高校电子档案单套制管理研究

张巍筠

（北华航天工业学院 河北 廊坊 065000）

0 引言

随着现代信息技术的迅猛发展和国家数字化转型、智慧校园建设的推动，高校不断普及办公自动化系统和业务系统的应用，催生了海量的原生电子文件，在此背景下，双套制管理的弊端日益凸显，电子文件归档与电子档案管理的模式面临新的变革，电子档案单套制管理逐渐得到国家和档案学界的认同，正逐步取代双套制成为新的发展趋势。但我们也应看到单套制的实施也面临着许多风险与难题，高校档案工作也具有自身的复杂性，需要我们立足实际，研究与制定适应高校单套制管理的策略。

1 单轨制与单套制、双轨制与双套制概念辨析

在电子档案归档与管理的理论研究和实践工作中，经常会出现“轨”与“套”“单轨制与单套制”“双轨制与双套制”等概念混淆，表述不清的情况，极易引起误解和理解偏差，明确相关概念的内涵才能顺利开展工作，并做到有的放矢。

“轨”是指文件在生成、流转直至归档节点的生命周期期间的存在形式，是针对业务流程来说的。

“套”是指文件在归档之后的存在形式，是针对载体形态来说的。“套”的概念应注意与“份”相区别，“双套”是文件内容相同，载体形态不同的两个文件，“双份”是文件内容与载体形态等完全一致的两个文件，是对文件数量的说明[1]。

1.1 单轨制与单套制

单轨制是指文件在生成、流转直至归档节点期间，仅以纸质或电子一种形式存在运转，若文件仅以纸质形式生成与流转则是纸质单轨制，若文件仅以电子形式生成与流转则是电子单轨制。

单套制是指文件仅以传统载体或电子形式其中一种载体形态进行归档保存，若只归档纸质文件则是纸质单套制，若只归档电子档案则是电子单套制。

纸质单轨制、电子单轨制、纸质单套制、电子单套制四种形式两两组合，可以得到两种文件归档与管理模式。“纸质单轨制+纸质单套制”是仅以纸质形式运行流转并且仅以纸质形式归档保存的管理模式，这是最为传统的档案管理模式；“电子单轨制+电子单套制”是仅以电子形式运行流转并且仅以电子形式归档保存的管理模式，这是数字时代电子档案归档模式改革的趋势和题中之义，本文讨论电子档案单套制即是指这种模式，是以电子形式在电子设备中生成与流转，并仅以电子形式归档和管理的方式。

1.2 双轨制与双套制

双轨制是指文件在生成、流转直至归档节点期间，以纸质和电子两种形式存在，有些环节以电子形式运转，另一些环节以纸质形式运转。实践工作中这种情况很常见，例如电子公文审批，文件的起草、流转都在OA系统中运行，但是审批环节因为一些特殊情况经常需要打印出纸质文件线下进行签发，这就造成了同一文件办理流转过程中具有两种存在形式，加剧了归档与管理工作的复杂性与难度。

双套制是指文件以传统载体和电子形式两种载体形态进行归档保存，本文所讨论的是以纸质和电子两种载体归档和管理的方式。

高校档案工作实践中长期所面临的情况仍然是双轨制与双套制，随着办公自动化与业务系统应用的不断发展，面临电子文件数量的激增，电子单轨制+电子单套制的电子档案归档与管理模式势必成为未来的发展方向。

2 高校档案管理现状

高校档案是指高等学校在教学、科研、行政管理等各项活动中直接形成的具有凭证、查考和保存价值的文字、图表、声像等各种形式的原始记录。它除了具有原始性、真实性等档案的基本特征外，还具有与其他行业与领域档案资料不同的特性。

高校档案资料涵盖的类别多样，按照高校档案实体分类法可以划分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、产品、会计、声像、实物11大类，按照档案性质可以划分为文书、教学、科技、会计等类型，总得来说门类多样、数量浩大，而且有些门类如科技、会计等具有非常强的专业性，不同种类业务系统生成的电子文件数量巨大、格式复杂，归档与管理的难度大。仅仅依靠过去传统的归档与管理方式难以适应和把握。

高校的业务职能部门较多，高校档案的归档来源分散，且不同部门档案整理与归档水平各异，参差不齐，对档案信息化的重视与接受程度也差距较大，形成的电子文件更是存在于各自独立的不同业务系统中，互相不可兼容。办公自动化系统与业务系统中生成的电子文件通常无法全部实现无纸化运转，实际工作中纯电子版文件、纯纸质版文件、电子与纸质混合版文件都会存在[2]，因此，现阶段各高校文书类档案采取的依然是传统的双套制归档与管理模式，其他类别的档案，如基建、会计、科研等依然采取纸质档案的归档与管理模式。总体来说，高校档案管理尤其是电子档案管理情况复杂，基础较弱，信息化发展水平相对滞后，需要顺应现阶段电子档案发展的大趋势，紧抓数字化转型的机遇，不断推进高校档案信息化建设的深度发展。

3 高校电子档案单套制管理的必要性与可行性

3.1 必要性

电子政务和智慧校园建设不断深入，无纸化办公应用不断普及，高校在各类业务活动中产生海量的原生电子文件，电子文件逐渐成为各项活动的主流记录方式，从长远发展来看，电子文件终将逐步取代纸质文件，文件归档工作的重点也应顺应这种趋势，向电子文件倾斜，现阶段采用的纸质+电子档案的双套制归档方式已不再适应现实工作的需求，并且双套制管理的弊端也日益凸显，迫切需要创新与改革归档方式，由纸质档案+电子档案双套制向电子档案单套制的转变具有其必要性。

一是降低工作成本，提升工作效率。双套制模式下，高校档案人员既需要管理业务系统生成的电子档案，还需要管理对应的纸质档案，工作量大幅增加且效率低下，单套制管理将不再需要打印纸质副本，并且不必按照传统的收集、分类、整理、编目等环节进行立卷，在线归档不但提高工作效率而且可以避免重复性劳动，大力节省人力、物力等资源的消耗。

二是克服备份依赖，尊重电子档案原生状态。电子档案归档应尊重文件的原生状态，若文件生成的形式即是电子形式，则应以电子形式归档。电子档案管理的主体是电子形式的文件，不应将纸质文件纳入其中，更不能依赖纸质文件来保障电子档案的真实性与完整性。但是双套制管理模式下，档案工作人员对纸质副本具有强烈的依赖性，认为纸质副本是对电子档案的完全复制，可以长期保存，从而忽略对电子档案背景信息、元数据的收集，也缺乏对电子档案的定期抽查与备份、迁移等管理，极易造成电子档案要素缺失，导致其完整性与真实性受损[3]。另外，业务系统生成的电子文件种类、格式复杂，如数据库、多媒体、超文本等，这类信息纸质载体无法同等呈现，也易造成档案的不完整与缺失[4]。

3.2 可行性

一是政策法规支持引导，电子档案法律地位逐步确立。近年来国家有关电子文件归档和电子档案管理的政策法规不断出台，对电子档案单套制管理由限制逐步转向支持引导，并进一步明确了电子档案的法律效力。法律与政策的规定与要求，充分体现了国家对于电子档案法律地位的认可，为实行电子档案单套制归档提供了引导与保障，对于高校乃至全国各行各业的电子档案归档工作都具有重要的指导作用。

二是单套制试点工作逐步推进，提供可供借鉴的先进经验。近年来，全国已有多家单位积极开展电子文件归档及电子档案单套制管理的试点工作，探索与积累了许多先进经验。上海自贸区率先开展实践探索，电子档案单套制模式在全自贸试验区范围内实行并复制推广经验；浙江省进行行政审批电子档案单套制管理模式探索；上海市高级人民法院探索电子卷宗“混合单套制”管理试点。各行各业的试点工作稳步推进，试点范围逐步扩大，为高校电子档案单套制管理工作的实行积累了大量的实践经验。

三是信息技术的不断发展，为电子档案单套制管理创造了技术条件。电子档案单套制管理模式要想成功实行必须要确保电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性与长期保存，需要解决电子文件接收、电子档案管理与长期保存的难题[5]。近年来数字签名、电子签章、身份认证、安全备份等技术手段的广泛应用为解决这些难题提供了技术支持，各单位的信息化水平进步明显，实行电子档案单套制管理的技术条件逐步走向成熟。

四是高校本身科研与人才优势显著。各地试点单位的成功实践离不开各地高水平的信息化技术水平和大量专业人才，高校是科研人才汇集的场所，科技研发能力强大，具备得天独厚的优势。

4 高校实行电子档案单套制管理面临的问题与解决策略

4.1 面临的问题

一是缺乏适用于高校电子档案工作的技术标准和规范体系。近年来，随着国家信息化建设的深入发展，陆续出台了一系列电子文件相关的标准与规范，其中缺乏能够完全适用于高校电子档案工作的标准与规范体系，高校电子档案工作与政府机关、企业等领域或行业相比具有其独特性与复杂性，除文书档案外的其他门类电子档案无法完全参照归档文件整理规则等标准指导工作，高校电子文件归档分类体系、著录规则、档号的编制、长期保存要求等标准与配套规范亟需出台[2]。

二是高校档案信息化软、硬件设施及应用系统建设不足，无法满足电子档案单套制管理需求。许多高校的档案信息化建设前期投入不足，基础相对薄弱，软、硬件设施及办公自动化系统、业务系统、档案管理系统本身存在很多问题，远远达不到电子档案单套制归档的技术要求，无法确保电子档案在线归档的真实性、完整性、可用性、安全性与归档后的长期保存。现代信息技术不断发展，在电子文件管理方向取得了较多突破，但是技术发展仍不完善，并没有完全成熟，在许多方面仍存在较大的安全隐患。

三是高校档案部门、业务部门与技术部门之间缺乏协同合作。高校职能部门众多，每个部门生成的电子档案类别与格式不尽相同，办公自动化系统、业务系统与档案管理系统之间互不兼容，系统搭建之初缺乏针对电子档案归档的整体规划，无法做到前端控制与全流程统一管理，这些工作无法由档案部门单独完成，需要调动业务部门与技术部门共同参与，协同配合。

四是缺乏兼具档案管理与信息技术知识的复合型人才队伍。电子档案单套制管理是一项系统工程，复杂度高、专业性强，对档案管理人员的业务能力与信息技术素养提出了更高的要求。

4.2 解决策略

一是转变传统思维方式，提升电子文件归档和电子档案单套制管理意识。高校电子档案归档管理模式的变革必然会伴随着思想观念的更新与认知的改变，传统的双套制归档思维方式已经逐步滞后于国家数字转型和智慧校园建设的时代发展要求，高校档案工作人员要打破思维局限，加大对电子档案单套制管理的法律、法规和价值宣传，使高校领导、业务人员逐步意识到电子档案单套制管理变革的必要性与可行性，不断谋求软硬件建设的资金和人力支持。

二是构建高校电子文件归档和电子档案单套制管理标准体系，建立健全配套制度和管理措施。高校电子档案归档模式由双套制向单套制变革，其制度措施和管理方式必然要发生改变，如电子文件归档分类体系、著录规则、档号的编制、长期保存要求等都亟需出台，应从国家层面，立足于高校电子档案工作实际尽快建立健全适用于高校单套制归档模式的制度规范和标准体系，为今后高校电子档案单套制管理与运行提供政策与法规依据。

三是做好顶层设计，统筹规划，选择信息化基础较好、经济发达地区、有条件的高校开展电子档案单套制管理试点工作。采取先试点后推广的方式，分批次、分步骤实施，一旦发现问题及时修正，逐步积累经验教训，再将工作全面铺开。各高校内部推行电子单套制管理工作也应做好校级顶层设计，统筹协调业务部门与技术部门，选择电子公务文书档案为试点，分批次、分步骤实施，逐步向其他业务领域电子档案推广。

四是建立高校档案部门、业务部门、技术部门共同参与的协同归档机制，成立单套制工作领导小组，立足本校工作实际，对电子文件进行前端控制和全程管理，共同研究制定相关技术标准和风险控制策略，明确各部门责任与分工，同心协作，共同推进[6]。

五是加强技术攻关，与专业的技术团队展开合作，加强信息化基础设施和应用系统建设，确保电子档案真实、完整、可用、安全。实现3点：一是档案管理系统与业务系统的无缝对接；二是档案管理系统支持电子签章、电子认证等技术的综合运用，实现各部门对数据的互信互认；三是档案管理系统能够定期对电子文件数量、种类和质量等指标进行技术监控和抽检[4]。

六是创建人员培训机制，建设复合型人才队伍。高校电子档案单套制管理对档案工作人员提出了更高要求，要加大对档案工作人员的继续教育，不断增强其专业技能与信息化技术素养，创建培训机制，培养兼具档案管理与信息技术知识的复合型人才，为高校电子档案单套制管理提供切实的人力支撑与保障[7]。

5 结语

伴随着现代信息社会无纸化办公进程，高校在各项业务活动中产生海量的电子文件，电子文件数量的激增与类型的多元化对传统的电子档案双套制管理模式提出了巨大挑战，双套制归档效率低下、资源浪费等管理弊端日益凸显，随着信息技术水平的提升，电子档案的真实性、完整性与长期保存技术也获得较大突破，电子档案归档模式由双套制向单套制的变革成为必然趋势。但是这种变革不是一蹴而就的，更不可操之过急，身为高校档案工作者既要看到单套制管理的必要性与可行性，积极拥抱趋势，也要看到其发展过程面临的风险，必须谨慎对待，要立足工作实际，稳妥务实地不断推动与探索高校电子档案单套制管理进程。