内控视角下完善行政单位预算管理的思考

秦丽

摘要： 行政单位作为公共服务的重要组成部分， 其预算管理不仅关系着财政资源的有效利用， 更牵涉到公共利益的最大化。在这一背景下， 内控作为一种保障管理层决策正确性、 保护公共财产和提高组织效率的关键手段， 为完善行政单位预算管理提供了有力支持。内控视角下的预算管理注重建立健全内部控制体系， 通过强调内部环境、 流程监控、 信息技术应用等方面的全面规划， 提高预算编制的精确性及执行效率， 降低潜在的欺诈风险， 这不仅使得预算管理更加符合公共利益导向， 也为行政单位在面临经济不确定性和财政压力的挑战中提供了更为可靠的应对策略。本文通过深入分析内控视角下行政单位预算管理的关键问题， 探讨内控原则在预算管理中的具体应用， 强调内部控制体系建设、 信息技术的应用、 内控培训与沟通等方面的重要性。

关键词： 内部控制； 行政单位； 预算管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240530

在当代社会， 行政单位作为公共服务和资源分配的主体， 其财务管理特别是预算管理， 一直是社会和政府关注的焦点。随着社会的发展和变革， 传统的预算管理方式已经难以适应复杂多变的管理环境， 尤其是预算管理一体化系统的推行， 使得预算管理更加强化预算为民的理念， 强调预算支出的责任和效率， 关注预算资金的产出和结果。因此， 如何通过创新管理模式， 提高预算编制和执行的效率， 降低潜在的财务风险， 成为当前行政单位财务管理亟待解决的问题之一。

一、 内控原则在预算管理中的应用

（一）管理层对内控的重视和组织文化

1.管理层对内部控制的重视

内控环境强调管理层对内控的重视。管理层在行政单位扮演着决策和领导的角色， 其对内控的重视程度直接影响着内部控制的有效性。高度重视内控的管理层通过制定明确的内部控制政策、 建立健全内部控制框架等方式， 为内控的实施提供指导和支持。在预算管理中， 管理层的积极参与不仅表现在对财务数据的审查和验证上， 更表现在对预算编制和执行过程的监督上， 从而确保整个预算体系的透明度和合规性。同时， 管理层的重视不仅是一种形式上的支持， 更是内控环境构建的核心动力， 为内控体系的落地提供了关键的推动力。内控环境则体现了组织文化的影响力。组织文化是单位内部行为和价值观的集合， 对内控活动具有深远的影响。一种积极的、 强调内部控制的组织文化， 可促使员工自觉遵循内控规定， 形成内控的自我纠正机制。这意味着， 员工更容易理解并认同预算的重要性， 自觉遵循预算编制的规程， 进而提高数据的准确性和可靠性。

2.内部控制对组织文化的塑造

积极的组织文化也会对内控意识的培养产生积极影响， 使得内控不再是简单的程序执行， 而成为组织文化的一部分， 深深植根于每位成员的行为中。单位应建立和传递正确的内控理念， 明确内控对预算管理的战略价值， 制定和推行明确的内部控制政策和流程， 确保内控要求得到有效的贯彻执行， 强化对内控环境的监督和评估， 通过内部审计等手段不断完善和优化内控体系， 通过培训和沟通等方式， 促使成员形成积极的内控文化， 使内控环境得以稳固和不断发展。

（二）确保信息准确、 完整、 及时

确保信息的准确性是内控在预算编制阶段的首要任务。准确的信息是预算编制的基石， 而任何数据的偏差都会对预算的真实性产生负面影响。内控通过设立专门的财务审核机制， 对涉及预算编制的各项数据详细审查和验证， 包括对历史数据的回顾、 对相关指标的核实以及对各项费用和收入的详细核对。单位采用现代技术手段， 如数据挖掘和人工智能算法， 对数据进行更为深入的分析， 及时发现潜在的异常情况， 保障数据的精确性。

内控需要确保信息的完整性。在预算编制阶段， 信息的完整性意味着所有相关的数据和信息都需要被全面地考虑， 以避免预算中的遗漏和失误。内控机制可以通过建立清晰的数据收集和整合流程， 确保所有数据都被及时、 完整地汇总和整理。借助信息系统和数据库技术， 实现对数据的集成管理， 避免数据分散存储导致的信息不完整。

及时性是内控在预算编制阶段的另一个核心关注点。及时的信息对于管理层做出正确的决策至关重要。内控机制通过设定明确的时间节点和流程， 强调及时提交和审查各项预算数据的重要性。采用自动化工具和实时监控系统， 可及时捕捉异常和延误， 确保整个预算编制过程不受外部因素的干扰， 提高信息的时效性。

（三）监测预算执行情况， 实现资源的有效利用

内控在预算执行阶段发挥着关键作用。为了实现预算执行的透明度和合规性， 内控需要建立有效的监测机制， 通过预算管理一體化系统， 管理层可实时掌握预算执行的最新情况， 设立监控指标和警戒线， 以及独立的内部审计机构， 以便及时发现并解决问题， 并加强对各项决策和支出的监督。此外， 内控还强调成本控制和效益评估， 单位应设定成本控制目标， 制定支出规范， 进行成本效益分析， 确保每笔预算支出都能为组织目标作出贡献。同时， 应建立绩效评估体系， 以最大化地利用资源。风险管理也是内控的重要环节， 通过风险识别和评估体系， 应对各种潜在风险， 保障单位的平稳运行。内控还注重信息共享和沟通， 可打破“信息孤岛”， 提高管理效率， 实现组织内外的协同， 确保预算执行更好地服务于行政单位的职能， 最终实现社会效益的提升。

二、 行政单位预算管理内部控制体系建设

（一）明确预算管理的内控目标

1.明确财务稳健性

内部控制目标需要明确财务稳健性， 包括确保预算编制过程中财务数据的准确性、 真实性和合规性。在这个层面， 内部控制机制设定目标， 如完善数据审核和验证机制， 加强对财务报表的审计， 确保预算数据来源可靠、 准确， 为管理层提供真实的财务基础， 保障财务报告的可信性， 这同时也有助于预防潜在的财务欺诈和错误， 维护单位的财务稳健性。

2.关注合规性

内部控制目标还需要关注合规性。预算编制和执行过程中， 应遵循相关法规、 政策和规范性文件。内部控制机制应设定合规性目标， 明确各个预算环节需要遵循的法规和政策， 建立合规性检查和审计机制， 通过建立内部控制流程、 培训员工对合规性要求的认知、 定期开展内部审计等方式来实现。强调合规性有助于避免法律和道德风险， 可确保组织运作在法律和伦理的框架内。

3.提高资源运用的有效性

内部控制目标还包括资源的有效运用。行政单位需要确保预算编制和执行的过程中， 有限的资源得到最大程度的利用。在这个层面上， 内部控制机制可以设定目标， 如： 建立成本控制机制、 设定资源利用效益评估指标、 确保资源调配的透明和公正等， 确保“无预算不开支、 有预算不超支”。同时， 要考核预算的偏离度， 每年对照决算数据复盘预算执行情况， 提出优化、 改进预算管理的举措， 形成PDCA循环， 从而更好地保障在实施预算过程中， 资源得到合理配置和充分利用。

内部控制目标还应关注预算的组织协调和沟通反馈。预算编制过程中， 通过座谈会、 协调会等形式强化沟通， 确保各职能部门对预算编制形成准确的认识， 提高预算编制的科学性。在预算执行过程中， 可实行季度财务分析， 对预算执行情况全面汇报， 保证预算执行—控制—反馈流程的充分执行， 不断提高预算编制水平， 减少预算指标偏离度， 使预算更贴合单位的实际情况。

（二）建立符合行政单位需求的内部控制标准

1.完善内部控制标准

内部控制标准的制定对于行政单位预算管理的有效实施至关重要， 这涉及建立一套系统、 完善、 符合实际需要的内部控制标准， 以确保预算管理的合规性、 透明度、 有效性和风险管理。内部控制标准建立在行政单位特殊需求的基础上， 不同的单位面临着各自的财务、 管理环境， 因此， 制定内部控制标准时， 需要综合考虑单位自身的情况， 要求内部控制标准的制定应深入了解和分析单位的组织结构、 财务流程、 法规遵循等方面， 确保标准的灵活性和实用性， 通过对内部环境的深入了解， 量身定制一套更贴合实际的内部控制标准， 使其更具指导性和操作性。

2.注重整体性和全面性

内部控制标准的制定需要注重整体性和全面性。预算管理是一个涉及多个环节的复杂过程， 内部控制标准应全面涵盖预算编制、 执行、 监控、 反馈等各个阶段， 确保在整个预算管理过程中都有明确的内部控制指引。标准的全面性有助于单位全面了解预算管理的风险点和控制要点， 在制定和执行预算的过程中有序、 有计划地开展。内部控制标准需要具有可度量性和可衡量性， 这意味着， 标准的设定应有具体的指标和衡量方法， 以便能够对内部控制的执行情况实时监控和评估。例如： 设定预算编制阶段的标准， 包括数据验证的准确率、 合规性审查的完成时间等具体指标， 而在预算执行阶段， 设定成本控制的标准， 包括各项支出的占比、 执行情况的及时反馈等可度量的标准。行政单位还应定期进行内部控制效果的评估， 及时调整和改进标准， 确保与实际业务相匹配。

3.应用信息技术

内部控制标准的制定还需要关注信息技术的应用。随着科技的不断发展， 信息技术在预算管理中的应用越来越重要。因此， 内部控制标准的制定要适应信息技术的发展趋势， 建立与信息系统相适应的内部控制机制， 包括数据安全性、 信息共享的可行性、 自动化审计工具的有效性等， 以确保信息技术在预算管理中发挥积极作用， 避免引入新的风险。同时， 内部控制标准的制定还要强调可持续性。内部控制标准不是一成不变的， 它需要根据单位的变化和外部环境的演变而不断调整和更新， 因此， 标准的制定应具有灵活性， 能够随时适应新的法规要求、 组织结构调整、 财务制度变化等因素， 以保持其持续有效。

（三）规范化、 流程化的预算管理流程

1.明确预算管理步骤

内部控制流程的设计应始于预算编制阶段。应于每年四季度启动下一年度的预算工作， 按照“二上而下”程序进行编制， 即自上而下、 自下而上、 上下结合、 分级编制。这一阶段的关键是确保数据的准确性和合规性。为实现这一目标， 预算编制流程应被细分为明确的步骤， 包括数据收集、 数据审核、 数据验证、 财务模型构建等环节。各职能部门应根据下一年度的工作计划及发展规划， 编制本部门的预算草案， 每个步骤都应设定具体的职责和审批权限， 以避免信息的失实和失控。同时， 应制定清晰的内部控制标准， 明确每个步骤的具体操作规程， 以确保财务数据的可靠性和合规性。

2.注重合规性审查

流程设计应注重合规性审查。在预算编制阶段， 合规性审查是确保预算符合法规和政策要求的关键步骤。内部控制流程的设计需要包括合规性审查的具体程序和标准， 确保预算编制过程中的每一步都符合法定要求， 通过设立专门的合规性审查岗位、 建立内部审计机构、 定期培训等方式实现。在预算执行阶段， 内部控制流程的设计应强调成本控制和效益评估。应设定明确的成本控制目标， 规范各项支出的批准和执行流程， 确保每一笔支出都经过审慎的评估和授权。同时， 应设定效益评估标准， 建立对预算执行效果的监测机制， 以及时发现和纠正不符合预期的情况， 可通过建立审批流程、 设定支出预算上限、 制定绩效评估体系等手段实现。

3.提高信息技术的应用水平

内部控制流程的设计需要充分考虑信息技术的应用。信息技术在预算管理中的应用越来越广泛， 因此， 流程设计应充分结合信息系统的特点， 确保信息的安全性、 准确性和及时性， 通过建立信息系统的访问权限、 设定数据加密机制、 定期进行系统安全检查等方式实现。在整个流程设计中， 应强调流程的连贯性和协同性。预算管理是一个涉及多个环节和部门的综合过程， 因此， 内部控制流程的设计应注重各环节之间的协同配合， 包括建立信息共享机制、 设定跨部门的沟通渠道、 明确职责和权限分配等， 以确保整个预算管理流程的有序進行。流程设计需要强调内部控制流程的监测和反馈机制。内部控制流程应设定明确的监测指标， 建立定期内部审计机制， 对预算管理过程进行监控和评估。同时， 应设定反馈机制， 及时收集和处理与内部控制流程相关的问题和建议， 以不断改进和完善流程。

三、 结语

内控作为一种保障组织运作有效性、 财务报告准确性和合规性的管理手段， 近年来在企业和公共组织中逐渐受到重视。然而， 在行政单位预算管理中， 内控的应用相对滞后， 相关研究较为有限。因此， 有必要从内控的视角深入研究预算管理， 探讨如何借鉴内控原则， 构建更为科学有效的预算管理体系。当前， 全球范围内的经济不确定性给行政单位的财务管理带来了新的挑战。因此， 行政单位需要更为灵活、 透明和风险可控的预算管理方式， 以更好地适应多变的外部环境。

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