江苏省合法性审查档案管理办法

第一章 总 则

第一条为了加强合法性审查档案管理，规范档案收集、整理、保管和利用工作，有效保护和利用档案，促进档案管理工作的标准化和规范化，根据《中华人民共和国档案法》《江苏省档案管理条例》等法律、法规，结合合法性审查工作实际，制定本办法。

第二条本办法适用于本省行政区域内各行政机关的合法性审查档案管理。

第三条本办法所称合法性审查档案是指各级行政机关合法性审核机构在办理重大行政决策合法性审查、行政规范性文件合法性审核、规章和行政规范性文件备案审查以及依申请审查活动中形成的、能反映审查真实情况、有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。各级行政机关应当将合法性审查材料的归档作为工作程序列入有关人员岗位职责，确保档案的完整、准确与安全。

第五条按照“谁承办，谁归档”的原则，由承办人员承担合法性审查材料的收集、整理工作，合法性审核机构应当指定兼职档案员（或内勤，以下统称内勤）负责集中保管当年度经过系统整理的合法性审查文件材料，第二年按照规定时间向本单位档案管理机构移交；档案管理机构的档案管理人员（以下简称档案员）负责指导并承担档案的保管、利用等工作。

档案管理工作，在业务上接受同级档案主管部门的监督和指导。

第六条合法性审核机构和档案管理机构均应遵守《中华人民共和国保密法》等保密制度，保守党和国家的秘密。

第二章 档案的收集、整理、归档

第七条在合法性审查过程中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的材料均应当收集齐全完整。

第八条合法性审查承办人员在受理审查件后，应当同步进行材料的收集工作。审查完结后，应当核查材料是否齐全完整，发现缺漏的，应当及时补齐。

第九条合法性审查材料的整理应当遵循材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第十条合法性审查材料归档要求：

（一）齐全完整、签署完备。归档材料应当应归尽归，文件正文与底稿（送审稿）、签发单，正件与附件齐全完整，签字手续完备。

（二）所使用的书写材料、纸张、装订材料应当符合档案保管要求，便于长期保存和利用。已破损的文件应当予以修整；字迹模糊的应当予以辨认、誊抄，易褪变的文件应当同时保存复印件。

（三）按照文件内在联系、重要程度、时间顺序科学排序。正件在前、附件在后；定稿在前、历次修改稿在后；结论性文件在前、过程性材料按自然顺序排列在后。

（四）声像材料应当按照相关的档案整理要求进行整理，用文字标出摄像或者录音的时间、地点、对象、中心内容和摄影者等内容。

第十一条合法性审查材料以件为单位，按照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）进行整理。

第十二条合法性审查材料在审结年度归档。审查受理时间与意见签发时间跨年度的，放在意见签发年归档。终止审查的放在受理年归档。

第十三条合法性审查材料由承办人于审查办理结束后30日内完成系统整理并移交合法性审查机构内勤，第二年6月底前统一向档案员移交归档并办理移交手续。

第三章 档案的管理和利用

第十四条合法性审查档案作为专业档案管理。

第十五条已归档的合法性审查材料，不得从档案内抽取。确因工作需要增减归档材料的，应当报档案管理机构和合法性审核机构负责人批准后，由合法性审查承办人员及档案管理人员共同办理，并在相关备考表中由具体操作人签名并说明文件增减情况、操作的时间（年月日）。

第十六条对保管期限届满的档案, 按照法定程序办理销毁或继续保存事宜。

第十七条行政机关应设专用库房保管档案，库房周围严禁存放易燃易爆物品。专用库房应当配备必需的档案保管、保护设备，具备防盗、防火、防潮、防虫（鼠）、防高温、防光、防尘等功能，并逐步采用先进的管理和保护技术，保证档案的安全。

第十八条档案员应当定期检查档案保管状况，发现破损、虫蛀、鼠咬、变质或字迹模糊等情形，应当及时采取措施，进行修补、粘贴、复制或作其他技术处理。

第十九条档案员应当依法依规提供档案利用服务。

第二十条合法性审查承办人员因审查需要，可以按规定调阅本单位归档的档案。

外单位查阅档案，应当凭单位公函并经单位负责人批准，方得查阅。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案原则上不得查阅，必须查阅时，应当符合有关法律法规规定并经单位主要负责人批准。

第二十一条档案原则上不借出，因上级行政机关调借档案等特殊情况必须借出的，应当根据正式调卷函件，经单位负责人批准后办理借出手续，并规定调借期限。

第二十二条外单位来函索要合法性审查意见或其他材料，根据外调要求，按规定查抄寄送，或通知该单位派人阅档。

第二十三条借阅、调借的档案，严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱，不得转借其他单位或其他人员使用。

第二十四条经批准抄录、复制、复印的档案材料，由档案管理机构核对无误后，加盖档案部门专用章，与档案原件具有同等效力。

第二十五条加强档案信息化建设。逐步对已归档纸质档案进行数字化存储，建立档案文件级目录数据库和全文数据库。江苏省规章行政规范性文件备案审查工作平台系统中的电子文件按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。

第四章 附 则

第二十六条本办法自2022年11月28日起施行。

附件

合法性审查文件材料归档范围和档案保管期限表

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