OA 办公系统在高校管理工作中应用探究

马鑫

（毕节医学高等专科学校，贵州 毕节 551700）

OA 办公系统是充分结合计算机PC 端、管理学、自动化、网络工程等学科的一门自动化办公应用技术，从上世纪80 年代以来得到发展和推广。办公自动化从开始的政府主导设计到市场化推广，越来越多的互联网科技公司投入到OA 办公系统开发之中，现在OA 办公的应用已普及到各个领域，如机关事业单位、企业等等。成熟健全的OA 办公系统能够使工作变得高效便捷，尤其是在公文流转、请假、物资采购申请、会议室申请等审批事项过程中让经办人少跑路，提高行政执行力。根据高校个性化管理制度设计工作流，有效地避免了工作中的失误。利用现代网络技术实现线上办公，使用OA 终端进行异地协同办公，让工作效率显著提高，依托现在智能手机开发App 应用，完全实现移动办公，能随时随地处理工作，及时推送待办任务信息，让工作不出现遗漏。通过这些信息化的手段，最终使高校的行政办公更加规范化、网络化、自动化。[1]

下面结合毕节医学高等专科学校OA 办公平台建设实际过程，梳理OA 平台建设的条件、使用、维护及完善的经验实践。

一、OA 办公平台的建设过程

（一）顶层统筹，搭建基础平台

要实施OA 协同办公，首先要选择一个稳定的、可二次开发的支撑平台，通过在不同高校的走访调研，最终我校选择了北京高速波软件有限公司开发的心通达OA 系统，该系统采用主流Web 框架SSM，根据学校管理制度提供个性化二次开发，跨平台性强，能够实现与教师管理平台、教务管理平台的数据互通，具有消耗系统资源小的特点。OA 系统上线后全校教职工实现协同办公、公文流转、工作流、文件柜管理、会议室管理、考勤管理、议题申请、公告通知等功能，实现手机端、电脑端登录办公，充分满足无纸化移动办公，完成学校管理审批流程的线上设计全覆盖，为学校智慧校园建设打下坚实基础，让学校信息化建设迈上新台阶。2019 年5 月学校针对OA 协同办公平台建设作出总体部署，校领导在职工大会上要求学校领导干部带头使用OA 办公，学校党政办下发通知全面实行无纸化办公，全校有一个月的使用过渡期。过渡期内学校组织了全校性的OA 平台使用培训，制定下发OA 办公操作手册，学校领导带头学习OA 办公操作流程，将OA 办公系统的推行使用纳入年终目标考核。全校OA 办公的顺利推行，离不开学校领导推行无纸化办公的决心和对信息化建设的高度重视。

（二）目标明确，提出基本需求

首先明确高校日常管理与政府机关有着个性化差异，而通常情况下公司提供的OA 平台框架模板只适用于其他单位，这就要求学校根据内部管理制度作出个性化开发，让管理制度流程化、信息化。OA 系统主要包含公告通知、日程安排、通讯录、事务提醒、文件柜、流程中心、资源管理等模块，其中最常用的有请假审批、物资采购申请、公告通知、公文处理、出差派车单等功能模块，这些模块对提高工作效率有极大的推动作用，尤其是经办人不知道审批流程多跑冤枉路，经办部门拿到的审批单经常出现错漏，改变了以前一张表格到处签字的工作习惯。学校根据工作需要在PC 办公端应用设置了个人事务、流程中心、行政办公、知识管理、资源管理五大模块，而真正体现学校管理水平和管理制度的应用在流程中心，包含有新建工作、我的工作、工作委托，新建工作根据教职工不同分工设置有工作流。

审批事项电子化，表单及流程设计。学校各职能部门根据分管的领域和管理权限配合工程师设计流程图及表单，如学校职工请假流程化（图1），根据请假时间长短设计审批流程，考勤管理制度流程化最后汇总到行政科。类似设计还应用于出差派车单、请假申请、用印申请、物资采购申请、党委会议题申请等17 个应用审批流程，使常见审批手续流程化、无纸化。学校现教中心为OA 系统运行提供技术支持和使用培训，框架搭建完成后公司安排专人到校开展培训。

图1 教职工请假流程图

实现电子签章，让流程审批电子化完全代替纸质方式。“公文处理签”是OA 办公系统的一个重要功能。文件的流转处理最后将会形成文书档案，按照传统公文流转方式，处理签上需要留下领导的签名，经过与公司的沟通协调，通过加载电子签章插件实现电子签章功能，让流转审批满足文书档案要求。收集全校教职工签名制作电子签章推广到17 个应用审批流程，让OA 办公更真实、便捷，充分实现无纸化自动办公。

（三）系统完善，设置合理的辅助功能

随着平台试用的推进，在主界面增设了工作日志、通讯簿、个人文件柜等个人事务模块。

设置公共文件柜。学校相关职能部门分类上传了学校制度、工作方案、计划总结、填报表格、职称评聘等公共文件，使全体OA 用户方便快捷地找到所需公共文件。

优化设计公告通知管理。各职能部门负责人均有权发布公告通知，公告通知内容可以事务提醒的方式定向推送给具体人员，发布者可以随时掌握阅览情况。

会议管理。会议管理是办公自动化系统的又一重要辅助功能，随着学校会议室的不断增加，传统的会议室安排不能满足学校会议室管理需求，增加会议室管理辅助功能，大大提高了效率，申请人在第一时间就能通过系统查看到学校各个会议室的使用情况，再根据自己的需求去申请适合自己的时间和地点安排会议，待审批通过后就可以完成会议申请流程。[2]

完善“组织沟通”。通过“组织”页面能及时查找联系人，如对方在线能够开始即时通话和传输文件，能够清楚看见对方联系电话，能够随时编辑个人信息，具有动态电话簿功能。

二、功能优化，满足个性化需求全覆盖

经过一个月的试用期，逐步发现使用过程中出现与实际管理制度有偏差的流程走向。比如学校公文流转中“公文处理”中有些文件不是单一走向，有些上级非涉密文件需要所有领导知悉，此时增加了学校公文“阅件处理签”，学校领导能查阅文件并签署个人意见，秘书科发起人能及时掌握文件查阅情况。又如“物资采购”流程优化，根据学校物资采购管理要求有的物品采购申请需要分管财务领导把关审签，不同种类物资采购归属不同部门，如一般办公用品由后勤科负责采购，信息化设备由现教中心采购，这就要求对流程走向进行优化完善（图2）。

图2 采购申请流程

步骤说明：发起人提交申请；部门领导推送分管领导；分管领导决定是否推送分管财务领导（或是返回发起人）；发起人选择采购部门；采购部门返回发起人；发起人确认采购信息（需回复信息）。

OA 系统的高效性体现在个性化的二次开发，不能依赖通用模板，要在使用中不断完善。如红头文件发文签、一般教师调课请假申请、加班误餐补贴申请等流程的优化设计，流程设计优化让管理制度充分信息化，满足学校个性化管理的方方面面。

三、部门协同，推动OA 办公全面实施

为了加快推动0A 办公系统的使用，学校党政办及时下发通知，减少教职工利用QQ、微信等其他新媒体通讯软件传输文件、事务安排的信息传递次数，要求教职工每天登陆OA 系统。现教中心制定OA 办公系统操作指南，组织教职工开展操作培训，指定专人负责技术指导，解决试用过程中的各种问题，保障系统正常运行。

学校将OA 办公的使用纳入年终目标考核，职能部门发布文件能从“查阅情况”及时掌握各部门的OA 使用情况。所有工作流程均有提醒办理功能，发起人随时掌握流转节点、时间、领导签处意见等，每一个节点被完整保存，能够对部门事务办理有督促、量化作用，推动各部门及时查阅处理文件和开展事务办理。

全校各部门根据分管需要及时增加、完善工作流，让全校职工感受到OA办公的便利性，如试用期后实验中心增加了“实验耗材采购申请”“实验耗材使用申请”等。当教职工把OA 办公使用当成一种工作习惯，真正感受到无纸化办公的优越性，OA 办公的建设推广变被动为主动，全校OA办公建设就会不断改进、日趋完善。

总的来看，OA 办公系统的推广使用提升了学校管理水平，让管理工作变得高效、便捷，无纸化办公的实现减少了办公成本。但在实际应用过程中需要不断再开发、改进工作流程，平台维护需要及时得到保障，这样才能保证OA 系统长期稳定地服务于学校行政管理工作。[3]上述仅以毕节医学高等专科学校OA 办公系统前期推广为例，希望学校各职能部门根据管理需要提出意见和建议，让OA 系统建设更符合国家对高校数字化建设的要求，推动学校管理服务信息化水平与时俱进。