小企业内部控制现状及改进措施
——以A公司为例

谢野芳发（中国兽医药品监察所 北京 100081）

当前在全球经济一体化的背景下，国内外环境仍十分复杂，鼓励和引导小企业的健康快速发展，使中小型企业发展和壮大，是我国赢得全球经济竞争优势的重要途径。“十四五”时期，我国中小企业仍处于大有可为的重要战略机遇期。面对日益激烈的国际竞争，我国出台了一系列扶持中小企业的新政策，以期进一步激发中小企业发展的活力。2018年，财政部印发了《小企业内部控制规范（试行）》，进一步引导和推动小企业加强内部控制建设。但由于部分小企业经营规模较小，会计机构设置不规范，会计人员分工也不明确，缺乏完善的内部牵制机制。本文以A公司为例，对小企业的内部控制体系构建进行研究探讨。

一、A公司概况和内控现状

A公司主要生产矿山设备，拥有车、刨、镗、磨、滚齿等各类型机床330台（套），一个铸造车间、两个机制车间、两个铆焊车间、两个装配车间等。专业生产JH型回柱绞车，V型、SGD、SGB型刮板输送机及各种人车、阻车器、JT型、JTB型、JTK型矿用提升绞车、绞接顶梁、摩擦支柱、液压支柱、悬移支架、耙斗装岩机等矿山设备。该公司为直线型组织结构，机构设置为总经理领导下的部门负责制，下设七个部门，包括行政部、生产技术部、供应部、销售部、财务部、质检部和保卫部。财务部由会计人员、出纳人员组成。

（一）采购与付款方面内控的现状

公司涉及的采购与付款业务主要是原材料的购买、结算、验收入库等。原材料的购买由生产技术部出材料季度报告，并由供应部据此编制材料采购计划。供应部与供应商洽谈，签订订货合同，交由总经理签字。材料到货后由仓库管理员验收入库，质检部技术人员对材料质量进行检查。相关单据交会计人员进行账务处理。如图1、下页图2所示。

图1 采购业务流程图

图2 采购业务凭证流转图

公司采购业务分以下几个环节：

1.采购计划编制，签订合同。生产技术部根据其编制的各种生产计划编制材料季度报告，供应部根据材料季度报告编制材料采购计划；采购计划经审核批准后，由供应部联系供应商；检查供货商的营业执照、税务登记证、组织代码证、产品合格证等，并对产品质量进行实地查看；与供应商洽谈、成交，最后签订采购合同，公司持有一份正本，三份复印件，正本留存于供应部，交总经理审核签字后，复印件一份交总经理、一份交生产技术部、一份交财务部。最后将采购合同交总经理审核。

2.材料采购验货付款。供货单位在材料发运后，将材料发票、运单、提货单寄往公司，财务部收到后交给供应部审核对照合同是否有误。采购发票为增值税专用发票，有四联，采购方取得抵扣联和发票联，抵扣联作为扣税凭证，发票联作为付款凭证。供应部到货后将销售发票（抵扣联、发票联）、提货单交与生产技术部，由生产技术部下属仓库验收、入库，验收过程要由质检部技术人员对货物质量进行检查，仓库管理员将货物与合同、销售发票、提货单的数量进行核对，并填制入库单，入库单一式三联，由仓库管理员填制签字。仓库管理员将入库单、采购发票、运单交财务部，由会计人员稽核金额，与合同副本审核无误后，口头授权通知出纳人员办理货款结算。会计人员稽核完金额后签字再将财务联留下记账，另外两联仓库管理员将一联用于记录入库，登记库存商品明细账，一联存根由仓库管理员送交文秘档案室。公司货款结算一般采用支票结算和汇款结算方式。在办理货款结算时，根据不同情况，选用不同的付款方式，分别为货到付款和预付货款。

若为货到付款，会计人员将采购发票联交给出纳人员，口头授权出纳人员进行货款结算。出纳人员在得到会计人员口头授权后填制付款单，然后由出纳人员开具转账支票交给采购经办人，采购经办人在付款单上签字，付款单一式两联，一联出纳人员留存，一联交采购经办人，由采购经办人将付款单和支票交给供货商，出纳人员付款后在发票上加盖“付讫”章，登记银行存款日记账，将发票、支票存根交会计人员进行账务处理。如果是预付账款采购，供应部与供货商联系后，供货商将购买商品的数量、种类、单价、金额制成明细表传真过来。会计人员在与传真单核实无误后交总经理审批，经总经理口头批准后，会计人员将传真单交出纳人员填制付款单，随即通过银行转账将货款支付给供货商，付款单交采购经办人签字，一联出纳人员留存，一联交采购经办人，出纳人员将汇款回单、银行对账单交会计人员进行记账业务处理。

3.退货及折让。到货后，如发现原材料的规格、质量、数量与要求不符，采购部或生产技术部依据合同提出问题，财务部进行具体业务处理，具体退货应由供应部负责。向供货商退货时，仓库管理员用红字填制入库单。材料的装运可能由客户负担运费或由公司负担运费。如为公司负担运费，则需由供应部将运费发票交由出纳人员进行结算，再由出纳人员交给会计人员进行账务处理。

4.月末对账。月末应付账款与供货商应收账款对账。会计人员于月末将稽核过的入库单与仓库管理员登记的材料明细账进行核对，库存商品总账与材料明细账核对。采购与付款业务流程关键控制点：采购计划经审核批准后才能签订采购合同。采购材料入库验收、记账、付款分管。仓库管理员核对发票与合同，保证数量的正确，技术人员检验质量。会计人员核对入库单、发票与合同，保证金额的正确。货到付款需经会计人员核对无误后授权给出纳人员付款。出纳人员再在已付款的发票上加盖“付讫”章。预付货款需经总经理审核。定期进行账账、账实、账卡的核对。

（二）销售与收款方面内控的现状

销售与收款业务是公司的基本业务，也是使公司实现盈利的重要环节，销售收入是公司收入的主体，因此销售与收款环节的控制与核算对于公司来说是十分重要的。公司根据其自身制造企业的特点，其销售收款业务的流程涉及多个部门，各部门均有其特定的职责，从而保证销售环节工作的顺利进行。销售业务主要由销售部、生产技术部、财务部合作协调完成。公司采用合同发货制，销售业务处理程序首先是销售部根据销售合同编制销货清单，联系运输单位，通知仓库备货和办理发货。物资发出后，仓库填制出库单，登记库存商品明细账，财务部根据仓库管理员编制的出库单开具增值税发票，编制会计凭证。

图3 销售收款业务流程图

公司销售业务分以下环节：

1.销售部负责编制年季月度产品销售计划，并按时交生产技术部、财务部。生产技术部负责根据产品销售计划确认库存，制定生产计划，反馈销售计划是否合理。财务部审核销售计划的合理性。

图4 销售收款凭证流转图

2.公司销售部与客户联系，客户对公司产品进行实地查看，与公司洽谈价格，最后签订销售合同，销售合同交经理审核，合同复印件交财务部。

3.销售部根据销售合同编制销售清单，销货清单一式六联：一联为仓库记账联，交仓库管理员记账；一联为客户开票联，交客户；一联为财务记账联，交财务部；一联为结算核对联，交销售部记账；一联为随货同行联；一联为门卫核对联，交门卫室。销售人员填制销货清单后将仓库记账联和随货同行联交仓库管理员。销售人员联系运输单位准备发货。相关运费由销售人员向财务部提出付款申请并签字，会计人员审核签字后，销售人员将付款单交出纳人员，由出纳人员办理付款手续。

4.仓库发货后，在销货清单上签字确认发货，并根据销货清单填制出库单。出库单一式三联，第一联为存根联，由仓库管理员送交文秘档案室存根；第二联为记账联，由仓库管理员送交财务部作为出库核算依据；第三联为保管联，由仓库管理员作为出库依据和库存商品明细账登记依据。将销货清单随货同行联交给运输单位。门卫将门卫联与运输单位随货同行联核对无误后放行。

5.财务部将销售合同与销货清单核对无误后开具增值税专用发票，增值税专用发票一式四联，第一联为存根联，由销货方留存备查；第二联为发票联，购货方作付款的记账凭证；第三联为税款抵扣联，购货方作扣税凭证；第四联为记账联，销售方作销售的记账凭证。

6.销售人员在财务部开具发票后领走发票联和税款抵扣联。销售部根据销货清单和发票存根联编制销售统计报表。将销货清单客户开票联连同销售发票联、税款抵扣联寄给客户。

7.会计人员根据销售发票、销货清单、出库单、领据等进行账务处理。

8.收款时一般将货款结算所取得的银行进账单等相关凭证作为原始凭证，由会计人员进行账务处理，出纳人员登记银行日记账。

9.如发生退货，仓库管理员开红字出库单，会计人员将增值税专用发票联、抵扣联连同对应的存根联、记账联上注明“作废”字样，并依次粘贴在存根联后面，同时对防伪税控开票系统的原开票电子信息进行作废处理，重新开增值税专用发票。

销售与收款流程关键控制点：销售开票、发货、收款分管；严格按合同发运商品，结算货款；定期进行账账、账实核对。

二、A公司内控存在的问题及改进措施

（一）采购付款流程存在的问题及改进

1.存在的问题及原因分析。（1）采购计划编制环节。采购计划根据生产技术部的季度材料报告制定，缺少实时性，不能满足生产技术部的临时材料需要。一旦生产技术部有临时的材料需要，只能通过生产技术部与采购部口头联系采购，缺乏书面单据，容易造成实际采购材料或货物与计划不符。（2）公司供应部与财务部缺少对账程序，仅凭单据的传递和口头的说明进行信息交流，容易造成信息交流不畅，已采购的货物未及时入账的现象。另外在单据传递过程中容易遗失单据，而无法分清责任。（3）公司预付账款采购，采用电话或传真的形式，过于简单，不利于维护公司自身利益，出现问题或纠纷时也不便于采用正当的法律手段解决问题。（4）公司通过填制付款单办理采购借款。出纳人员仅通过会计人员口头授权就办理货币资金支出业务，且预支的款项也未及时登记入账。付款单缺少报销一栏，在报账时缺少书面凭证。（5）平时由仓库管理员登记库存商品明细账的数量和金额，由会计人员在月末对金额进行稽核，工作量太大。

2.解决问题的方案和措施。（1）建议在采购计划环节编制请购单，请购单为有关部门或仓库向采购部提出的购货请求的凭证。请购单要预先编号，签发后经授权部门（人）批准。经生产技术部和仓库管理员签字后的请购单还必须通过供应部和财务部的确认后方可生效。确认的目的在于：一是防止已经采购的存货又重复执行，二是咨询现行市场价格，对所需采购资金进行估算。请购单一式三份，一份留存请购部门备查；一份送采购部；一份在报销或预付款时提交给财务部作为依据。单据中要说明请购货物的名称、规格、数量、质量、价格要求等。（2）建议供应部根据采购合同和采购发票设立采购台账，财务部与供应部定期进行核对。（3）建议供应部在采购时，与供应商签订采购合同，并列出采购物资的清单或明细表，在签订采购合同后再付款。（4）建议公司在办理采购借款时，付款单必须经总经理签字。付款单应增加一联，且增加报销一栏。采购经办人办理结算时，由出纳人员在付款单上登记报销金额及交回金额，登记银行日记账，将第三联回单交给采购经办人，第二联交给会计人员记账。采购人员没有发票、入库单等单据，财务部不给报销，预借的采购资金采购人员负责归还。这样会计人员就可以通过会计控制查验采购的材料物资是否安全入库。（5）建议平时由仓库管理员登记库存商品明细账的数量，会计人员定期去仓库管理员处监督材料盘点，对财务入库单与仓管入库单的数量进行核对，财务部库存商品总账与明细账数量进行核对，并登记库存商品明细账的金额，采用移动加权平均法计价。

（二）销售收款流程存在的问题及改进

1.存在的问题及原因分析。（1）公司对销售发票流程的控制不是很完善，会计人员开发票后虽交销售人员核对，但销售人员并没有很好地执行核对程序。（2）办理运费付款申请时，由销售人员填制领据并签字，会计人员审核签字后，销售人员将领据交出纳人员，由出纳人员办理付款手续。此流程中没有涉及到运费报销问题。此处管理混乱，销售人员借款的数额可能远远高于实际发生的运费。（3）销售退回没有严格的审核程序。销售退回没有经过质检部的验收和原因调查，仅凭销售部业务人员的许诺便为客户办理了销售退回。（4）公司不计提坏账准备，没有专门的应收账款催收程序。容易造成应收账款管理混乱，大量的坏账无法体现。

2.解决问题的方案和措施。（1）公司应建立相对完善的销售发票流程制度。制度的建立要做到以下几点：销货清单连续编号，以保证所有发出货物均有开票；发票上客户的名称应同主要客户一览表或客户购货订单相对照；发票上的数量必须以销货清单上载明的实际发货数量记录为依据，并应受到非记录发运数量人员的检查；发票上的价格必须以销售部批准的金额或价格目录表为依据，并应受到独立于销售职能的其他人员的检查；应严格执行发票内容的复核；发票总额应加以控制，即所有发票应定期计算合计金额，以便同应收账款或销货合计数相核对。（2）建议重新设计办理此类小额报销业务时所使用的领据，具体格式类似于重新设计的付款单的格式，报销流程类似于采购借款流程，从而加强对小额货币资金支出的管理。（3）销售退回必须经销售经理审批后方可执行；销售退回的货物应由仓库和质检部清点后方可入库。质检部应对客户退回的货物进行检验并出具质检证明；仓库应在清点货物、注明退回的品种和数量后填制退货接收报告，退货接收报告应连续编号。填制完毕的退货接收报告应受到独立于发货和收款人员的监督和检查；调查退货索赔的有效性，若有效，给予客户一定金额的赔偿金。销售部下属售后服务部对客户退货要求进行调查，调查结束后应将调查结果和调查意见记录在退货接收报告上，交由财务部、销售经理审核。退货理赔最终核准由销售部决定，核准必须基于退货接收报告以及相关的认真调查。财务部对检验证明、退货接收报告以及客户出具的退货凭证进行审核后办理退货事宜。（4）公司应建立信用评估体系，制定客户档案，分析客户信用档案。信用批准应送交销售部经理审核签字。完善坏账准备计提，进行账龄分析，为公司的信用评估提供资料。销售部负责应收账款的催收工作，对催款情况进行记录。为了加速资金回笼，可于月末编制应收账款账龄分析表，并对超期未付款单位注明名称、金额并查明原因。

三、结论

小企业人员少，会计分工不明确。本文以A公司为例，财务部仅有一名会计人员和一名出纳人员，缺少岗位牵制制度和必要的制衡，在会计核算过程中存在很多小企业共有的问题：坐收坐支，不相容职位的兼职、控制制度及权限设计不健全、借款等手续不规范、仓库原材料保管不当等。造成这些问题的主要原因是公司不重视内部控制，不重视程序监督，忽视了利用现代管理技术进行全过程监督。

小企业要加强内部控制体系建设，建立健全内部控制制度和财务制度，避免因制度缺陷造成管理上的混乱给企业造成不必要的损失。要重视规章制度和内控制度的执行，扬长避短，提高市场竞争力，赢得发展主动权，实现发展新突破。