基于现代医院管理制度的智慧档案管理模式分析

王军凯

摘 要：基于现代医院管理制度实施智慧档案管理模式是目前档案管理工作创新改革主导方向。文章简要分析了该模式的应用可行性，并围绕现有局限性提出改进建议，通过加强智慧平台建设、拓展智能服务设计、强化人才力量保障和更新档案管理制度等路径，确保现行模式合乎现代化管理的要求，为医院档案数据的高度挖掘给予明确指引，夯实档案数字化管理基础。

关键词：现代医院管理制度；医院智慧档案管理；档案管理制度；智慧平台

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

现代医院管理制度属于中国特色基本医疗卫生制度的关键部分，以人民健康为管理基础，以公益性价值为发展根本，以管办、政事分开为指导要素，力求打造高效运行、科学管理、权责分明的现代化管理体系。在该背景下推行医院智慧档案管理模式，具体依托档案管理数字化转型开创新格局，以期在深化管理职能的前提下提升档案管理的便捷性，有效提升档案管理智慧服务质量。

一、基于现代医院管理制度的智慧档案管理模式的可行性

1.促进档案资源高效利用

在现代医院管理制度“以人民健康为本”“将社会效益置于首位”“分类指导管理”等要求下实施医院智慧档案管理模式，有利于提高档案资源的利用率。以结核病档案为例，基于该模式能实现医疗数据业务系统的连接共享，致使肺结核诊断影像、治疗医嘱以及回访情况，均完整保存于智慧平台内，以数字化信息系统确保综合档案信息得以有效传播，无论是个案还是流行性疾病特征，均可依附此模式得以快速总结，为疾病防治、疾病新疗法研究给予便捷化数据挖掘服务，可供有关人员高效利用所需檔案资源。

2.推进信息化管理改革

医院在现代化发展背景下，除了在诊疗设施上有所升级创新外，其医院管理途径、管理方法也开始趋于信息化方向转变。而实施医院智慧档案管理模式，能依靠智慧管理系统运行流程，为医院其余业务的信息化转型提供参考助力。经过对档案管理模式的有效改革，可以借助新模式积攒丰富的改革经验，加快医院改革速度。

3.维护档案数据存储安全

结核病医院在档案管理过程中，所保存的结核防治档案以及患者病历档案、职工档案、科技档案等，早期多以纸质资料为主，其保存年限有限，且容易受外在潮湿、干燥、鼠害虫咬等干扰降低完整度，危及档案存储的安全。而新模式指引下针对医院档案资料实施智慧管理服务，多以电子档案系统予以保管，且存储形式为收录影像文本的磁盘、U盘为主，更易提升档案数据的安全性。并且，在后续反复查阅档案时，很少引起数据破损问题。由此表明，医院智慧档案管理模式确实是合乎现代医院管理制度要求的可行性保障。

二、基于现代医院管理制度的智慧档案管理模式的局限性

在现代医院管理制度背景下推行智慧档案管理模式，应先探索影响因素。就现有新模式实施结果分析，能够意识到当前医院在档案管理模式创新改革方面仍有不足，要想达到预期效果应突破现有束缚。

1.档案数据低效利用

医院档案属于医院发展的重要产物，不但具备指引性作用，而且可以根据档案记载内容实现“知古鉴今”，从既往病例诊治结果及科技成果中评估现有发展质量。在现行模式指导下医院档案数据整体利用率不高，且多数医院仅将档案管理片面识别为“数据整理记录”，而忽视了数据利用价值，长此以往，容易在长期“不启用档案”行为中增加数据损失的可能性，继而延缓医院壮大发展的速度。档案数据能否得以高效利用是实施新模式应用成效的衡量标准。

2.档案管理缺乏创新性

医院档案数据复杂且类别繁多，而目前所应用的档案管理模式不具备创新特色，导致档案服务单调，且档案管理者也很难为医院人员提供便捷的指导服务。在当前医院档案管理工作中尚未创造有利的创新条件，各项档案管理服务没有满足“分类指导管理”的现代化管理需求，应注重档案管理服务模块的创新设计。

3.管理人才能力一般

结核病医院在发展中多以结核病诊疗技术水平以及患者满意度的提升为重点，导致人才配备侧重于诊疗项目，忽视了对档案管理专职人才的培养与选拔。医院内部担负档案管理工作的人员也多属于医务部、后勤部等在职人员兼任，通常很少有时间外出参与档案管理培训活动，本身对档案管理内容的认知度不高，导致医院档案管理工作缺少人才保障。人才力量的缺失将限制新模式的有力推进，违背了现代医院管理制度的规定。

4.制度内容缺少时效性

医院智慧档案管理模式作为档案管理新模式，在推进阶段还需针对原有档案管理制度内容予以更新，当前，常将工作重心放在信息系统引进、平台搭建等部分，未能与时俱进，忽视了新制度的完善和补充，不利于新模式取得理想效果。

据此，医院档案管理工作中应以上述多项不足为出发点予以针对性改进，为新模式的广泛运用与推进带来助力。

三、基于现代医院管理制度的智慧档案管理模式的完善路径

1.加强智慧平台建设

为支撑医院智慧档案管理模式，应以智慧平台为着力点充分实现数字化转型。一方面，医院可以直接引进“智慧医院数字医院电子健康档案服务平台”“智慧档案管理系统”“医院智慧管理平台”等既有研发平台，并从其他医院实际运用中汲取经验；另一方面，还可联合科技单位自主研发智慧平台，以便在智慧医院管理平台助力下尽快完成档案数据智慧管理、智慧服务转变任务。其中，较为关键的是应针对医院档案文件实施归档处理和数据利用优化设计。正如，利用医院电子档案数据时，档案管理人员可以采用平台交互功能筛选数据，随即以云数据形式予以传输，以便增加数据采集的便捷性。

在智慧平台建设阶段，具体需要运用层级设计思想，以管理层→基础层→应用层顺序逐步完善。在管理层中可以建立多档案一体化管理架构，即实现档案管理专属机构、疾病防控中心和档案信息管理部等多主体的联合管理，继而扩大档案数据共享范围。基础层则需要依附云技术建设电子档案管理系统，该系统可同云计算平台、网络服务器、医疗期刊管理系统以及计算机设施服务平台，共同搭建完整的基础服务层级，档案管理人员可随时根据档案获取需求，以互联网系统实现线上传送，甚至能建立个性化服务模块，为更多档案使用者带来高效利用档案数据的契机。所谓应用层为数字档案库，如医院历代领导、学科建设、机构沿革及人才库等，将丰富多样的医院档案纳入档案库内，并根据期刊、图书、情报等加以分类，同时，依靠电子扫描仪等工具将新档案随时收录于电子档案系统内。随着智慧平台的日益完善，医院智慧档案管理模式也将得到充分落实，档案管理者能够通过新模式，赋予档案数据使用者满意的指导服务，从根本上实现医院档案资料的充分流转和利用，助力医院得以良性发展。

2.智能服务拓展设计

医院档案管理工作中推行新模式是为了达成分类管理的目的，避免因管理不到位影响档案数据利用效果，无形中巩固了档案管理在医院发展中的重要地位。关于新模式的有力推进，考虑到部分医院搭建智慧平台时投入经费不足或者在外在环境上缺乏实践性，还可以采用智能服务拓展设计方式减轻数字化转型负担，此处指的是以微信公众平台充当智慧管理载体，可就该平台服务模块的延伸强化智慧管理功能，具体涵盖以下几项服务模块：

（1）科研档案

结核病医院在其发展阶段，常通过开展科研活动提升诊疗服务质量或是研究新疗法，建立标准化诊疗路径。因此，在科研项目运作及科研活动举办期间所形成的科研成果、结核病课题规划报告、结核病历史科研过程文件以及医院所持专利权科研作品等，均可依靠某信公众平台中该模块予以收录、查阅和传送，甚至可直接关注微信公众号实时获取科研档案数据。

（2）病历档案

结核病医院常收治大量的结核病患者，因其病程、病症和年龄等均存在差异，且部分个案还具有临床代表性价值，所以，针对每一位入院诊治患者，都需要规范化整理病历档案，并对该服务模块设定查阅分享权限，以免因外人私自更改档案信息违背档案真实性的原则。另外，为促使病历档案得以安全保存，需为其设立保密小组和监督小组，核实档案数据查阅者权限范围后准予进入此模块下载档案。

（3）运营档案

医院运营中主要通过诊疗项目保持基本效益，还需配备信息化硬件设备设施改造医院环境，兼顾医院整改工程、资产审计、薪资管理等事项。此时，均可在运营档案服务模块内添加审计类、财务类、施工类综合档案，并保管好每个档案的原始资料，继而实现年度透明化展示，运用医院档案打造公正的运营环境。

（4）学术档案

结核病医院中多包含经验丰富且技法娴熟的教授专家人员，因此，还需妥善保管学术研究档案，特别是专家会诊报告、学术交流资料等。经过在某信公众平台增设智慧档案管理服务模块，即可加速数字化转型，促使新模式在完备条件下及早为档案管理者所用。

3.强化人才力量保障

医院智慧档案管理模式的应用，除了需要得到上述软件系统保障外，还应进一步强化管理人才力量。档案管理工作虽然依靠某信公众平台、智慧管理系统能够获得便捷化的管理服务，但并非完全离得开人力，且新模式只是以达成高效管理为目的。医院负责人在新模式导向下需以提升档案管理人员的智慧档案管理技能为创新重点，包括为档案管理者组织实训课程和培训指导活动。

例如，可以借鉴云南昆明医疗机构培训经验。2023年，共计为16个州医院及疾控中心工作人员开设“结核病信息化管理培训班”，共有46名人员参训，以线上指导与线下学习结合形式给予信息化管理技能培训服务，以结核病病历档案为管理重点，促使参训人员知晓信息化管理流程之余，也对结核病健康监测等知识点产生了深刻理解，最终为降低当地结核病发病率带来了积极影响。同时，各医院档案管理者从中也能充分了解档案管理数字化转型策略。此外，还需加强档案管理制度化与信息化意识的改善。比如，郑州市第六人民医院在2023年开办了“强化档案意识——打造精细化管理”思想教育活动，针对30多名档案管理者，以“自主学习”“常态化培训”为培训重点，便于在履行常规档案管理工作职责的基础上主动学习新模式应用技巧，继而逐步增强医院智慧档案管理模式人才保障力量。

4.更新档案管理制度

现代医院管理制度背景下要求档案管理工作深度落实权责分明、高效运行相关要求。随着新模式的逐步推进，还需对现行档案管理制度予以更新，这一点是促使智慧档案管理过程趋于规范化、制度化发展的关键依据，值得引起重视。

在通常情况下，针对与新模式相对应的新制度，具体可以出具传统档案数字化标准规范、电子文件归档管理条例以及智慧平台建设管理办法等关联制度，还需增设场地布局、软件設计、电子文件归档程序使用标准以及电子档案迁移与转换规定等明确规定。另外，为助力新模式得以顺利运用，理应结合上述提到的平台建设、功能模块拓展等细节，补充数据库建立、档案扫描和数字化科研成果检验等内容，只有档案管理制度能为智慧档案管理模式的应用带来可靠指引，才能促进结核病医院数字化转型，使之尽快完善档案管理创新的条件。

关于档案管理新制度的确立，应紧跟医院智慧档案管理模式应用流程加以更新。例如，智慧档案库建设制度，此制度中主要对智慧档案库的建设背景、建设目标、建设步骤和建设保障提出了具体要求。即建设步骤部分涵盖了：（1）立项规划。成立项目组→提出预算→布置建设任务→编制实施方案；（2）设施配备。购进平台硬件设备、安装软件系统；（3）档案整理。清点和登记、归档、粘贴标签、输入编号；（4）数字化转换。整理纸质档案后建立电子档案；（5）信息扫描收录。分类管理，录入档案流转记录及基础信息；（6）档案维护和调阅。用户登录系统后找到指定档案后按规下载，并界定传阅权限等多项规定。经由档案管理新制度的支持，新模式将达到预期效果，提升智慧管理服务的质量。

四、结论

综上所述，基于现代医院管理制度完善医院智慧档案管理模式，其可行性体现在档案资源高效利用、推进信息化管理改革、维护档案数据存储安全上，应确立优化方向，从智慧平台建设、智慧服务拓展、人才力量保障和更新档案管理制度等方面着手，确保完善后的医院档案管理工作在新模式指导下，能逐步提升管理有效性，为医院档案数据共享和医院业务延伸提供助力。

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（作者单位：鞍山市结核病医院）