农业科研单位乡村振兴档案管理工作研究

赵丽娜，周璟宇

（1.辽宁省农业科学院，辽宁沈阳 110000；2.辽宁大学，辽宁沈阳 110136）

0 引言

乡村振兴战略是实现“两个一百年”奋斗目标和中华民族伟大复兴中国梦的必由之路，而农业科研单位则是引导推动农业技术创新，促进农业可持续发展的重要力量。服务乡村振兴战略是档案工作主动融入国家发展大局、为社会贡献专业力量的必然要求，也是对长期以来档案工作服务新农村建设的总结升华[1]。

1 农业科研单位乡村振兴档案的类型

在实施乡村振兴战略的大背景下，农业科研机构在科技助力乡村振兴、科技扶贫、院地共建、科企合作等领域，为乡村振兴做出了突出贡献。在实现乡村振兴战略的实践中，形成了文书档案、科技档案、科研档案、会计档案等多种多样的档案类型，其中，文书档案占据了较大的比例。

1.1 文书档案

文书档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在开展管理活动中所保存的具有一定价值的文件资料[2]。文书档案来源广泛，种类繁多，农业科研单位保存的乡村振兴档案，主要有上级来文、制度规范、合同协议、报告申请、驻村档案等。

上级来文如国家政策法规、省委省政府下发的文件，就某规划、政策、管理办法等的征求意见函，专项行动工作方案等。制度规范既包括上级下发的相关文件，也包括农业科研机构根据工作实际制定的规范或管理办法，如《科技帮扶管理工作办法》《种质资源管理办法》等。合同协议包括标识授权使用合同，科企合作合同，政府合作协议，科技共建协议、品种转让协议等。报告申请包括阶段性乡村振兴工作总结报告、脱贫攻坚工作报告、服务基层申报书等。驻村档案主要是指驻村第一书记形成的相关材料，如帮扶工作计划、工作汇报、驻村日记、走访材料、调研材料、民主评议组织考核材料、表彰材料、采访报道材料等。

此外，乡村振兴文书档案还包括部分党务文件，比如“党建搭台，科技唱戏”，党支部与村镇企业联学联建材料，基层党组织与帮扶地区开展党建活动形成的文件材料。还有在科研工作中出版的乡村振兴相关书籍，都属于文书档案。

1.2 科研档案

农业科研档案相较于文书档案，专业性更强。农业科研档案的资料收集贯穿于整个科研项目实施的全过程，既包括前期的项目构建及申报，也包括中期的研究实验和总结鉴定，还包括后期的成果转化推广和报奖。农业科研项目文件整理要遵循文件生命周期理论及科研课题文件的形成规律，一般按照准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、推广应用阶段、成果申报奖励阶段等五个阶段进行整理、组卷[3]。

农业科研机构在乡村振兴中形成的科研项目材料，科技帮扶工作队，选派科技副职、专家，科技特派团等形成的科研项目材料，都属于科研档案。

1.3 会计档案

会计档案以会计凭证、报表、财务报告等为主。乡村振兴会计档案包括经费决算，各种报销材料，如发放技术手册、种子或肥料等农业生产资料产生的报销材料，驻村干部报销材料、补助补贴发放材料等等。

1.4 人事档案

人事档案记录了一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等，是个人身份、资历等方面的重要资料，有着十分重要的凭证、依据和参考作用。因此，驻村干部晋升评优材料、人员调整材料、岗位轮换调整材料，都要严格按照人事档案的管理规范，及时归档、妥善保存。

1.5 基建档案

基建档案是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和改建、维修活动中形成的档案[4]。基建档案案卷主要由基建文件、监理资料、施工资料、竣工图四部分构成。

在农业科研机构的技术支持下，结合地区实际，很多村镇都形成具有自身特色的产业基地或旅游景区。或者在政府、乡镇、科研机构的共同努力下，建立起科技示范村、示范区、示范基地，种质资源库，乡村振兴展览馆等，在建设过程中，形成的审批材料、招投标材料、验收材料、建筑图纸等，都是应规范保存的基建档案。

1.6 影音档案

音像档案主要指通过声音或影像记录的档案资料。音像档案包括照片、影片、录音带、录像带等。

其中照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录[5]。专家现场指导、集中培训的照片，给农民发放农业生产资料的照片，科技共建签约现场的照片等，都真实、生动地反映了当时的具体情形，是乡村振兴战略的一个缩影，具有十分重要的意义。

与静态的照片档案相对，还有动态的影音图像，如电视台等媒体采访的视频，以及网络直播形式的培训视频、售卖农村特产的视频档案，都能更加生动地再现乡村振兴工作的点点滴滴。

1.7 专利档案

专利档案，是指专利管理机关和专利申请人在专利申请、审批过程中直接形成的，记录和反映专利内容、形式以及专利人权益的各种载体的记录[6]。主要包括有关专利申请方面的材料、专利申请审批过程中形成的文件、实施保护专利权过程中形成的文件。

农业科研单位在与市地合作、科企共建、助农脱贫的过程中，形成的专利申请材料、审批材料、专利证书，品种检测报告等，凝结了农业科研工作者的辛勤汗水和智慧结晶，要十分注重知识产权保护，对于专利档案的管理要严格、规范、保密。

1.8 实物档案

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映农业科研单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品。如在脱贫攻坚、乡村振兴中，个人或集体获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等，相关机构比如乡村振兴办公室的印章等。

1.9 其他档案

除了以上各类档案，农业科研机构还会承办一些活动，比如农业发展论坛，乡村振兴创意大赛等，在活动筹备、开展、总结的过程中，形成的策划书、宣传材料、活动影像、参与者名单、统计数据、活动反馈报告等，可以遵循完整齐全的原则，进行规范化的整理和保管。

2 农业科研单位乡村振兴档案管理中存在的问题

农业科研机构中存有的乡村振兴档案分布广，数量大，目前在管理上仍不规范，存在一些问题。

2.1 制度不健全，管理方式粗放

目前，为了使档案工作更好地服务乡村振兴战略，国家层面做了很多的努力和尝试，如国家层面印发的《村级档案管理办法》《精准扶贫档案管理办法》等，约束和规范乡村档案管理，但还没有以农业科研机构为对象的专门的档案法规，地方也几乎没有出台相应规范，使得乡村振兴档案的归档范围并不明确，档案零散分布存放于文书档案、科研档案、会计档案等各类型档案中，没有形成规范完整的体系。

2.2 档案意识淡薄，收集不完整

农业科研工作者主要精力都在科学研究上，往往并不重视档案工作。移交档案时，出于自身使用方便、担心专利知识泄露等原因，常常不归档或者延迟归档，甚至在档案工作人员再三催促下仍不能将各环节档案全部移交，使得档案收集不齐全不完整。还有一些工作或科研项目存在部门交叉，在归档时互相推诿，导致完整的档案被分割[7]，收集上来的档案，也往往会有缺失，在档案工作人员的提醒下，有时可以补齐，有时却因为档案形成人员保管不善等原因，致使档案缺失，归档材料并不完整。

2.3 专业知识欠缺，档案工作不顺畅

档案是一门专业性很强的学科，但基层档案工作基本是由农业科研人员兼任，他们往往缺乏专业的档案知识，使得形成的档案材料不规范，管理不科学。而档案工作人员，由于自身专业和经历的限制，也缺乏一定的农业专业知识，再加上部门之间缺乏沟通，就造成了“懂农业的不懂档案，懂档案的不懂农业”的局面，使得乡村振兴档案在收集、整理、归档、利用中存在脱节的现象。

2.4 纸质档案管理为主，信息化程度低

随着科学技术的发展，档案工作已逐渐从纸质管理向数字管理转变。但受到地区发展水平、经费等条件的限制，乡村振兴档案仍以纸质档案管理为主，有条件的地区也只是处于较低级的“数字化”阶段，即将纸质资料扫描后存入档案管理系统或硬盘中，同时建立相对应的电子目录，未对信息资源进行收集、整理、统计和分析。这种较为低级的信息化管理方式，只能满足简单的查询利用，档案价值并没有得到充分开发。从长远来看，乡村振兴战略作为国家富强、民族伟大复兴目标的重要一环，目前的信息化程度仍然不够。

2.5 使用频率较低，档案利用不充分

农业科研机构中的乡村振兴档案，目前主要是“存起来”，或者偶尔查询借阅，在利用方式上仍然比较单一。对档案资料的开发、宣传仍有不足。这些档案并没有“活起来”，档案价值没有得到充分发挥，还有很大的开发空间。

3 对农业科研单位乡村振兴档案管理工作的几点建议

3.1 加强顶层设计，形成制度规范

一方面，根据新修订的《档案法》，参照《村级档案管理办法》《精准扶贫档案管理办法》的要求，建立起符合地域和自身实际的乡村振兴档案管理机制，比如档案管理制度、档案保密制度、档案借阅制度、档案销毁制度等，使得档案在收集、整理、立卷、利用、销毁等各个环节都有据可依。另一方面，健全乡村振兴档案工作监督考核机制和利用服务机制，明确乡村振兴档案的分类、归档范围、工作流程等的同时，完成好档案的监督和利用工作。

农业科研单位的档案工作要“三纳入”，档案工作人员要坚持“四参加”“四同步”[8]，熟练掌握各项档案管理制度，并能够因地制宜地应用于实践，推动乡村振兴档案管理工作有序开展。

3.2 强化协调机制，做好前端控制

档案部门与业务部门要多沟通，确保通力协作。同时强化档案业务指导，扎实打牢基础，加强宣传培训，多方位、多形式、实地实时精准指导乡村振兴档案的整理归档工作，保证档案收集齐全、整理规范，提高乡村振兴档案的质量。档案工作人员要不断深化档案专业知识，同时系统学习相关的农业知识，熟练掌握档案管理中应具备的数字化信息化知识，根据实际情况，发挥专业优势，找准切入点，不断探索档案管理新模式，推动乡村振兴档案不断走向科学化、规范化。

3.3 加强宣传工作，提高站位

档案工作的价值具有隐藏性，很少能提供直接的经济价值，但是档案工作的有序开展，能够为乡村振兴工作提供坚实的材料基础。规范的乡村振兴档案能够为领导决策、规范制定、项目申报验收、成果报奖、审计清查、土地利用、工程改建、职称工资调整等提供依据和凭据，具有不可替代的重要作用。为了保障乡村振兴档案管理工作的顺利开展，十分重要的一点就是要转变相关人员的观念，加强其对乡村振兴档案重要性、档案收集整理工作规范性的认识。农业科研机构应通过多种多样的宣传方式，促使农业科研工作者、档案工作者、档案利用者等相关人员提高站位，重视档案工作的开展。比如，开办讲座、悬挂张贴宣传资料、播放宣传视频、开办档案实绩展览，还可以利用网络连线、现场直播等方式，为档案利用者答疑解惑，促使人们重视档案、了解档案工作、知晓档案工作的重要性，进而推动乡村振兴档案工作的顺利进行。

3.4 加强档案信息化，筑牢体系建设之基

国家和地方应在乡村振兴档案信息化建设上给予更多的支持，完善人员配备和库房设备等保障措施，利用物联网、移动互联网、农业大数据、AI、VR、AR等先进技术，推动档案信息化，建立乡村振兴专题档案库、数字档案馆等。档案工作者应加强档案收集，不断丰富库存资源，同时要注重对乡村振兴档案的安全管理。强化计算机网络档案管理系统的监控力度，提高档案信息安全与网络安全意识，并及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙与防病毒软件实施全天候自动升级，注重档案上传、下载的安全等级，设置访问权限等[9]。平时要做好档案数字化备份，并定期进行抽检，一旦发现档案载体或数据有异常，应及时处理更新，提高档案管理质量，保证乡村振兴档案的科学化、规范化管理，建立起乡村振兴档案的制度体系、资源体系、服务体系、安全体系，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，建立起以信息化为核心的现代化档案管理模式，推动数字乡村全面建设。

3.5 强化档案利用，为乡村振兴助力

档案工作者应以满足农业科研工作者等相关人员的利用需求为目标，充分释放档案价值，在确保档案实体安全和信息安全的基础上，开放档案资源利用，有效平衡保护与开发，将档案工作服务乡村振兴战略落到实处。在档案利用中，化被动为主动。比如主动了解科研工作者的利用需求；如有定期查借阅档案的需要，提前做好相关准备工作；协调建立便于异地利用、24 h利用的档案查阅系统等。同时，利用丰富的库存资源，在符合知识产权保护要求的前提下，开展档案编研，弘扬社会主义核心价值观，把乡村振兴档案资源转化为惠及群众的生活资源和工作资源。

农业科研机构的档案管理部门应主动融入乡村振兴战略，肩负起为党管档、为国守史、为民服务的职责和使命，找准档案工作服务乡村振兴发展战略的切入点和着力点，使档案工作赋能乡村振兴，跑出乡村振兴的加速度。