会计电算化对企业内部控制的影响

薛明明

摘要： 会计电算化是信息时代诞生的一种新技术手段。要依靠这项技术处理会计工作， 提高企业的经济管理水平， 就必须完善内部控制机制， 对工作流程进行全面、 细致的管理。同时， 还要做好对信息系统的建设工作。基于此， 本文主要从系统调查、 系统分析、 系统设计、 系统调试等方面介绍会计电算化内控系统的建设要点， 并根据大多数企业在日常的传统会计信息处理工作中融入电算化技术时出现的问题， 找到管理工作的侧重点， 研究提升内部控制水平的有效方法。

关键词： 会计电算化； 内部控制； 计算机技术； 信息安全

DOI：10.12433/zgkjtz.20240525

会计电算化是在计算机系统中使用各种软件处理会计信息的一种方法。企业开展会计电算化建设工作的优势在于， 可以解决人工手动处理数据造成的信息失真问题。该技术是提升会计工作质量及水平的关键技术， 能够使会计人员从复杂繁琐的工作任务中解脱出来， 进一步研究优化会计管理方案， 规避企业的经济运行风险。所以， 目前很多企业都开始推广会计电算化技术， 搭建系统工作平台， 并结合会计处理工作的基本流程， 找到提升会计内控水平的有效方法。

一、 会计电算化的基本内容

会计电算化又称计算机会计， 是以计算机为核心主体的信息技术在会计工作中的应用， 即通过会计软件， 用计算机代替人工记账、 算账、 报账， 替代一部分由人为操作的处理、 分析、 判断会计信息的过程。企业通过会计电算化， 达到自动化数据处理的目标， 从传统的人工会计信息系统向会计电算化会计信息系统转变。

二、 会计电算化给企业内控工作带来的影响

（一）工作形式

在过去的企业经营管理过程中， 会计工作更多的是采用人工核算或账目核对的方式， 这种工作方法比较传统， 工作人员要承担大量的工作任务， 会出现核算错误等情况。随着现代科技的发展， 工作方式也在逐步向会计电算化的方向转变。在会计电算化环境下， 企业的会计工作重心逐步偏向网络化， 并越来越多元化。在进行多个数据的处理时， 企业财务管理人员运用会计电算化技术， 只需要将对应的数据和凭证录入系统， 就可以通过软件对录入的所有数据进行全面的分析和处理， 并生成企业所需的各类会计报表。因此， 企业恰当地运用凭证和会计软件， 可以有效避免出现以往会计工作中存在的问题。这也就意味着， 基于会计电算化环境下的企业将从传统的人工核算方法逐步向程序控制模式转变， 这种转变可为企业提供更加准确的数据， 并协助内部各项工作有条不紊地进行。

（二）工作内容

在传统的会计工作模式中， 会计部门所要完成的工作任务比较单一， 通常是与会计核算相关的工作。而在会计电算化工作中， 需要完成的工作内容将更加多元化， 主要表现在以下三个方面： 一是计算机硬件配置、 维护和管理岗位； 二是要完成软件的采购、 安排、 维护、 修改等工作； 三是对系统的管理与分析， 或是对系统的设计与编程。显然， 会计电算化使企业在这些方面的控制内容更具多样性， 因此， 为了达到整体的工作目标， 企业必须针对不同的层面， 制定相应的管理计划。

（三）工作范围

在会计电算化环境下， 企业内部控制工作的范畴得到了拓展， 会计电算化技术可以使内控工作以分模块的管理方式进行。而对企业管理工作进行一定的细化， 可以确保工作权责清晰， 从而为内部控制工作打下坚实的基础。另外， 从业务流程上来看， 随着会计电算化技术普及到企业经营的各个环节， 它的应用领域非常广泛， 对强化企业的内控工作具有实际意义。除了建立基本的会计系统外， 企业还需要对会计电算化过程进行分析， 并对内控工作进行安全管理， 从而在一定程度上拓展内控工作的范围。因此， 企业必须正确地运用会计电算化技术， 积极调整内部控制计划， 以提升内部控制能力。

三、 企业会计电算化下的内部控制工作难题

（一）组织结构问题

依靠电算化系统开展内控工作， 可以提高工作效率， 保障工作质量。但是， 结合实际工作情况来看， 还存在一些难点， 企业需要加以重视。例如： 会计电算化虽然能够自动处理工作信息， 但运行系统的关键还是人工操作。如果内部组织结构不完善， 各部门之间缺乏有效的沟通， 没有第一时间将工作中产生的数据信息上传到平台， 就无法及时开展会计内控管理工作。另外， 岗位职责划分不清， 存在一岗多职的现象， 容易出现人为因素导致的会计信息失真问题。

（二）系统运行风险

借助计算机技术处理会计信息工作时， 容易出现信息丢失、 泄露等问题。这主要是由于电算化系统在网络环境下运行， 会受到网络病毒的攻击， 也会由于硬件设备问题出现系统故障， 导致文件损坏、 数据丢失。除此之外， 员工的技术操作能力不达标， 也会引发系统运行风险， 增加信息安全管理的难度， 这是企业在新时期下进行会计内控工作时要关注的重点。

（三）信息披露问题

企业在会计电算化下落实基础的内部控制任务， 应关注会计数据信息披露环节存在的实际问题。根据工作方式、 内容的变化， 完善相应的管理机制， 以此推动工作的有序开展。目前， 部分企业财会信息披露不全面， 程序不符合规范， 审计报告中涉及披露的内容较少， 导致内部控制工作无法与外部管理工作有效衔接。这主要是由于企业没有充分了解会计电算化的特点， 没有将相关理念及技术方法融入会计管理工作中， 也没有结合内控管理体系， 使得会计内控工作出现信息传递不及时、 不全面等问题。

四、 提升企业会计电算化下内控工作水平的方法

（一）完善企业内部组织结构

企業投入资金引进会计电算化系统后， 应在使用过程中摸索经验， 找出提升会计内控工作质量的有效方法。首先， 领导层要在管理工作中认识到会计内控工作的重要性， 并让员工正确理解自身所在岗位与企业发展之间的关系。其次， 企业要通过应用先进技术开展集中化的会计信息处理工作， 因而要完善内部的组织结构， 做好岗位工作的职责划分及任务分配工作。除了要构建扁平化的管理结构外， 还要为各部门建立联系。最后， 从会计部门的组织结构建设角度出发， 根据会计电算化技术的特点， 设置对应的岗位。一般， 企业都会分设基础会计岗位和电算化工作岗位， 通过明确的分工管理， 规范化地开展会计内控工作。

（二）提升系统的安全防御等级

针对电算化系统常见的安全风险问题， 应优化内控策略， 提升内控水平， 找到提高系统安全防御等级的方法。这项工作可以分为三个步骤进行： 第一， 定期进行系统病毒查杀， 检查软件系统是否存在安全防御漏洞。必要时， 引进先进的安全防御技术及软件， 保障会计信息的传输、 存储安全。防火墙、 杀毒软件等在目前的计算机系统中都比较常见。企业还可根据工作需求采取供销码核对、 特征识别等方式， 提升计算机的安全防御能力。第二， 要关注系统的硬件设备质量问题， 选择与系统配套的硬件装置， 并定期开展硬件的保养和维护工作。第三， 应做好对人员行为的管理， 避免由于人为因素出现信息丢失、 被篡改等方面的问题。企业要根据网络安全管理规定， 完善内部管理机制， 约束员工的操作行为。应明确规定员工因自身问题而引发会计信息安全风险会受到何种惩罚， 以提高员工的重视度。此外， 在电算化系统中设置不同员工的操作权限， 最大限度地保障系统的安全运行。

（三）健全会计内控管理结构体系

要从会计管理工作的角度实现内部控制， 应积极健全管理结构体系。管理工作会根据项目经营流程来设置， 要进行预算管理、 采购管理、 资金收支管理， 还要在整个工作过程中有序地完成人力资源管理。企业要分清内控工作的主次关系， 安排管理部门与会计部门共同参与管理。关键要在会计电算化系统中做好授权与分权工作， 如果企业的经营规模较大， 工作涉及的业务范围较广， 在构建管理体系工作时， 可通过适当授权和分权， 保证各岗位人员之间相互监督、 相互制约。要在统一遵循基础管理制度的前提下， 完成各项会计信息的处理工作， 从而取得良好的内部控制效果。

（四）优化相应的内控管理制度

新时期下， 很多企业都会在内部控制工作中应用管理会计工具。绩效管理法就是应用频率较高的一种方法， 其特点是为员工合理分配工作任务， 并管控员工的工作质量及效率。制度建设工作应以平等为前提， 让员工自觉服从管理规定。一方面， 会计人员应针对会计信息的纸质资料和电子版资料， 做好收集、 存储及管理工作， 建立专用档案。会计人员与管理人员应共同商议如何优化相关制度， 以增强员工的责任心为主要目标， 建立责任管理机制； 另一方面， 会计人员要从预算、 执行、 核算等角度严格遵循管理制度的具体要求， 保障会计信息得到及时传递。

（五）提升人才的电算化技术水平

企业在会计电算化背景下优化内部控制体系时， 要着重提升会计人员的技术操作能力， 并端正其工作态度。企业会面向社会定期招聘新人， 并提出相应的要求， 如遵守企业的管理规定， 具备专业的会计学知识和计算机操作能力， 只有这样， 才能满足企业开展会计电算化系统建设工作的需求， 为会计处理工作提供便利的渠道， 助力企业稳步发展。与此同时， 企业还要定期根据市场经济管理制度的更新情况对人才进行考核， 要考察会计人员的实际工作能力， 安排适合员工的岗位， 做好对会计部门的岗位分工管理工作。同时， 应结合岗位的用人需求， 为会计人员提供学习与交流的机会， 员工自身也要不断反思优缺点， 积极提升工作能力。 很多企业会在内部设置竞争机制， 营造良好的工作氛围， 以提高会计电算化工作的准确性和安全性。

（六）业务工作流程的标准化设计

在会计电算化技术推广、 应用的过程中， 要开展全面化、 细节化的内部控制工作， 需要先规范业务工作流程， 对流程体系进行标准化的设计工作， 将各项工作任务有效衔接， 避免出现重复性工作而增加人力资源成本， 拖延工作进度。企业在开展经济管理工作时， 会要求工作人员保留票据凭证， 并将凭证的原件存档并上传系统， 进行工作信息的录入和分类整理。其间， 要求保留会计人员的审批痕迹， 确保在正规流程下使用资金和资产， 最大限度地保障安全。在财务系统中应用信息技术开展业务流程设计工作时， 应先确定企业都有哪些业务类型， 对存在风险问题的业务模块进行更正和删除， 避免在计算机自动处理工作信息时出现错误， 引发风险。另外， 要备份整个业务流程产生的数据， 还要在业务完成后及时制作报表， 统计经济收支数据， 并在此基础上进行工作总结。

五、 其他推进会计电算化下内控工作进程的有效方法

（一）使用“互联网+会计”技术

大数据时代下， 科技信息技术水平不断提升， 企业在日常工作中产生的数据信息也有所增加。为了科学完成会计内控工作， 合理管控资金成本， 推动企业的良性、 健康发展， 企业必须开展会计电算化建设， 在工作中融入现代化理念及技术方法。这要求企业遵循依法管理的理念， 确保计算机系统中数据信息的真实性、 准确性。同时， 应尝试通过计算机技术与外部市场建立联系， 结合市场外部监督工作的相关要求， 完善会计内控体系， 提升内控管理水平， 跟上时代发展的步伐。企业应用“互联网+”技术， 为员工建立联络平台， 实现信息共享， 便于分享会计信息处理经验， 达到普及会计电算化应用的目标。

（二）适时调整管理工作内容

实现会计电算化后， 基础数据信息都由计算机自动处理。企业必须结合实际情况， 对会计电算化内部控制工作的相关内容进行及时有效的调整。例如： 应修改内部审查机制， 优化工作方案， 做好对会计信息输入、 输出、 修改等工作的全面管控。这项工作要依靠管理会计来完成， 相关人员应具备管理学知识， 用全面发展的眼光看待问题。此外， 在依靠计算机系统开展数据存储工作时， 使用硬盘来保存信息， 并由专人负责管理。在具体修改工作内容时， 应结合企业会计电算化的发展情况、 时代背景下技术的更新及优化情况， 找到工作的着力点。

六、 结语

企业在会计电算化背景下开展内部控制工作， 应完善内部组织结构， 这是保障会计信息数据及时传递的关键。同时， 应提升计算机系统的安全防御等级， 保障信息的存储和传输安全。企业应健全内控管理体系， 并结合相关管理制度优化内控机制， 为规范化开展会计信息处理工作提供必要保障。同时， 应注意分析电算化技术的操作难易度， 选拔高水平人才， 以分工合作的方式开展现代化会计内控工作。除此之外， 企业还要根据业务的基本工作流程， 优化系统结构体系， 着重完善系統功能。

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