淄博市：城建档案数字化为服务提质增效

文｜武媛媛 孟慧

随着时代的不断进步，社会信息化水平的不断提高，传统的城建档案管理模式已经无法满足现代社会对城建档案保管、利用等工作方面的需求。因此，改变传统管理模式，采取现代化管理手段，优化城建档案管理各个环节，走数字化建设道路，是城建档案发展的必由之路，如此方能充分发挥城建档案信息资源优势，更好的促进社会稳定、和谐发展。淄博市一直探索城建档案数字化建设，以期打开城建档案管理工作新局面。

一、城建档案数字化建设的意义

城建档案传统管理模式存在诸多弊端，档案存储体量大、手工查阅费时费力，安全保管等问题，成为城建档案工作发展道路上的绊脚石。城建档案数字化建设既不用考虑庞大的存储空间，也无需考虑纸质档案存储安全，还可以提高信息处理效率，整合城建档案数字资源，从而更好的发挥城建档案资源价值。随着大数据时代的到来，物联网、云计算、人工智能等新技术的推广应用使得城建档案数字化进入新时代。它利用数字化、信息化技术对城建档案信息进行收集、整理、归档并进行再分析，通过方便快捷的查询方式和大数据信息提取，为利用者提供更专业、优质、高效的服务，满足社会需求，发挥它的作用及功能。因此，对城建档案进行数字化建设成为发展的必然趋势。

开展数字化建设前期库藏档案摸底梳理

二、城建档案数字化建设面临的问题

（一）库藏档案数字化任务繁重

库藏档案数字化是城建档案数字化建设的第一步，也是最基础性的工作，各地的城建档案馆发展至今，库藏档案体量庞大，从几万卷到几十万卷不等，淄博市城建档案馆经过三十多年的发展，库藏档案就达到了10 万余卷。淄博市开展数字化工作至今，库藏档案数字化数量仅50000 余卷，占库藏档案存量的二分之一。库藏档案数字化工作耗费大量的时间和精力，还需要充足的资金支撑，需要配置档案管理系统等软件，计算机、扫描仪、高拍仪、磁盘阵列等硬件，档案数字化加工需要支付人工费用，数字化后成果的保管、信息系统及网络平台的安全也需要资金保障，每年新增入库档案的数字化工作更是需要长期的资金支持。近年来，城建档案工作的社会地位得到提升，但相比建设、生产等重要岗位来说，仍处于从属地位，资金的投入十分有限，成为城建档案数字化工作快速发展的主要制约因素。

（二）数字化建设相关法律法规、标准规范不完善

档案数字化工作协调会议

城建档案数字化建设是一项系统化、规模化的工作，且具有一定的依赖性。这项工作要想取得长足发展，必须具备完善的法制保障，统一建设管理标准、规范，建立标准化的发展体系。就目前来看，城建档案数字化建设相关法律、法规建设还不够健全，各项管理标准化体系尚未有效建立，档案信息数字化规范不够统一，这就造成不同地区城建档案数字化建设成果质量参差不齐，城建档案数字化管理难以有效统一，更是无法实现城建档案数字化资源共享，这些因素造成了城建档案数字化建设整体水平不高的现状，更是难以推动城建档案信息化建设工作的进一步发展。

（三）城建档案数字化人才不足

城建档案管理人员不仅是档案数字化建设的参与者，更是推动档案数字化建设的核心因素。要实现城建档案数字化，档案管理人员要具备较高的知识层次和综合素质，掌握现代化的先进技术。目前来看，城建档案管理人才结构设置不合理成为普遍现象，高层次、高技能、复合型人才缺乏，既懂档案业务又懂计算机技术的人才更是稀缺，人才不足的问题已成为制约和影响城建档案数字化建设的重要因素。随着城建档案数字化建设工作的不断发展，现代化、智慧化管理水平越来越高，对档案从业者的综合素质和业务能力提出了更高要求，对城建档案人才队伍建设和长足发展更是提出了新挑战。

三、城建档案数字化建设的探索

（一）建设城建档案信息服务平台

大数据背景下的城建档案数字化建设与计算机等硬件、软件开发息息相关，除了必备的硬件设施，还需要利用计算机信息技术建设一个科学化、智慧化的城建档案接收、管理与利用一体化服务平台，在实现城建档案计算机管理的基础上，积极推进城建档案信息化工作，实现档案存储数字化、检索自动化、利用网络化。因此，淄博市在城建档案数字化建设工作中，设计建设了一个流程合理、功能齐全、技术先进、可操作性强的城建档案一体化服务平台，平台充分结合淄博市城建档案管理部门的三定职能、组织架构和管理模式，以工程建设全过程档案归集为主线，具备流程管理、档案归集、自动组卷、统计查询、信息采集、数据分析等功能，结合云计算、BIM、大数据、移动互联技术手段，实现档案资源可视化管理及服务，还充分考虑了在网络、操作系统、数据库、应用方面的安全性，为城建档案信息化监管与利用提供一体化协同服务，推动城建档案工作向数字化、智慧化方向发展。

（二）建设工程电子档案在线接收

库藏档案数字化是城建档案数字化建设的基础，建设工程电子档案在线接收则是加快城建档案数字化建设的必要途径。淄博市在城建档案信息服务平台中设计了电子档案在线接收平台，城建档案管理部门通过电子档案在线接收平台，以建设工程项目城建档案资料的在线收集、关联管理、审核移交为目的，实现对建设工程从立项、审批、施工全过程到竣工验收备案一系列活动中形成的文字、图表、声像多种形式的电子档案资料实时采集，实时接收。电子档案在线接收采用“互联网+”形式，改变了传统的建设工程档案接收方式，提高了建设工程档案接收时效性、准确度和工作效率，实现了建设工程档案全过程信息化接收与监管。目前，建设工程电子档案在线接收在全国多个省市开始推行，有的地市像淄博一样推行电子档案和纸质档案同步移交的“双套制”，有的地市比如青岛市，创新性地实行电子档案“单套制”，这都是城建档案数字化转型的有益尝试，必将为城建档案数字化建设事业发展史留下浓墨重彩的一笔。

（三）建设城建档案动态核心数据库

城建档案数字化建设的重点是建立一个城建档案数据中心。淄博市城建档案数字化建设工作设计建立一个城建档案动态核心数据库，通过城建档案信息系统对城建档案相关数据资源进行采集、整理，围绕档案资源的收集、管理和利用所涉及的建筑信息，结合建设工程档案数据结构特点，采用大数据技术手段，构建城建档案数据组成规则，建立项目、单体、电子资料、纸质资料之间的关联关系，明确数据存储、数据管理和数据服务内容，建设一个包含企业信息数据、建设项目数据、单项工程数据、电子档案数据、附件档案数据、BIM 模型数据在内的城建档案动态核心数据库，建成“看得见、看得清、看得懂”的建筑物信息资源中心，能够为项目决策、概算评估、施工管理、建筑运维提供数据支撑，为城市规划、建设、管理和运维提供可视化的档案资源调阅服务，进而实现城建档案数据资源效益的最大化。

总而言之，城建档案数字化建设是一个长期的工程，同时也是一项非常复杂的工程，相信在社会科技不断发展进步的背景下，在城建档案工作者的共同努力下，城建档案工作会在信息化、智慧化、智能化道路上越走越远，最终实现推动城市全面发展的目标。

城建档案数字化工作现场