建筑施工企业材料采购内部控制研究

俞慧丽

摘要： 随着社会经济的发展， 人们对住房环境的需求不断提高， 建筑工程施工企业也如同雨后春笋般发展起来， 呈现出一片欣欣向荣的繁荣景象， 但也加剧了企业间的竞争。在建筑工程施工企业中， 材料采购是重要工作， 加强材料采购内部控制， 可有效控制项目的采购成本， 提高建筑工程质量， 并降低采购风险。因此， 本文就建筑施工企业材料采购内部控制展开讨论， 希望给材料采购人员提供一定的借鉴。

关键词： 建筑施工； 企业； 材料采购； 内部控制

DOI：10.12433/zgkjtz.20240536

当前， 内部控制是企业管理内部经济活动的重要手段， 其主要目的是维持正常的运营活动。建筑行业是我国的支柱产业之一， 要想实现更好的发展， 必须加强材料采购内部控制。但是， 建筑施工企业材料内部控制现状并不理想， 存在内部管理制度不完善、 缺乏有效的风险评估机制等问题， 制约了企业的发展。所以， 加强建筑施工企业材料采购内部控制十分必要。

一、 建筑施工企业材料采购内部控制概述

材料采购内部控制是指建筑施工企业根据实际的施工需求以及日常运营特点， 确定具体的采购流程， 并采取有针对性的措施和方法对采购全过程进行监督控制。企业材料采购内部控制涉及方方面面， 如采购申请书、 物业协议、 付款凭证等。

采购周期、 生产周期以及销售周期之间相互联系、 相互制约， 对企业的运行有重要影响。对于生产企业来说， 要想在激烈的市场竞争中占有一定的份额， 产生丰厚的利润， 就要压低原材料的价格。而作为流通企业， 要想获得更高的经济回报， 就要购买适销对路的产品。建筑施工企业对材料的要求很高， 不仅要求达到国家的质量标准， 还要控制成本。因此， 企业要加强内部控制工作， 尽可能保障施工材料的质量安全， 同时降低生產经营成本。

二、 建筑施工企业材料采购内部控制的重要性

（一）有效控制项目的采购成本

加强材料采购内部控制是建筑企业发展的基石。施工中需要使用大量的建筑材料， 这对于企业是一项不小的成本。企业开始意识到内部控制的重要性， 通过对材料采购过程进行控制， 减少在材料采购方面不合理的支出。

（二）提高建筑工程质量

建筑工程质量是社会最关心的问题， 它直接关系到人们的健康安全。而施工企业加强材料采购内部控制， 则能够避免很多风险因素， 比如： 可以避免部分采购人员和材料生产企业之间存在谋取私利、 损害企业利益的行为， 保障材料的安全， 从而提高建筑工程质量。

（三）降低采购风险

企业在材料采购中存在很多潜在的风险， 如： 编制预算计划风险、 选择和管理供应商风险、 合同的形成和管理中的风险等， 如果风险得不到有效的预防和控制， 将会阻碍企业的发展。而加强材料采购内部控制， 能够避免材料采购工作中的众多安全隐患， 有效化解风险， 促进企业的可持续发展。

三、 建筑施工企业材料采购内部控制现状

（一）材料采购内部管理制度不完善

完善的内部管理制度能够保障材料采购工作的有序进行， 但调查显示， 目前我国部分建筑施工企业内部管理制度并不完善， 增加了企业的安全隐患。比如： 部分企业认为材料采购主要由采购部门负责， 造成其他部门参与不及时或不到位， 导致材料采购与其他工作环节脱节。此外， 如果材料采购内部管理制度不完善， 采购人员也会缺乏工作依据， 使得实际工作中的采购细节难以落实。

（二）材料采购内部控制环境薄弱

一方面， 企业管理层对材料采购内部控制工作缺乏重视。企业要想发挥内部控制的重要作用， 管理层就要以身作则， 亲身示范， 提高对内部控制的重视程度， 但部分企业管理层忽视了材料采购中的风险， 使材料采购内部控制工作并不理想； 另一方面， 人力管理工作不完善。企业在进行岗位人员招聘的过程中存在任人唯亲的现象， 对采购人员的筛选不严格， 采购人员的专业素质和能力普遍较低。

（三）缺乏有效的风险评估机制

如果企业缺乏对风险的评估， 将会给发展造成巨大的阻碍。相关的调查显示， 我国部分建筑施工企业缺乏有效的风险评估机制， 主要表现在以下几个方面： 首先， 风险评估体系尚未建立。企业的风险评估与管理都是由管理层依靠工作经验和主观观念判断， 这种人为的判断方式很容易增加采购风险。其次， 风险应对措施不完善。采购风险具有突发性， 需要企业加强风险应对， 但部分企业在风险应对措施方面不完善， 增加了风险的发生率。最后， 企业完善风险预警机制。企业在材料采购过程中必须要有前瞻意识， 提前建立风险预警机制， 但目前这一机制尚未完善， 需要引起建筑施工企业的关注。

（四）材料采购合同不规范

在确定采购材料前， 企业要与供应商签订材料采购合同， 材料采购合同是规范材料的重要保障， 也是维护双方权益的基础， 但部分企业的材料采购合同不规范， 比如： 对于小型的材料未签订材料采购合同， 直接采用口头约定的形式， 这在无形中增加了风险。又如： 部分材料采购合同内容存在模糊性， 表述不清楚， 尤其是在双方的责任和义务履行内容上表述不完善， 很容易使企业与供应商之间产生矛盾。

（五）采购信息与沟通渠道不畅

企业需要了解施工工作对不同材料的需求， 这就要求相关人员要及时上报材料的使用情况等信息， 但由于当前上报机制不完善， 工作人员不能及时上报， 导致采购部门无法获取更加真实的数据信息， 增加了采购风险， 造成材料浪费的现象。此外， 外部信息沟通渠道单一。采购部门只有在材料不充足的情况下才会主动与供应商联系， 供应商为维护自身利益， 出现故意隐瞒材料质量等问题。

四、 优化建筑施工企业材料采购内部控制的措施

（一）加强建材采购信息的内外部传递

加强建材采购信息的内部与外部传递， 促使企业朝着可持续的方向发展。为此， 要做好以下几项工作： 首先， 完善内部上报机制， 规范采购部门及各个部门信息的上报流程， 要求各部门配合采购部门， 及时上报采购信息， 以促进信息的传递。其次， 拓展采购信息的传递渠道。除了采用电话沟通外， 还可以采用电子邮件及传真的方式， 尽可能丰富采购信息渠道， 避免单一的信息传递方式给企业带来风险。最后， 企业各个部门要加强合作， 配合采购部门工作， 积极与采购部门沟通， 实现对材料采购的内部控制。

（二）建立健全采购监督机制

随着建筑行业的发展， 市场竞争十分激烈， 企业要想占据一席之地， 必须建立健全采购监督机制， 确保材料采购内部控制能够有序开展。首先， 建立一支专业化的监督团队， 专门负责材料采购内部控制的监督工作， 同时， 为保障监督团队充分发挥作用， 企业赋予监督团队一定的权力， 使其能够在材料采购内部控制、 监督中不受其他部门的制约。其次， 进一步优化采购监督机制。部分企业已经建立了采购监督机制， 但随着社会的发展， 原有的采购监督机制存在一定弊端， 已经不适应当前的需求。为此， 相关人员要进一步优化采购监督机制， 进一步发挥采购监督机制的监督作用。最后， 企业要完善采购监督问责制度。对检查中发现的问题落实整改不到位、 不彻底的， 涉嫌严重违规违纪甚至违法的问题， 要上报上级纪委， 并按照违规生产经营责任制办法及处分条例进行严肃的追责问责。

（三）加强材料的进场验收管理

材料质量会影响建筑工程的施工质量， 加强材料的进场验收管理十分重要。首先， 加强对进场材料的审核， 要求供应商必须提供材料的相关资料和证明， 加强对材料的采购管理， 从源头上控制建筑材料质量。其次， 规范现场取样送检标准， 及时送检采购材料， 确保用于建筑工程施工的材料达到质量标准要求。如： 水泥物理性能试验中取样频率为同一水泥厂、 同期出厂、 同一出厂编号及同强度水泥（散装≤500吨/批、 袋装≤200吨/批）。混凝土配合比试验中的取样方法为随机抽取砂浆配合比所需材料， 数量按不同试验室要求确定。最后， 在材料采购合同中要明确合同双方的责任和义务， 一旦发现材料出现质量问题， 要立即停止与供应商的合作。材料进场验收管理是影响企业材料采购的重要环节， 企业必须加强对材料进场验收管理的重视程度， 避免建筑材料不达标。

（四）加强对内部控制环境的完善

首先， 企业要转变管理层的思想观念， 促使其加强对材料采购内部控制的重视程度， 加强对材料采购内部控制工作管理， 从而营造重视材料采购内部控制的环境和氛围。其次， 要建立健全绩效考核机制， 明确绩效考核指标， 优化绩效考核内容， 对材料采购人员进行绩效考核， 对表现优异的采购人员给予一定的物质和精神奖励， 对表现不良的采购人员给予惩罚， 这样对材料采购内部控制工作起到一定的制約作用， 促进企业的健康发展。最后， 加强对材料采购内部控制的宣传工作， 运用现代化信息技术和传播渠道， 宣传材料采购内部控制的重要性， 在潜移默化中转变人们对内部控制的观念， 提高对工作的重视程度， 更好地落实采购内部控制工作， 进一步提升材料采购的水平。

（五）提高采购人员的能力与素质

采购人员的专业素质和能力是影响企业的关键， 为此， 要加强培训力度。

首先， 定期组织专题讲座， 围绕“材料采购内部控制”展开， 要求企业加强材料计划管理， 推进部门间的联动， 贴合项目商务策划、 目标成本、 进度计划、 招标计划等工作， 满足项目的日常需要。同时， 要求采购人员提高材料的日常管理水平， 保证资料及时、 数据准确、 台账齐全， 监督审核收发存及盘点工作到位， 并向采购人员渗透材料采购内部控制的知识， 提升材料采购风险控制水平。

其次， 企业要找准切入点， 进行全面把控。采购人员对材料采购内部控制产生的影响是多方面的， 企业要从采购人员入手， 对整个材料采购过程进行全方位控制， 进一步规范企业的采购行为， 提升材料采购的质量。

再次， 企业要做好采购人员的招聘工作。在具体工作中， 拓展人才招聘渠道， 采用线上线下相结合的方式， 从社会和高校中招聘现代化采购人员， 为采购人员队伍注入新鲜血液， 提升采购内部控制水平。

最后， 材料采购人员还要树立终身学习的意识， 利用工作之余通过多种途径学习材料采购的相关知识， 不断提升自身的专业能力和素质。人才是企业发展的关键， 建筑施工企业的发展更离不开采购人才的支持， 为此， 要加强对采购人员能力和素质的培训力度， 进一步优化材料采购工作， 使材料的质量更有保障。

五、 结语

综上所述， 材料是影响企业施工质量和水平的重要因素， 加强材料采购内部控制能够改善现状， 有效控制项目采购成本， 提高工程质量， 降低采购风险。但是， 企业材料采购内部控制工作中还存在一定的问题， 因此， 必须采取必要措施， 比如： 完善内部控制环境， 提高采购人员的能力与素质等， 促使材料采购内部控制工作有条不紊地开展。相信在不久的将来， 建筑施工企业的材料采购内部控制工作将会朝着更加专业化、 全面化的方向发展。

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