“互联网+”时代机关事业单位干部人事档案现代化管理模式探究

赵小冬

摘 要：随着“互联网+”时代的快速发展，对传统档案管理工作带来了巨大冲击。特别是机关事业单位干部人事档案记录着干部个人成长经历、任职资格、学历学位等信息，是干部考察任用和管理使用的重要依据。传统的档案管理工作存在效率低、周期长等弊端，难以满足新形势下机关事业单位干部人事档案管理工作需求。基于此，文章主要基于“互联网+”时代，探析机关事业单位干部人事档案现代化管理模式，旨在提高机关事业单位干部人事档案管理效率，为人事部门选拔人才提供可靠依据。

关键词：“互联网+”；机关事业单位；干部人事档案；现代化管理

中图分类号：D630.3；G271 文献标识码：A

在机关事业单位，人事档案属于重要的人力资源信息载体，对于促进干部队伍建设具有极其重要的作用，目前，我国机关事业单位干部人事档案管理现状不容乐观，最为突出的问题就是信息化程度较低，严重制约了干部人事制度改革进程。因此，在“互联网+”时代，应积极利用信息技术构建高效、便捷的新型档案管理体系和管理模式，提高干部人事档案管理工作水平，以适应新时期社会发展对人才提出的要求。

一、“互联网+”时代机关事业单位干部人事档案管理概述

在“互联网+”时代，机关事业单位干部人事档案管理得到了极大的改进和提升。传统的纸质档案管理方式面临着信息传递速度慢、档案安全性不高、存储空间占用大等问题，而“互联网+”时代的人事档案管理借助信息技术的力量，实现了档案信息的电子化和网络化管理。首先，人事档案信息的电子化。传统的纸质档案以纸张形式记录干部的个人信息、任职经历、考核情况等，分散存放在不同的地点。而“互联网+”时代，机关事业单位利用现代信息技术将其数字化，并存储在服务器或云端平台上，实现了信息的集中化管理；其次，人事档案管理实现了网络化。通过建立统一的人事档案管理平台，机关事业单位可以将干部的个人信息、考核记录、晋升晋级等相关信息实时更新到平台，随时随地查阅并跟踪分析。此外，通过互联网技术，机关事业单位人事档案管理可以实现多维度的数据分析，为机关事业单位提供更精准的人才管理和决策参考。这种信息化管理方式不仅节省了大量纸张和物理存储空间，还有效提升了档案数据的安全性和可管理性，为干部管理提供了现代化的解决方案。

總之，在“互联网+”时代，机关事业单位干部的人事档案管理实现了从纸质档案到电子档案的转变，大幅提高了档案管理的效率和准确性。同时，通过互联网技术的应用，人事档案管理实现了信息的集中化、网络化、透明化和便利化，为干部选拔任用、晋升评聘等方面提供了有力支持。

二、“互联网+”时代机关事业单位干部人事档案现代化管理的必要性

1.提高档案管理效率和便捷性

在“互联网+”时代，机关事业单位干部人事档案被迅速录入数据库，形成电子档案，并通过人事档案查询系统操作。档案管理人员只需输入关键字，就可以迅速获取所需的人事资料，避免了翻阅大量纸质档案的时间和精力消耗，提高了工作效率。此外，传统的纸质档案存储方式分散，不利于信息比对和统计分析。而数字化的人事档案数据可以被迅速提取和整理，方便信息的匹配、比对和管理。例如，可以通过系统查询出具有特定条件的干部信息，如年龄、学历、工作经验等，以便开展选拔和晋升等人事决策。可见，机关事业单位干部人事档案管理在“互联网+”时代实现了从传统纸质档案向数字化档案的转变，极大地提高了档案管理的效率和便捷性。

2.加强档案信息的安全和保密性

随着“互联网+”时代的不断发展，机关事业单位干部人事档案管理得到了极大的改进和提升，加强了档案信息的安全性和保密性。通过给不同级别的档案管理人员赋予不同的权限，可以确保只有授权人员可以访问、修改和删除档案信息。例如，机关事业单位干部人事档案信息可以加密数据，只有具备解密权限的人员才能解密和查看档案信息，提高了信息的保密性。另外，数字化的人事档案可以备份数据。通过定期备份数据，将电子档案存储在多个地点或服务器上，确保即使在出现硬件故障、人为破坏或自然灾害等情况下，档案信息不会丢失。同时，还可以制定灾备方案，确保在出现不可抗力因素时，能够及时恢复档案，确保信息的完整性和安全性。

3.促进知识管理和智慧化决策

在“互联网+”时代，机关事业单位干部人事档案的现代化管理可以促进知识管理和智慧化决策。例如，现代化的档案管理系统可以建立知识库和经验库，包括干部在工作、培训和项目实施过程中积累的各类资料和经验，如工作方法、操作规程、技术文档等。这些知识和经验的存储和共享可以促进组织智慧化，让干部能够更好地利用前人的经验和知识，提高工作效率和质量。此外，现代化的档案管理系统可以记录干部的工作经历、培训情况、成绩评定、岗位晋升、奖惩记录等各类信息。通过全面记录和统计分析这些信息，可以深入了解干部的绩效表现、能力素质、培训需求等情况，可以为机关事业单位的干部选拔、培养、考核和晋升等决策提供科学依据。

三、当前机关事业单位干部人事档案管理中存在的问题

1.档案管理流程不规范

在机关事业单位干部人事档案管理中，档案管理流程不规范是一个普遍存在的问题。首先，许多机关事业单位没有建立明确的档案管理制度和相关流程，导致档案的建立、整理和归档操作缺乏统一的规范。不同的部门和人员对档案管理的理解和处理方式存在差异，从而使得档案管理工作混乱和不规范；其次，在档案的建立过程中，也缺乏统一的档案命名规则和文件分类标准，导致相同内容的档案被命名和整理成不同的类别，给档案的管理工作带来困难，导致档案利用率不高；最后，归档和查阅是档案管理的重要环节，但在实际操作中往往出现档案错放、丢失或者无法及时查阅的问题。部门之间没有有效的档案借阅和交接制度，导致档案的流转和使用不规范，不仅不利于机关事业单位干部人事档案管理工作的开展，还影响档案资料的完整性与安全性。

2.档案管理利用程度较低

干部人事档案是机关事业单位管理干部的重要工具，除了维护和管理干部的基本信息外，还具有统计分析、业务指导、决策参考等多种用途。然而，目前，许多机关事业单位干部人事档案利用较为局限，往往只停留在基本的信息录入和存档阶段，没有充分地利用档案，导致档案中的丰富数据未得到充分的分析和统计，无法为单位的决策和管理提供有力的参考依据。另外，由于干部流动性大，职务变动频繁，档案中的信息需要及时更新。但由于不科学的管理方式和人工操作的局限性，档案信息更新不及时，导致档案中的数据不准确、不完整，影响了对干部人事情况的全面了解。同时，一些机关事业单位也没有建立有效的信息系统和统计分析平台，无法对干部人事档案展开深度的数据挖掘和综合分析，使得干部人事档案的管理和利用变得困难。

3.安全性和保密性不够

干部人事档案中存储了大量的个人隐私信息，包括个人家庭背景、学历、工作履历、考核评价等。然而，在目前的档案管理中，安全性和保密性的问题仍存在较大隐患。首先，机关事业单位在干部人事档案管理过程中，未能采取严格的权限控制措施，意味着未经授权的人员可以访问和修改档案，导致档案管理的安全性无法得到有效保证；其次，机关事业单位在干部人事档案管理中存在信息传输和存储的漏洞。在信息传输过程中，未加密的档案数据可能被黑客或未授权的人员截获，导致个人隐私信息被泄露。在信息存储方面，可能存在网络攻击或物理设备设施损坏等风险，使得档案数据的安全性无法得到保障。此外，机关事业单位在干部人事档案管理中也未对员工开展充分的保密教育和安全意识培训。员工对于个人隐私信息的保护意识不强，也增加了档案信息被泄露的风险。

4.档案管理信息化程度较低

目前，许多机关事业单位干部人事档案管理还依赖于传统的纸质档案，信息化程度相对较低，导致了一系列问题的存在。首先，纸质档案管理使得档案的检索和利用不便捷，办事效率低下。纸质档案需要通过人工查找和整理，耗费时间和人力资源。当需要查找特定的档案信息时，可能需要耗费大量时间才能找到所需信息，影响办事效率和工作效能；其次，大量的纸质档案需要专门的档案室存放，并需要定期整理、清理和维护，不仅需要投入人力和物力资源，还占用着宝贵的办公空间。随着档案的不断增加，存储空间的需求也会不断加大，增加了档案管理的成本。此外，传统纸质档案存在着易受潮、易燃、易腐蚀等问题，一旦遭受火灾、水灾等自然灾害，档案可能会被严重损坏。同时，纸质档案容易受到人为因素的破坏，并且短时间内很难得到有效的恢复，不利于档案资料的长期保存。

四、“互联网+”时代机关事业单位干部人事档案现代化管理的具体对策

1.建立完善的档案管理制度和流程

在“互联网+”时代，机关事业单位干部人事档案管理应建立清晰的档案管理制度和流程，以适应信息化的需求和提高工作效率。首先，制定相关规章制度是现代化档案管理的基础。机关事业单位应制定具体的档案管理规定，明确档案的建立、整理、归档、借阅和销毁等各个环節的具体要求和责任人，规范各环节之间的工作内容和程序，确保档案信息数据的完整性与真实性。同时，引入专业的档案管理软件，将纸质档案转化为电子档案，实现电子化的档案管理，不仅可以提高工作效率和管理准确性，还便于跨部门、跨地区的信息共享和协同工作。此外，应加强对干部人事档案管理人员的培训，能够熟练运用档案管理软件和掌握相关技术知识，提高干部人事档案管理人员的信息化意识和工作能力，为机关事业单位干部人事档案的现代化管理服务提供技术支持和保障。

2.充分利用干部人事档案的潜在价值

在“互联网+”时代，机关事业单位应充分认识干部人事档案的价值和潜力，并加强档案的统计分析和综合利用，以提升管理水平和决策质量。例如，可以利用数据挖掘技术对干部人事档案展开深入分析，帮助机关事业单位更科学地选拔任用干部，制定绩效考核措施以及规划职业发展路径。数据挖掘技术的应用可以辅助管理者做出准确、综合的决策，提高干部选拔与绩效考核的科学性和有效性。

此外，将档案的业务指导和决策参考应用于工作实践是充分利用干部人事档案的一种方式。通过深入研究干部档案的业务经验和决策过程，能够将档案中的案例、经验转化为业务流程和规范，提升工作的规范性和科学性，为机关事业单位的工作实践提供借鉴和指导。这种充分利用干部人事档案的方式，能够为机关事业单位人事管理提供科学依据和优化方案，进一步推动工作的开展和改进。

3.加强档案的安全性和保密性

首先，加强网络安全。针对互联网的高风险性，要采用高效的防火墙和安全设备设施，加密通信传输，设置安全策略和漏洞扫描等措施，保障档案系统免受黑客攻击和病毒侵扰；其次，加强保密措施。要建立完善的保密制度和保密管理体系，加强对人事档案的访问、利用和传输过程的监管，确保档案信息不被泄露。同时，制定严格的档案查阅审批制度，加强涉密信息的安全管理，防止档案的非法使用和传播；最后，加强信息系统建设。要建立先进的干部人事档案管理信息系统，实现档案数据的集中存储和共享。通过采用云计算技术、大数据分析以及人工智能等手段，提高档案管理的效率和准确性，确保干部人事档案的安全可靠，为“互联网+”时代的人事档案管理提供有力支撑，更好地为机关事业单位的发展服务。

4.提高档案管理的信息化程度

随着信息技术的快速发展，机关事业单位应加快干部人事档案的信息化进程。首先，引入信息技术和云计算技术，将纸质档案扫描并转换成电子文件，并建立统一的档案管理平台和数据库，实现档案的数字化、检索和管理。同时，可以利用云计算技术，将档案存储在云端，实现随时随地的访问和管理；其次，为了方便干部随时随地查询和借阅档案，可以开发移动端的档案管理应用。干部可以通过手机或平板电脑等移动设备，随时查询所需的档案信息，并完善借阅申请和审批流程，以提高档案管理的便捷性和时效性。此外，在信息化档案管理中，数据的安全性和可持续性至关重要。需要制订灾备计划，建立备用存储和恢复系统，以应对意外情况，确保档案数据的稳定性和可恢复性，以有效提高干部档案管理的现代化水平，更好地为机关事业单位人事管理工作提供服务。

五、结语

综上所述，在“互联网+”时代，机关事业单位干部人事档案现代化管理模式的探索标志着管理方式的深刻变革。通过充分利用互联网技术，实现了人事档案的电子化、网络化管理，极大地提高了工作效率。这一现代化管理模式不仅为档案的安全性和可访问性提供了更好的保障，还在机关事业单位的决策和人才管理方面提供了更为便捷和准确的数据支持。通过结合“互联网+”理念，应深刻认识信息化对于提升管理水平的积极作用，期待这一现代化模式在更广泛的范围内推广，为机关事业单位的管理创新提供有力支持。

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（作者单位：广饶县劳动人事争议仲裁院）