社保会计档案电子化应用与实践

○淄博市社会保险事业中心 张忠奎

到目前为止，我国社保基金业务系统尚未准确记录参保人员的缴费信息，常常需要查看老旧会计档案才能兑现参保人员的退休待遇。社保会计档案记录了参保人员的缴费、发放、变更事项，直接影响到参保人员的退休待遇核算。为确保参保人员的切身利益，提高会计人员工作效率，社保会计档案电子化建设势在必行。会计档案电子化建设是将会计管理系统与会计档案系统纳入一体化电子管理系统。2018年以前的社保管理分别由企业社保、机关事业社保和居民养老管理，各机构会计信息系统差异迥然。2018年以后三类管理机构实现撤并，社保会计档案电子化由会计电算化软件负责。本文将讨论2018年及以前的会计档案建立单独的会计电子档案信息管理系统这部分内容。

一、社保会计档案电子化建设内容

2020年修订的《中华人民共和国档案法》第三十七条规定：“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。建设中的社保会计档案信息系统直接依托于省集中业务平台和各单位电子档案信息管理系统[1]，将该系统直接嵌入运行环境，将实现前台人员直接调阅，推进参保人经办业务少跑腿、不见面审批等事项有效落实，为参保人提供了更优质的服务。会计电子档案平台系统技术架构严格按照三层技术架构划分，符合人力资源和社会保障部信息化系统技术架构规范。其技术架构如图1所示。

图1 某地方市会计电子档案平台构建框架

1.数据存储层

会计电子档案管理系统与一般管理信息系统的主要区别体现在两个方面，一是不同种类档案结构化信息需求差别较大；二是电子档案系统需存储大量的档案影像资料[2]。因此，会计档案系统设计专门的配置数据，用于档案结构化信息的可变性支持，且配置数据和档案结构化索引信息采用关系型数据库存储。本文在现有政府云资源中的关系型数据库中单独建立一个实例，用于管理会计档案的检索信息；针对海量影像数据采用文件大数据存储模式，以适应建设过程中不断增长的档案影像信息。同时为了充分利用资源，会计电子档案扫描生成的存储图片和档案资料都将存储在现有政府云的MongoDB非关系型数据库中。

2.基础服务层

会计电子档案系统的基础服务层是信息系统及会计档案业务的基础服务。基本配置服务提供了组织机构、档案数据模板等配置；根据配置提供对会计档案信息的加解密服务；根据设置对信息进行压缩服务；根据流程配置进行流程实例的流转计算工作；根据配置进行相应的功能和数据权限的分配工作。

3.界面展示层

界面展示层是档案管理系统同档案管理人员直接交互的一种方式，是档案信息化的直观体现。界面分两种形式，一种为纯BS界面，一种为嵌入专用控件界面。客户端作为档案管理信息系统的界面展示，是档案管理系统同档案管理人员直接交互的方式，是档案信息化的直观体现。日常档案管理操作采用浏览器客户端方式，部分操作涉及频繁的界面操控，如档案影像化管理将采用控件方式。这些控件一般都嵌入到业务系统中，根据权限设置，实现前台经办人员的数据调用。

二、会计档案的数据加工和应用

1.扫描会计账簿及会计凭证

对会计凭证和账簿进行扫描，在最大限度保证档案安全、完整的情况下，尽量不拆分，用专业高拍仪拍摄，图片采用jpg格式存储，质量应该大于300 ppi，A4幅面大小的凭证和账户图片应不小于300～500 K，在放大100%的情况下，字体要清晰，没有毛边和锯齿现象。为了方便后期管理和应用，在数据挂接时，每个凭证的所有图片合成一个PDF，账簿数据挂接要根据实际情况采用图片或者PDF。

2.对会计档案进行数字化应用

扫描完成的凭证图片并不能完全有效的服务于社保业务，应该将档案中的人员信息一一摘录，包括单位编号、单位名称、社会保障号和姓名等，生成检索信息，存储于检索数据库中，以便后期应用。印刷体的凭证档案可以使用OCR技术进行识别，以提高工作效率。

3.建立检索数据库

根据账套、时间、会计科目以及凭证编号等会计因素建立检索数据库，并与档案图片一一对应。将会计分录的摘要等信息注入关系型数据库以备后期应用。凭证数字化信息建立单独的数据表存储，同时建立数据与档案图片对应关系，如果是PDF需要明确指明所在的PDF页数，为保证浏览速度，还要控制PDF文件大小，以不大于50 M为宜，多余的部分进行PDF分割后再上传存储。

4.建立会计电子档案管理制度

为保障会计电子档案管理信息系统的顺利运行和安全完整，应建立相应的管理制度，明确各部门在系统中的管理和使用权限，确保会计电子档案信息安全与持续运行。同时，建立可行的存储备份方案，确保数据安全[3]。

5.建立业务系统的协同作业机制

业务系统应根据权限的设置，通过接口插件的方式访问会计电子档案系统，以提高前台服务的最大效率，提升服务水平和质量。

三、结论

社保会计档案有其独特性，建立简洁高效的会计电子档案信息系统是提高会计工作效率、确保基金安全完整、切实保障群众利益的重要工作。建议国家有关部门出台会计档案电子化的建设标准，规范会计电子档案建设的数据元素，以利于系统后期的持续建设和开发。