医疗失效模式与效应分析在提高门诊药品管理效率中的应用效果Δ

杨文斌,颜伊琪,汪 飞,赵雯雯

(苏州大学附属第一医院药学部,江苏 苏州 215000)

药品是医疗机构开展医疗服务工作,预防、治疗、诊断疾病的一种特殊商品,是保障人们健康必不可少的物质保证和重要手段。门诊药房作为医疗机构药学部门的重要组成部分,承担着全院门诊患者的药品保障和药学服务工作,因此,规范门诊药房的药品管理,保障药品质量工作显得十分重要[1-4]。医疗失效模式与效应分析(health failure mode and effect analysis,HFMEA)是一种基于团队的、系统的及前瞻性的医疗风险管理方法,通过系统性和前瞻性地检查医疗服务中可能发生风险的流程,优化或重新设计该流程,从而降低医疗风险发生的可能性,或使医疗风险造成的损失降至最低。目前,国内外已将HFMEA广泛应用于医疗风险管理、护理风险管理、医疗设备使用及管理等领域[5-10]。近年来,HFMEA在麻醉药品和精神药品转运管理、冷链药品管理、高危药品风险管理等药学领域方面也有应用[11-15]。我院门诊药房于2022年7—12月在药品管理流程中运用HFMEA进行风险管理,效果较好,现报告如下。

1 资料与方法

1.1 资料来源

采用HFMEA对我院门诊药房的药品管理流程进行研究,分析药品在门诊药房内部流通过程中的失效模式,分析失效原因,制定相应的管理策略并监督实施,追踪效果。收集我院门诊药房2021年7—12月(干预前)、2022年7—12月(干预后)的门诊药品周转天数、领药时间、盘点时间、效期核查不良事件数以及药品验收差错数,进行对比分析。

1.2 方法

1.2.1 组织团队:由门诊药房负责人(1名)、二级库管理员(3名)、调配药师(2名)、软件工程师(1名)、信息科工程师(1名)共8名成员组成HFMEA团队,所有成员均接受HFMEA相关知识的系统培训,具有良好的专业知识、技能以及较强的安全风险防范意识。

1.2.2 绘制流程图:HFMEA团队参与门诊药品管理的全过程,对于药品在门诊药房的内部流通全过程进行详细描述,绘制出门诊药品管理流程图,见图1。

图1 门诊药品管理流程图

1.2.3 危害分析与决策树分析:HFMEA团队结合平时工作细节及文献调研,通过脑力激荡形式,并着眼于门诊药品管理的主流程,寻找每个子流程中可能存在的潜在失效模式,分析可能的潜在失效原因。HFMEA通过引进决策树分析,采用二维法,计算风险优先数(RPN,即危害指数),RPN=严重度(S)×发生率(O),继而应用决策树(HFMEA decision tree)决定失效模式。经HFMEA团队讨论,设置时根据澳大利亚临床医疗风险分级,将严重度和发生率分为4级,见表1;并根据上述结果制订了HFMEA危害评分矩阵,见表2。HFMEA危害指数总分为1～16分,危害指数≥8分,或危害指数<8分但严重度为4分,说明该失效模式为高危模式,同时进行决策树分析,确定需要采取行动的失效模式,见表3。

表1 门诊药品管理失效模式严重度和发生率评分标准

表2 HFMEA危害评分矩阵(分)

表3 干预前门诊药品管理危害分析结果

1.2.4 制定改善方案:通过决策树分析,确定了24个失效模式,HFMEA成员群策群力,运用“头脑风暴”针对失效原因拟定改善方案,明确职责,定期追踪,并进行持续改进与评估。

(1)开发门诊药品智能化管理平台。HFMEA团队通过与苏州某科技有限公司合作,设计开发了药品智能化综合管理平台(以下简称“药品管理平台”),通过与HIS系统对接,构建了信息化药品管理体系,优化了门诊药品管理流程,设计流程见图2。

图2 门诊药品智能化管理平台

(2)构建信息化药品请领模式。针对药品请领流程中的失效模式,结合“新医改”形势下“零库存”理念和我院门诊特色,运用信息化手段实现差异化请领,构建了信息化药品请领模式,优化了药品请领流程,大大缩短了药品请领时间,并减少了门诊药品周转天数。通过参考人工选取的2个周期的药品消耗量,再与实际库存(实际库存=HIS系统库存-借药量)进行比对,按照预设的药品整件包装数量,计算出需要请领的药品品种和数量,自动生成药品请领单发送至一级库,消除了经验设置上下限、不熟悉药品、漏领等原因导致的失效模式发生。同时,对每种药品的库存设置报警值,当库存低于报警值时,系统进行预警提示,由二级库管理员根据实际情况,决定是否需要向一级库临时领用,大大控制了因季节性影响、用药消耗波动等原因导致的失效模式的发生。请领模式中还增加了“控量药品”模块,可将控量药品目录增加至其中,消除了误领操作,也可一键勾选对该类药品进行一键申领。

(3)构建信息化药品验收模式。针对药品验收入库流程中的失效模式,引入条形码扫描接收技术,构建了信息化药品验收模式,优化了药品验收流程,减少了药品验收差错。通过移动终端(PDA)扫描药品外包装条形码进行扫码验收,消除了药品信息相似、外包装类似、收药顺序与出库单不一致等原因导致的失效模式的发生。验收药品时,扫描药品条形码后,待验收药品信息在PDA屏幕上显示,内容包括药品名、规格、药品批号、效期、请求数量、配送数量、收货数量等,如果接收的药品为近效期药品(6个月内),或者出现药品效期倒置现象,在收药界面有提示标签,二级库管理员会重点关注。二级库管理员对PDA显示的内容进行逐项验收,验收合格后,点击“一键收货”,药品库存则自动更新至HIS系统库存;如验收药品品种错误、数量不准、包装破损或其他时,则可点击“信息上报”,通过上传照片将拒收信息实时反馈至一级库,见图3。一级库接收到错误信息上报后将进行相关核查工作,确认无误后进行药品更换或补发,避免了因收药数量错误、存在药品破损情况、收药品种错误等原因导致的失效模式的发生。验收完成后,点击上药按钮,药品数量、批号及效期则自动更新至预先设置好的药品二级库货位,以供调配系统调拨。

图3 信息化药品验收模式

(4)构建自动化调配系统智能调拨模式。我院门诊药房的自动化调配系统主要包括快速发药机、高速发药机、异型包装存储机、智能调配机等,针对调拨出库流程中的失效模式,构建了自动化调配系统智能调拨模式,优化了药品调拨流程,减少了药品补货差错,保障了药品效期核查模式的建立。通过预先对各自动化调配系统的储位进行最大库存设定,比对现有库存和最大库存的差异值,由PDA一键生成药品调拨出库单,内容包括货位号、药品名称、规格、数量、批号、有效期以及调配槽位等,见图4。并根据不同的二级库进行信息整合,药师严格按PDA调拨出库信息逐一进行药品补货,如高速发药机、异型包装存储机和智能调配机补货完成后点击“一键上药”,则调拨出库的药品信息自动同步至各槽位;快速发药机通过扫描药品条码进行加药,加药完成后,药品信息自动同步至其槽位,大大避免了因漏选、库存不足、未按调拨单的位置取药、缺乏货位批号提醒等原因导致的失效模式的发生。

图4 智能调拨模式

(5)构建信息化药品盘点模式。药品盘点是医院药房管理的一个重要环节,不但从侧面反映了药房药品管理的质量,还可通过盘点发现日常工作中的调配差错以及其他管理上的漏洞、隐患等,以便及时纠正,避免造成严重危害。针对药品盘点流程中的失效模式,构建了信息化药品盘点模式。通过开发PDA药品盘点模块,优化了药品盘点流程,提高了盘点效率,分为普通药品盘点(每月1次)和特殊药品盘点(每日1次)两大模块。普通药品盘点,按药品二级库货位分配任务给相应的药师,药师登录自己的工号,进入普通盘点模块,即可按货位号盘点药品数量,输入实际盘点数量,通过比对实际库存与货位库存的差异值,后续进行持续改进。在药品管理平台的盘点分析模块,系统自动汇总所有的二级库实际盘点数据与自动化调配系统的自动盘点数据,再与HIS系统库存进行比对,对于盘点数量不一致的品种,进行数据校正,校正完成后,完成盘点,生成药品盘点单,见图5。特殊药品主要指毒麻药品、高警示药品和贵重药品,通过PDA新建盘点任务,按药品种类进行盘点,并根据不同的二级库及智能设备进行信息整合,完成盘点后一键比对HIS系统库存,实现了实时盘点。

图5 信息化药品盘点模式

(6)构建人机结合的药品效期核查模式。针对药品效期检查流程中的失效模式,采用信息化和人工相结合,构建人机结合的药品效期核查模式,优化了药品效期核查流程,大大减少了效期核查的不良事件数。通过系统自动分配效期核查任务,将药房药品随机平均分配给各药师,药师通过PDA登录自己的工号即可开始效期核查任务,PDA上将显示药品在药房的所有储位信息,药师根据其储位信息逐一核查每个储位的效期;对于快速发药机,可点击槽位信息,该槽位的药品将自动出药以供药师核查效期,有效避免了储位漏查现象,核查结束后提交系统。核查过程中,如果药品为近效期,需再次核对药品数量,并录入提交系统。如有上个月核查的近效期药品也会有相应的提示信息,以提醒核查药师重点关注,消除了药品储位不熟悉、效期登记手误等原因导致的失效模式的发生,见图6。药品管理平台可在检查详情中通过检索药品或药师,搜索相应的药品效期核查结果,实现了核查信息可追溯化,同时可一键导出近效期药品公示。

图6 药品效期核查模式

1.3 效果评价与统计学方法

2 结果

2.1 干预前后RPN比较

对干预后药品管理流程中的失效模式的S、O进行评分,计算干预后的RPN,结果显示,与干预前比较,干预后RPN整体呈明显降低趋势,由干预前的234降至96,降幅为59%,提示运用HFMEA后,门诊药品管理全流程中的风险事件发生率明显降低,见表4。

表4 门诊药品管理失效模式干预前后RPN比较

2.2 干预前后门诊药品管理效果比较

干预后,门诊药品周转天数、领药时间、盘点时间均短于干预前,效期核查不良事件数、药品验收差错数均低于干预前,差异均有统计学意义(P<0.05),见表5。

表5 干预前后药品管理效果比较

3 讨论

HFMEA是一种预应式防患于未然的管理工具,通过组建跨学科团队,绘制出主流程及其所有子流程的流程图,讨论、识别失效模式及其发生的原因,通过计算危害指数和决策树分析来识别系统漏洞并及时补救[16]。

本研究应用HFMEA对我院门诊药品管理的全流程进行风险分析,并通过决策树分析确定24个RPN较高的失效模式,针对其失效原因制定改善方案,由此构建了门诊药品智慧化管理流程,RPN由干预前的234降至干预后的96,降幅达59%,优化了门诊药品管理全流程,明显减少了药品管理项目的不良事件,与干预前比较,差异有统计学意义(P<0.05)。通过信息化基本实现一键请领,不仅降低了门诊药品周转率,有效减少了药品积压,还缩短了领药时间,提高了工作效率;引入PDA扫码验收,大大减少了验收差错,同时实现了对验收差错的实时反馈并修正;通过增加PDA药品盘点模块,构建信息化盘点模式,使药品盘点流程简易化,提高了药品盘点效率并实现了实时盘点;通过构建信息化请领、验收、调拨模式,并结合信息化药品盘点与效期核查模式,实现了门诊药房在库药品的闭环管理,促进了门诊药品管理的规范化、精细化,保障了临床药品供应,提升了医院药品智慧化管理水平,有助于确保患者用药安全、有效。

然而,HFMEA作为一个质量改善工具,在实际应用过程中发现,评估过程存在比较大的主观性,评估分值存在一定的偏差[17]。因此,需要对改善方案进行不断地追踪与改进,才能真正实现药品管理的持续优化,也可将HFMEA与其他管理工具联合使用,如根本原因分析(RCA)[18],从而减少主观性,使评估过程更加科学、规范。