面风险管理是“企业围绕整体经营目标，在企业管理的每一环节和经营过程中实施风险管理的基本流程，培育良好的风险管理文化，建立健全的全面风险管理体系，包括风险管理策略、风险理财措施、组织功能体系、风险管理信息系统和内部控制系统，从而为实现风险管理总体目标提供合理保证的过程和方法。”

内部控制与风险管理既有区别又有联系。在组成要素上，两者都涉及对环境、风险、控制活动、沟通和监督，目标上内部控制更侧重于对资产完整性和安全性的管控。这两者在理论和实际中的研究和应用有许多相同和互相融合之处，相辅相成，不可分割。

二、传统国企物流公司内控容易出现的问题现状分析

（一）宏观问题

一是发展模式较单一，过度依赖传统流通贸易，与现代物流相脱节。随着国家物流产业的不断升级，依托大数据、电商平台、人工智能等的现代化物流竞争日趋激烈，传统国企物流公司主要还在依托于传统物流，发展相对滞后。

二是传统国企公司物流整体优势体现得不够充分。由于规模较大，细分出各个功能的子公司，导致相应的物资、销售、物流整体协同优势不再，相关业务运转不畅。

三是受市场波动影响严重，大宗商品价格波动较大。再加上没有价格风险对冲手段，单一贸易抗风险能力差，沉淀资金较多，盈利能力存在很大的不确定性。

（二）企业内部问题

一是部分人员内部控制意识淡漠。由于公司性质特点，在某种程度上，部分员工对内部控制的认识不足，没有全员参与其中；公司注重业务经营效益，部分内控制度不全面不彻底，业务流程衔接不顺畅，有重复交叉和空白的地方。

二是信息沟通滞后。部门与部门之间有效沟通不足，缺乏为促进公司发展而进行的有效沟通，管理各自为政，不能形成监管合力，这在很大程度上会影响公司工作的质量。

三是全员参与内控建设的重视程度不足。职工思想意识状况导致内部控制环境和氛围难以形成。公司发展过程中更多重视是否能促进公司盈利的问题，对公司内部控制监督机构的设置、建设的关注度不高。

四是缺乏现代化专业人才。企业的根本在于人才，随着现代化物流产业的发展，企业同时需要补充大量现代化物流人才，才能保证企业在市场竞争中处于不败地位，由于传统国企公司在人才选拔任用培养上比较缺乏自主权，导致企业内部缺乏现代化物流人才。

三、针对传统国企物流公司内控问题完善对策

（一）增强公司全员内控意识，构建良好内部控制环境

思想是行动的导向标，增强意识，才能促使企业内部全体员工增强对公司内部控制工作和预防内部控制工作风险重要性的认识，提高公司内部控制的主动性和预防风险的积极性。

图1 目标分解图

企业内部应积极普遍开展宣传教育，要求员工学习内部控制的重要性，确保员工思想进步，使公司内部全体员工自觉加强内部控制。当然，人生观和价值观以及内部控制意识的是否强化不是他人能够控制得了的，所以企业必须强化员工自律意识，高举自律大旗，时刻强调严格按照程序和制度办事，严格规定贯彻落实。

（二）细化公司总目标，落实岗位责任制

按企业整体发展战略要求，编制完善公司发展规划，依此发展规划为总目标，将总目标细化到各部室，再由各部室进行二次分工，细化到部室的每位员工身上，让所有员工各司其职，积极参与，共同完成自己相应的目标。

人力资源部根据各部室职能及目标，编制岗位责任说明书，针对每个员工的岗位定期开展培训，并且全面进行继续教育。开展继续教育是对公司人员进行知识储备的更新、补充、拓展以及综合业务能力提高的重要手段，持续的继续教育不仅能够加强和完善员工的知识结构，还能促使员工的技能水平不断提升，拓展员工视野。在不断学习的过程中，员工能够持续提高自身的专业技能和管理水平，从而更好地为公司服务。

（三）优化内部信息沟通机制

优化综合管理办公室职能，基于其部门特殊性，使其负责协调公司内部各部门，建立信息沟通渠道，使公司各部门能够以最快的速度互相了解重点工作开展情况，密切各部门之间的关系，让公司的内部控制制度能够及时、准确、有效实现，提高内部控制制度在运行中的效果和效率。同时建立公司业务办理应急情况的汇报机制，实现公司扁平化管理，促进公司的高效运转，提高公司的经济效益。

（四）优化内控监督与考核制度

优化审计部职能，赋予审计部更强的独立性。增加审计人员队伍，不再有人兼职担任审计人员，公司审计部直接对公司领导负责，有自己独特的权力和责任。

纪委监察部、经营管理部、风险防控部共同优化监督制度，建立综合监督与考核体系。三个部室将各部门的民主监督、经营调度监督与风险管理监督优化整合，建立综合监督体系，综合监督体系涵盖对公司所有事项的监督，并通过三位一体的监督办法促进公司内部控制活动作用的有效发挥。

（五）优化财务管理制度

内部会计控制是内部控制中最重要的环节，具有优先导向性的作用。只有内部会计控制严格执行，企业才能发展好。否则，则将会出现一系列问题。企业要想立于不败之地，并且向正确的方向发展和经营，那么企业就必须围绕企业的内部财务控制展开工作。

一是优化财务部职能，规范化财务管理。增加财务部人员力量，不再有兼职代管其他公司的财务人员；明确财务会计人员工作职责与工作目标，同时完善财务例会制度，将原有的部门内部会议扩大到公司层面，让机关所有部室全部参会，共同参与讨论，强化财务管理工作，提高财务工作效率和质量。

二是建立重大财务事项报告制度。重大财务事项是指事项的发生过程及其结果，会给本单位造成较大影响的经济行为，分为事前报告（审批）、事后报告和事后备案事项。建立重大财务事项报告制度可以优化企业资源配置，发现潜在的重大风险。

三是完善应收款项管理制度。国企物流公司一般沉淀资金过大，因此降低资金占用，防范资金风险，强化应收款项管理要作为一项重要工作。

（六）细化风险防控，最大限度减少既有风险

1.建立健全物流贸易风险防范化解工作机制。细化压实责任，定期调度督导，严格考核奖惩，强化应收账款和陈欠款清收，确保物流贸易风险防范化解取得实效，最大限度化解存量风险。

2.建立风险化解台账，实行清单式动态管理。分别建立在诉案件台账、积压案件台账、重大经营资金风险台账、应收账款管理台账，对物流贸易风险隐患进行全面排查，从风险形成的背景成因、业务概况、当前进展、下一步化解措施等方面逐笔业务、逐个客户、逐个风险进行梳理、分析，明确责任单位和人员，细化风险方案措施、形象进度和完成时限，实时更新清单动态和调整完善风险化解措施。

3.实施重大案件调度督导。定期组织风控、业务、经管、财务、审计等职能部门及外聘律师，以案件专题研讨、诉前分析会、协调调度等形式对重大诉讼纠纷案件进行了法律分析，坚持“一案一策”，力争案件取得胜诉，我方应收账款能够得到清偿。

4.多措并举，分类施策化解风险。对纳入经营资金预警的风险要加强业务跟踪，加大回款额度或通过启动诉讼清收回款；对进入执行程序的应收账款要积极寻找财产线索；对业务停滞、还款无望且尚未采取法律手段维权的风险，根据实际情况，综合施策，多重发力，积极采取债转股、业务带动、刑事介入等多维度、多角度措施化解重大风险，确保经济运行安全。

（七）强化对重要节点的管控

1.严格落实钱账分管，出纳只能管钱不能管账，并且不得兼任相关登记收支、费用、债权、债务等分类账的工作，账务和货币分离管理，既是按照国家的财经法规执行，又能保证公司自身资金安全，从而实现稳定安全发展。

2.切实加强对公司印章的规范管理，综合管理办公室委派专人管理印章，每个印章均增设印章使用记录簿，及时逐笔详细记录每次印章使用的时间、用途、使用人以及审批人，并定期组织并加强对印章管理人员的警示教育，强化其对岗位职责的理解和重要的认知，使相关人员队资金安全的警惕性不断提升，一旦发现因印章使用安全事故等原因造成公司资产损失则必对相关人员全面追责。