积极探索建立“棋盘式”管理模式 为航标工作保驾护航

◆杨 青/ 文

随着改革的不断深入、经济的发展和航标业务格局的不断调整，对管理工作的规范化、科学化、综合化要求越来越高。很多工作牵一发而动全身，综合解决的难度不断加大，给管理造成越来越大的压力。为此，上海航标处与时俱进，积极适应新时代航标业务发展的新要求，在工作中大胆创新，在航标领域率先提出并建立、运行四体系一体化融合发展的新型航标管理体系。经过半年多的运行，各项工作已经初见成效，并以此为抓手，进一步探索体系运行过程中的“棋盘式”管理模式。现就该管理模式进行一些概括、探讨，希望能起到抛砖引玉的作用。

1 .棋盘式管理的提出和运行效果

2020年初，上海航标处在已有的ISO 9001质量与ISO 27001信息安全两个管理体系的基础上，新增ISO 14001环境和ISO 45001职业健康安全两个体系，并将其与前者深度融合，最终建立起一套精简而高效的一体化管理体系。截至目前，该套管理体系是航标领域内第一部正式颁布实施的体系文件。它以3个层面（战略过程、关键过程、支持过程）为构建基础、9个模块（战略和计划、过程管理、人力资源管理、助航服务、应急管理、航标养护、风险与安全管理、计划与财务、装备管理）为结构框架、3个层次（程序、作业、记录）为实施主体，即3-9-3的布局形式，共由27个程序文件、108个作业文件、298个记录文件构成，覆盖质量、环境、职业健康和信息安全，并从当年7月1日开始试运行。体系的运行，极大促进了航标管理工作的操作流程程序化、管理模式规范化和工作效果显著化。

如何用体系指导日常工作？航标处对此进行了实践和探索，提出“棋盘式”管理模式，即将航海保障的全部业务工作通过棋盘的方式展现出来。按照棋盘的布局，每个工作事项均可逐个分解明确到具体部门、具体岗位去负责处理。星光不负赶路人，该套管理模式实施后，参与该模式的管理者乐行其事，具体经办人也能按照棋盘布局有条不紊地有序处理，使各项工作驶入快捷高效的轨道，全年工作任务目标均全面完成，管理工作取得了显著的成效。

2 .棋盘式管理的内容和运行规则

“棋盘”式管理直观地将航标工作分类别、分层次地展现在“棋盘”之中，让管理者快速对工作的分布、重要程度、层级、流程等了如指掌，为工作的有序开展提供了快捷通道。

“棋盘”是管理模式的基础。模仿“棋盘”的式样大致分为9个区域（即9个航标管理模块），将所有体系内的程序文件、作业文件、记录文件作为棋盘的“格”（我们有27个程序文件P、108个作业文件I、298个记录文件R。为了方便设置了27个P格，用蓝色表示；108个I格，用黄色表示；298个R格，用红色表示）。棋盘格组成了棋盘，棋盘格是棋子的载体，可概括反映各程序文件、作业文件和记录文件的空间分布、组合、联系和动态变化。

“棋子”是管理模式的核心，即具体某项工作。将某一项具体工作，制作成“棋子”，按照其所属业务模块和执行层级，摆放到其对应的“棋盘”图形中，可以直观地看到该工作的具体位置。这些行走在“棋盘格”上的一枚枚小棋子，从它入格一直到出格，在棋盘上留下的痕迹像一根线一样，穿起各部门、各岗位之间的工作。诸多小棋子的痕迹路线相互交叉，又形成一个“蜂巢”。这些忙碌而不打结的走线，从另一个角度反映出体系运行的高效畅通。

“规则”，即“棋盘”的动态操作程序。首先，是棋子的产生和入格。将需要完成的单项工作任务进行定性，即它属于哪个航标管理模块，然后用相应的颜色对棋子进行标识，即它属于该模块下哪个层级文件下的哪个具体文件，将其放入到发生P、I或R对应的棋盘格子里。棋子放入棋盘，表示“游戏”开始，游戏程序启动。其次，是棋子的运行轨迹，棋子按照单个体系文件内所规定的各项活动的要求、控制标准及记录方式行进，遇到文件与文件间的接口和衔接，通过索引，跳到相应的其他文件中，继续穿行，直至出格。最后是奖惩，按体系文件要求完成的工作，在各类考核中获取积分。累计起来，作为年度奖惩依据。

以计划内工程项目建设为例。这个项目就是一颗即将入格的小棋子，将其放至计划与财务模块下的计划项目管理办法下，根据该办法的相关规定一步一步执行下去。如果小棋子在行进过程中遇到接口，如关于采购的内容，小棋子可以跳动至《上海航标处采购管理程序》中去；如遇到关于如何确定采购对象的问题，可根据索引跳至《合格供应方管理规定》中去；如遇到关于合同签署问题，可根据索引跳至《上海航标处合同管理办法》中去；如遇到项目进行结算/决算审计问题，可根据索引跳至《上海航标处内部审计工作规定》。项目竣工验收完毕，形成固定资产待入账时，小棋子又可以跳至《上海航标处固定资产管理程序》中去。最终，这枚棋子跳到《上海航标处档案管理办法》中，完成出格。显然，小棋子在棋盘中所显示的这种有条不紊的行动轨迹，是基于体系文件所制定的一套明晰的工作规范和运行准则基础之上的。

3 .棋盘式管理的保障

“棋盘”只是将一个个具体的工作任务用形如棋盘的方式表现出来，更实质性的工作则需要借助提升体系文件质量、完善工作机制等来形成动态互动，使棋盘及时准确地反映工作任务的完成情况，确保棋盘管理正常运行。

提升体系文件质量：2020年是上海航标处对体系文件变动较大的一年。首先是新增环境和职业健康两个体系文件，其次是与已有的质量和信息安全体系进行四体系融合，任务重、时间紧。从年初开始，通过开展体系宣传会，组织各部门在四体系融合的背景下修改完善各部门的体系文件，期间多次召开会审会议和体系建设推进会，加强各部门之间对文件修编的交流；试运行期间，又对体系文件的部分内容进行了多次修订，将与实践磨合获取的经验融入到体系文件的完善上；在内审、管理评审期间，对内审及管理评审中发现的问题及时组织各部门进行整改落实，并验证整改效果，完善体系文件。10月3～4号和16～20日通过中国船级社质量认证公司对管理体系文件设计及执行的全过程严格审核。

完善工作机制：完善相应的体系工作机制，注重全员参与体系建设和维护的氛围培养，注重各级管理人员的重视，注重内审员知识能力水平的培训，注重结合内审和管理评审及外审的要求及时修订文件，注重各级人员坚持小棋子在棋盘上严格按照体系文件要求穿行。

4 .棋盘式管理的体会

体系文件建好后，接下来是更为关键的如何高效快速地进行运行体系文件指导工作，对此我们探索了“棋盘式”管理模式。实践证明，运行半年以来，这套明晰的工作规范和运行规则不仅便利快捷，使各部门的各项活动做到“有章可依”，而且使大家可以在规则框架下工作且有所收获。

第一，可实现具体工作的高效处理。将各种航标日常管理工作进行分类分级，使管理者对具体工作的办事流程了如指掌，使各个模块下的P、I、R三级文件各司其职，充分发挥出体系文件的整体效果。

第二，可实现具体工作的及时处理。“棋盘式”管理模式有着清晰的工作思路和具体操作规程，并通过定期更新，将新信息及时反映到体系文件中，反映到棋盘中。即使某个岗位因特殊原因暂时出现工作交接空隙，也不妨碍该项工作持续、有效、及时进行。

第三，可实现具体工作的程序化处理。“棋盘式”管理模式，将繁杂的工作简化成图像，通过可视化的“棋盘”运作，可以让每一项工作通过轨迹在“棋盘”中凸显出来，并相应地传递出该项工作的责任部门和责任人，给问题解决提供了便利条件。

第四，可实现具体工作的查漏补缺。“棋盘式”管理模式，可以发现即将准备入格的一枚枚小棋子，在棋盘中是否有确定的位置，来确保那些因各种原因被忽视、忽略、遗漏的小格子有了着落，实现航标管理工作的无缝管理。

第五，可实现具体工作的关口前移。“棋盘式”管理模式中的每个小棋子不仅代表一个个具体的工作任务，而且更能表达航标管理的工作状态。各个小棋子运行起来，虽然呈现出蜂巢网状，但忙中有序。每一项工作任务的处理流程在未执行前就摆在桌面上，可以从整体把控各类风险，防患于未然。