高等职业院校档案信息化建设的研究与思考

许德斌

摘要： 计算机技术和网络技术在档案工作中的应用日趋广泛，随着信息化社会进程的不断加快，以及高等职业教育事业的迅猛发展，档案信息化建设已成为高职院校档案工作的当务之急。本文通过对高职院校档案信息化建设内涵、重要性及存在问题与制约因素的探讨，提出了加快高职院校档案信息化建设的相关措施。

关键词： 高等职业院校档案管理信息化建设

随着信息技术不断创新并广泛应用于社会的各个领域，信息化已成为全球经济社会发展的显著特征。信息化的触角亦延伸到高等职业院校档案事业中，引起了档案工作的深层次变革：档案管理模式已由过去注重利用纸质文件为特征的传统服务模式向网络化、数字化服务模式转变；校园信息化建设的发展产生大量的电子文件，新兴电子文件的归档和管理问题为档案工作带来了新的挑战。高等职业院校如何有效地管理与利用电子文档，以数字化形式存储与利用，实现教育资源共享，为高等职业院校教育事业服务，已成为高等职业院校档案工作的当务之急。

1.高等职业院校档案信息化建设的内涵

高等职业院校档案信息化建设是指在档案管理活动中应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理并利用这些资源为用户提供服务，是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体数字化信息为主要形式向学校和社会提供服务重心的转变过程。也就是说以档案网络建设为基础，以档案信息资源为核心，把文字、图纸、声像、实物等档案信息存储在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端实现档案信息资源的有效利用和共享，为用户提供便捷、生动、丰富的档案信息服务。

2.高等职业院校档案信息化建设的重要性

2.1高等职业院校档案信息化建设是档案管理发展的必要手段。

高等职业院校档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分，是高等职业院校档案事业适应时代和社会发展的需要，是发展新时期档案业务工作，提高档案信息服务水平的必然选择。它是以用户需求为导向，以校园网络为平台，以各种载体档案数字化和电子文件管理为工作重点，以促进高等职业院校档案事业科学发展和实现档案信息资源共享为目标的系统工程。

2.2高等职业院校档案信息化建设是优化档案管理模式的必由之路。

随着数字化校园的建设与实施，档案管理软件可以实现网上归档，将处理完毕的文件材料上传到档案管理网络中，档案工作人员在网络中进行检查验收即可，电子档案的系统化管理，能够从文件的产生、运转、归档到利用进行全过程控制，实现了档案管理模式的优化。

2.3高等职业院校档案信息化建设是实现档案信息资源共享的根本条件。

高等职业院校档案信息化建设就是利用计算机信息技术和网络环境获取、处理、传输、应用档案资源，达到合理配置、科学管理，实现资源共享，逐步实现高等职业院校档案资源数字化、信息服务网络化，是高等职业院校档案走出封闭、走向社会的重要途径。

2.4高等职业院校档案信息化建设是提高档案工作效率的有力保证。

随着档案信息化建设的实施，办公自动化系统及档案网络管理软件的运用，实现了网上移交档案、网上归档、网上查档，这就使得档案收集、归档、查阅工作变得更为简便、快捷，档案部门工作人员也能腾出更多的时间用于档案资料的整理、数据统计、档案编研等，既提高了工作效率，又避免了档案因实体借阅而造成的磨损和毁坏。

3.高等职业院校档案信息化建设的现状分析

近年来，我国高等职业教育得到了迅猛发展，学校数量快速增长，办学规模迅速扩大，办学路子不断拓宽，高等职业教育已成为我国高等教育的重要组成部分。作为高等职业院校基础工作之一的档案工作也正发生着深刻的变化，逐步从传统的手工管理方式向现化化管理方式转变，从长期的封闭型、半封闭型向开放型转变。但由于高等职业院校不少是由过去的中等专业学校升格而成的，多数高等职业院校档案室规模小、投入少、基础设施差，各种转变还处于初步尝试阶段，档案信息化程度偏低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，在档案信息化建设中还存在较多问题。

3.1思想观念滞后，档案信息化意识较为薄弱。

档案信息化对高等职业院校档案工作的挑战不是对技术和设备的挑战，而是对人的观念，具体到高等职业院校档案工作而言，是对高等院校档案管理理念的挑战。也就是说，人要有档案管理的创新理念，这种理念不仅要与高等职业院校教学服务相适应，而且要与信息化时代的需要相适应。目前，高等职业院校档案自身的管理还存在观念陈旧，习惯于传统的手工档案管理模式和方法，缺乏档案信息化建设的创新观念，导致了档案信息化建设整体发展水平落后于信息社会发展的需要，影响了高等职业院校档案事业的健康发展。

3.2缺乏档案信息化建设的标准和制度。

档案管理标准化是档案管理现代化和信息化的一项重要环节。档案信息化建设工作已引起国家有关部门的重视和关注，当前，关于档案信息化标准方面，虽然有《计算机病毒防治的办法》、《电子文件归档及管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等，但没有一个统一的档案信息化建设标准，各高等职业院校应该根据国家相关标准，结合自身实际情况，积极制定适合本校档案信息化建设的标准和制度。

3.3档案管理队伍结构不合理，信息技术人员不足。

在档案信息化建设工作中能真正较快地投入信息化工作中去的复合型人才较少，尤其缺乏专职信息技术人员。档案信息化建设需求专门负责处理、分析、研究相关档案信息，维护网络环境创建的计算机软硬件人员及数据库信息维护人员等，在实际档案管理工作中，大多高等职业院校仅是负责存储档案的管理人员，专门负责档案信息管理的人员少，有的甚至是兼职人员。一些档案管理人员没有接受过档案信息化建设的专业教育，缺少专业理论知识和基本技能，普遍缺乏必要的信息素养和开发档案信息的能力、缺乏信息化技术运用的能力等，这直接制约着档案信息电子化建设进程。有的档案管理人员虽然有丰富的管理经验，却缺少计算机网络应用能力，而有的档案管理人员虽有较强的计算机网络应用能力，却对档案管理的一些经验与方法掌握较少，这又制约了信息化建设的速度与水平。

3.4馆（室）藏档案信息数字化步伐进展缓慢。

把馆（室）藏档案的纸质档案变为数字化的档案是当前高等职业院校档案信息化建设的一项基础性工作。把高等职业院校几十年形成的纸质档案进行数字化，使其成为光盘、磁盘、硬盘存储的信息，建立起一套档案全文数据库，是一件非常困难的事情，需要大量的人力、财力、物力等。目前，各个高等职业院校这方面工作进展缓慢，投入不够。

3.5开发利用的方式和技术手段落后。

不少高等职业院校已对综合档案室档案实行计算机管理，初步实现了档案目录级的自动化管理，为档案信息化建设打下了良好的基础。但是，由于当前电子文件的保密、保真技术尚未成熟和一些高等职业院校档案室技术力量比较薄弱等原因，档案信息仍为单机管理，不能联网，档案信息化建设相对滞后，提供档案利用的方式大部分还以手工操作为主，计算机操作为辅，这种档案目录网络管理与档案信息网络化管理、共享信息资源的要求还有较大的差距。

4.加快高等职业院校档案信息化建设的相关措施

高等职业院校档案管理信息化建设的情况远不能适应档案管理信息化的需要。尤其对于一些合并升格的高等职业院校来说，要想适应形势发展，使档案工作在学校工作中真正发挥积极的作用，就必须走信息化的道路，实现跨越式的发展。从思想认识、队伍结构、软硬件设备等方面提供必要的条件，推进档案管理的信息化建设。

4.1加强组织领导，增强档案信息化意识。

学校对档案工作要予以高度重视，认识到档案信息化建设的重要性，依法加强档案工作，将档案工作列入学校的发展规划，摆上议事日程，加大对档案工作人力、财力的投入，满足档案信息化建设所需经费，为档案部门提供良好的工作条件，支持档案部门的建设和发展。由于档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性档案工作，所以须转变观念，改变传统的“重藏轻用”档案管理思想，改变“你求我供”的被动服务方式，改变机械的手工管理方法，树立档案信息化管理意识，不断探索高等职业院校档案管理的新思路、新途径，主动适应高等职业院校档案信息化发展的需要。

4.2完善档案信息标准化、规范化体系。

高职院校档案信息化建设中的重要工作之一，就是制定档案信息化管理的标准和规范。应遵循有关规定和档案著录技术标准，制定出符合实际的具体办法和措施，包括：高职院校电子文件信息采集、管理、储存格式标准和执行细则等；电子文件归档、整理、公布、利用的格式和工作规范；电子文件保管、储存及安全利用制度，等等。利用相关的标准和办法来指导、规范学校档案信息化建设、运行、管理和维护工作，使学校的档案信息化建设朝着规范化、标准化和制度化的方向发展。

4.3加强档案管理队伍建设，提高档案人员素质。

档案工作者是档案管理的主体，具备极强的业务素质和相关能力是搞好档案管理工作的关键。为了适应档案信息化建设的需要，必须加强档案管理部门的人才储备，积极引进既精通档案管理专业又精通计算机的复合型人才。随着档案信息化建设的发展，档案工作的重点必然向更深层次的信息领域进展，实现数据存储海量化、信息搜索精准化、查档操作最简化、安全服务无间断化，没有相关领域人才是不行的。另外，要对现有档案工作者进行针对性的培训，如加强计算机、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训，更新其知识结构。尤其是要不断更新其专业技能知识和档案的现代化管理意识，而且要有预见性地培训档案工作方面具有前瞻性的新知识，这样档案管理人员的知识和能力才能适应档案事业飞速发展的客观需要。

4.4加快馆（室）藏档案资源的数字化建设进程。

数字化的档案资源是档案信息化建设的基础。加快档案信息资源数字化建设，一是完成馆（室）藏档案目录的计算机录入，由案卷级向文件级过渡，建立和完善计算机检索系统，实现馆（室）藏档案全部机检。二是有计划、分步骤地对馆（室）藏档案进行数字化加工和处理，逐步推进全文数据库和多媒体数据的建设，实现档案全文信息查询。三是规范电子文件的归档工作，加强对电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，确保有价值的电子文件及时、完整地归档。四是注重档案管理工作与办公自动化的同步发展，实行纸质文件与电子文件文档一体化管理，进一步扩大网上归档功能，提高归档工作效率。五是积极创造条件，建立校园内的现行文件目录中心。

4.5建立档案信息网站，实现网络信息资源共享。

档案的真正价值在于利用，档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。随着信息技术、网络技术和数字化技术的飞速发展，网络环境为各高等职业院校档案摆脱自我封闭、走向社会，建立起高等职业院校档案信息服务的新模式作出了巨大贡献。高等职业院校应加强档案网站建设，利用校园网建立档案信息网站，实行新信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询服务，为学生、教职员工进行定向、定题的交互信息咨询，拓展档案馆（室）的服务功能，提高档案服务质量。

4.6强化档案信息的安全防范。

档案实行信息化管理具有快捷、优质、高效的特点，但也存在安全问题。一方面，采用必要的技术手段加以防范。当前各种技术防范手段不断推出，升级更新，包括加密技术、签署技术、防写措施、网络监控技术和访问权限控制技术等，都是有效的手段，应该充分综合运用，提高安全性。另一方面，通过建立完善的安全管理制度加以防范。档案管理部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节消除信息失真的隐患。

4.7重视档案的编研工作。

高等职业院校档案馆（室）是学校各项工作管理的信息中心，档案工作人员是这些信息的管理员，不仅管理档案实体，还要管理这些档案实体反映的各种信息。通过对这些信息进行深入细致的分析、整理、加工，从更深层次研究档案材料中所包含的一些实质问题，对学校各项工作管理，发挥参谋与助手作用，这是档案管理部门拓宽工作思路的新举措。档案馆（室）要充分利用馆（室）藏档案编写校史、学校历年大事记，编写有较高价值并且有爱国、爱校教育意义的专题史等，做好档案信息的开发再利用。

5.结语

总之，档案工作是高等职业院校工作的一个重要环节，它反映和记录了学校教学、科研、行政管理及学校建设、发展的历史过程，是学校发展历史的缩影和真实写照。因此，高等职业院校在档案信息化建设中，必须顺应时代发展的潮流，结合自身的实际情况，从多方面入手，改变传统的档案管理理念，树立创新的观念，加大资金投入，加强档案管理队伍的建设，优化档案整体系统的各个结构，使档案信息化建设稳步、高效地推进。

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基金项目：安徽省高等学校档案工作协会基金研究项目（项目编号：2011gr15）。