简析新时代医疗机构档案管理新思路

王丹

摘 要：文章对医疗机构档案管理工作重要性加以分析，并提出加强对档案管理工作的重视、完善现行档案管理制度以及提高档案管理信息化水平等新思路，以加快医疗机构档案管理创新落实，积极推动医疗机构档案管理现代化水平，从而为医疗机构健康、稳定发展保驾护航。

关键词：新时代；医疗机构；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

医疗机构档案管理工作涉及多方面内容，随着医疗机构不断发展，档案信息也呈海量式增长，加大了档案管理工作的难度。综合考虑新时代档案管理工作要求，进一步优化医疗机构档案管理模式，构建完善且覆盖全面的档案管理体系，并积极推进档案管理信息化、数字化建设，提高档案管理水平。基于新时代，如何加强与创新医疗机构档案管理，是目前相关人员需要考虑的问题。

一、医疗机构档案管理工作重要性分析

1.有利于改善医疗机构服务质量

医疗机构档案详细记录了与患者相关的各项信息，如个人信息、临床症状、确诊结果、医生诊断、药物使用情况以及治疗结果等，直观反映与病症对应的医疗模式，做好档案管理工作，详细且完成记录不同患者治疗全过程以及所采用的医疗手段，为后续完善患者的治疗方案以及再次就医复诊提供参考依据，进而为广大患者提供优质的医疗卫生服务。随着医疗机构档案管理信息化建设深入，传统纸质档案均转变为电子病历，极大地提高了患者诊疗效率，在改善医疗机构服务质量的同时，一定程度上也能有效地减少医患矛盾纠纷发生。

2.有利于突破医疗技术瓶颈提供科学依据

医疗机构大部分档案材料均与患者病情相关，其中医疗技术水平提高一直是医疗机构发展过程中所关注的重点，而对档案管理工作的落实并不重视，致使档案资源没有得到高效利用，限制了其作用的发挥，也阻碍了医疗技术改革持续推进。基于新时代背景，医疗机构除了要提升对档案管理工作的重视程度以外，还应将档案管理与医疗技术改革有机结合，将档案所记录的病情案例、治理模式等作为医疗技术瓶颈突破的参考依据，促进医疗技术水平进一步提高，助推医疗机构可持续发展。

二、医疗机构在新时代背景下的档案管理新思路

1.增强对档案管理工作的重视

档案作为医疗机构管理决策时所参考的重要依据，不仅可以为医疗机构各项工作高效开展提供基础保证，还对改善患者服务起到一定的作用，有利于更好地推动医疗机构档案管理工作高质量的发展。就医疗机构管理人员而言，需要持续加强对档案管理工作的重视，以全面落实国家关于档案工作的部署要求为抓手，加强新时代信息化、数字化知识学习，摒弃传统档案管理观念，尽快适应新时代医疗机构档案管理各项要求，以助推医疗机构档案管理创新发展，有效提高医疗机构档案管理水平的同时，还能为医疗机构改革创新做好充足准备。具体可从以下几个方面着手：

（1）面向医疗机构全体人员做好档案管理宣传工作。医疗机构可以采取主题讲座、宣讲会等方式让内部人员意识到新时代背景下医疗机构加强档案管理工作的重要性和必要性，增强全体职工档案管理的责任意识，实现全员参与档案管理，在一定程度上有利于提升档案管理各环节工作的协调性，促进医疗机构档案管理创新工作落实。例如，对类别较多且管理难度大的档案，各科室负责人要重视档案收录初期的记录工作，将原始档案中的内容导入电脑中，关于患者的相关信息全部存储于电子档案库中，如个人信息、临床症状、确诊结果、医生诊断、药物使用情况以及治疗结果等信息，简化档案管理流程，为后期集中统一管理各科室档案数据提供便利，提升档案管理的工作效率。

（2）综合考虑新时代背景下档案管理工作的新要求。应优化与完善机构内部档案管理组织结构，明确档案管理各岗位权责，提升档案管理工作的地位，加快医疗机构档案管理机制创新，并在全新管理思路引领下助推新时期我国档案工作的部署，要求精准落实，切实强化档案管理成效，充分发挥档案管理工作在医疗机构各项活动中的重要作用，全面推进医疗机构档案管理现代化开展。

（3）加大资金投入力度。为医疗机构持续推进档案管理信息化、数字化完善建设提供强力支持，以便更好地发挥先进技术的优势，进一步提高医疗机构档案管理信息化、数字化水平，适应新时代档案管理工作的新要求，从根本上保证日常档案管理工作的效率和质量。

2.完善现行档案管理制度

综合考虑医疗机构现阶段发展情况，并结合以往档案管理工作经验，对机构现行档案管理制度加以健全和完善，构建更加合理化的档案管理制度体系，使档案管理工作中的归档、保管、借阅、移交以及销毁等程序得到全方面管控和监督，为医疗机构档案管理各项工作规范化、标准化开展提供基础保障。同时，根据新时代档案管理工作要求，进一步细化制度内容，确保档案管理制度实施的有效性，强化医疗机构档案管理成效。具体可从以下几个方面着手：

（1）档案材料收集制度。严格按照国家现行档案管理实施规范要求做好归档整理工作，使各类档案材料归档时得到妥善处理。其中，纸质档案材料收集与整理，需先确认是否存在纸张破损的情况，做好相应修补后方可归档。

（2）档案移交制度。由专职档案管理人员全权负责档案归档移交工作，尤其是具有保存和利用价值、已办结的专业性业务材料（含电子文档）等类型档案移交，按照现行规定要求，做好分类收集整理，并定期向档案管理部门移交。根据档案移交制度相关内容管控档案移交质量，确保档案移交流程各环节操作符合规定要求，确保相关资料的完整性。对于不符合规定要求的档案材料，档案管理人员应按照相关要求重新整理，并在规定周期内按时完成档案材料的归档、整理和移交工作。

（3）档案归档制度。遵循一式一份收集整理原则，以保证医疗机构各类档案齐全、准确与规范。完成归档后的档案材料，其中纸质档案均要保证利于长期保存，且图样清晰、签署完备。为确保医疗机构档案管理的科学性与安全性，在完善档案歸档制度过程中，要认真贯彻落实好“三保原则”；一是，保持档案原貌。将档案原貌作为档案归档整理工作的首要目标，无明确要求，一律不得随意增减原始档案资料，统一装订成册，保持档案原貌。二是，保证档案归档流程规范。将档案归集整理工作科学划分为档案整理、编制目录、数字扫描和装订成册四个环节，实现档案整理归档闭环式运转。三是，保障档案安全。筛选作风优良、专业能力较强的人员组建档案归档管理队伍，签订保密协议，做到人员、场所保持相对固定，坚持专人管理，加强医疗机构档案归档各环节操作规范性、科学性以及严谨性，做到存放合理、管理规范及查阅方便，防止档案资料丢失，强化医疗机构档案安全保障，逐渐形成和加强医疗机构档案归档管理及利用的长效机制。

此外，加强档案管理制度实施阶段监督，并将档案管理制度执行引入医疗机构运营管理中，以定期考核方式实时掌握医疗机构档案管理工作落实情况，及时处理该项工作中所出现的问题，以提升档案管理工作效率和质量。

3.提高档案管理信息化水平

档案是确保医疗机构各项工作高效开展的重要支撑，随着各级医疗系统不断发展，医疗机构档案管理模式也发生了改变。其中，提高医疗技术水平是各地区医疗机构发展过程中普遍重视的问题，虽然也在积极促进档案管理信息化建设，但由于受到对档案管理不重视、各类型档案管理混乱以及现有档案管理人员专业能力不足等因素影响，使档案管理信息化工作常常流于表面，医疗机构档案管理效率低下，且无法做到档案管理内容及时更新，导致档案资源没有得到高效利用。基于新时代背景，医疗机构除了要转变原有档案管理工作思维以外，还要在推动电子档案信息化建设基础上优化纸质档案管理流程，实施电子档案与纸质档案二者共存管理机制，以保证档案信息的完整性、真实性，并为医疗机构各项工作高效开展提供强力支撑。如何提高医疗机构档案管理信息化水平，具体可从以下几个方面着手：

（1）建立电子档案库，实现电子档案与纸质档案集中化、统一化管理。按照临床、医技以及行政等类别建立不同标准的档案管理文件夹，各科室可根据自身工作需求，自行建立内部档案管理文件夹，再将各科室文件夹内容做好汇总，统一上传至医疗机构的电子档案库，满足档案管理录入、审核、借阅、鉴定及销毁等流程动态化监管需求，提升档案管理的安全水平。

（2）实施电子文件归档。随着医疗机构档案管理信息化深入推进，档案管理工作效率也得到显著提升，为了有效提高医疗机构档案管理信息化水平，应持续加强电子文件归档管理规范性、标准性，将电子文件归档管理流程在医疗机构信息系统中全面显示，使档案管理各项工作落到实处。例如，对电子档案形成、归档和电子档案保存、利用、鉴定以及销毁实施全过程规范化控制，减少出现各环节程序操作不当的情况，使电子文件归档管理符合要求。另外，在现有档案管理系统应用基础上完善其各项功能，并根据医疗机构日常工作需要，适当调整档案管理权限，扩大档案管理信息化覆盖范围，以保证医疗机构档案管理各环节工作合理化、高效化开展，助推新时代背景下医疗机构档案管理智能化开展。

（3）由于纸质档案管理普遍以人工操作为主，无法做到短时间快速完成数据统计与筛选，医疗机构可以推行电子信息档案管理机制，在有效保管纸质档案基础上建立电子档案，再通过相关系统对各类数据智能化提取，以提升档案管理的工作效率。同时，为各类数据设置统一输出端口，加快数据统计与筛选，实现科学化、精准化管理医疗机构档案数据，为后期全面推进医疗机构档案管理数字化建设打下坚实基础。

4.全面推进医疗机构档案数字化建设

基于新时代背景，医疗机构积极推进数字化档案建设，不仅是顺应时代发展趋势的必然要求，还有利于提升医疗机构档案资源利用率，进一步提高医疗机构档案管理水平，并全面落实国家关于档案工作的部署要求。相较于传统档案管理模式，数字化档案管理系统可以最大限度地减少存量档案资源占用空间，满足各地区医疗机构档案资源多元共享需求，对医疗机构档案管理工作规范化、创新化发展具有积极的推动作用。

现阶段，通过对医疗机构档案管理工作情况的调研与分析发现，普遍存在档案信息采集困难、操作流程烦琐等问题，该方面问题与医疗机构自身档案数量较大有着直接关系，且传统档案管理方式单一，整个档案管理流程涉及多人参与，一旦档案出库、清点、扫描等流程操作不规范都会对档案实体造成一定程度上的损坏，或者由于人为因素导致档案数据丢失，无法实现动态化管理患者治疗档案。因此，全面推进医疗机构档案数字化建设非常必要。

（1）完善档案数字化建设。以解决医疗机构档案管理方面所存在的信息采集困难、档案资源未得到高效利用等问题为切入点，建立多领域协同合作机制，做好医疗机构财务系统、办公自动化系统、资料管理系统以及人事管理系统的对接联通，通过实现多部门协作，提升医疗机构档案搜集及整理的便捷性与灵活性，逐渐形成高效化、多元化的医疗机构档案管理体系，进而为数字化档案管理工作有序开展提供基础保障，达到有效完善档案数字化建设目的，进而提高医疗机构档案管理水平。另外，还可以将计算机可视化技术引入档案信息资源挖掘及标注流程中，为分析对比结构化的档案数据提供便利。

（2）加强档案管理数字化系统安全保障。系统安全维护是推进医疗机构档案管理数字化建设中需要高度重视的问题，也是技术创新和资源安全管理工作的重点。因此，在全面推进医疗机构档案数字化建设过程中，要加强安全防护技术、云存储技术以及大数据分析技术等先进技术的整合应用，为精准分析与识别档案资源风险提供强力技术支撑，满足集中化管理医疗机构档案资源需求，减少重要档案数据丢失、恶意盗取等问题。与此同时，提升对档案数据资源趋势分析的重视程度，充分利用可视化、机器学习技术优势，增强医疗机构档案管理数字化系统安全运维能力，确保档案数据安全性，进一步优化档案管理数字化建设流程。

5.组建高素质的档案管理队伍

新时代，医疗机构档案管理改革创新，应加强现有档案管理人才队伍建设，并根据当前档案管理工作现状，逐步构建高素质的人才队伍，为推动医疗机构档案管理创新发展、深化档案管理信息化、数字化以及智能化建设提供人才保障。

对医疗机构内部人才引进模式加以改进和创新，从引进具备一定医疗方面专长和信息化、数字化档案管理能力的人才入手，促进内部档案管理结构进一步优化。医疗机构还应积极与第三方技术服务机构建立合作关系，为医疗机构全面推进档案管理创新发展提供强力支撑。为进一步做好医疗机构档案管理工作，提高档案管理人员业务水平，应积极开展各种培训活动，强化各部门档案人员理论知识和业务技能，提高档案管理人员对档案工作重要性的认识，为后续做好医疗机构各部门档案收集鉴定工作打下坚实基础，助推医疗事业与档案事业共同发展。

三、结束语

综上所述，档案管理作为医疗机构运营管理的重要组成部分，是确保医疗机构各项工作高效开展的关键要素。新时代背景下，医疗机构创新原有档案管理工作机制，树立与时俱进的管理观念，解决现阶段医疗机构档案管理方面所存在问题，全面推进档案管理信息化、数字化建设，提高档案管理水平，在医疗机构运营过程中充分发挥档案管理工作的重要作用，为医疗机构健康、稳定发展保驾护航。

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（作者单位：鞍山市传染病医院）