档案信息化管理中纸质档案的重要性探索

岳雪涛

(潞安化工集团有限公司常村煤矿,山西 长治 046102)

0 引言

纸质档案在档案信息化管理中具有重要的地位和作用,虽然数字化和信息化技术已经广泛应用于档案管理,但纸质档案仍然具有不可替代的重要价值。因此,在档案信息化管理的过程中,应该充分认识到纸质档案的重要性,采取有效的措施保护和管理纸质档案,使其能够长期保存并为人类文明的传承和发展作出积极的贡献。

1 纸质档案的优劣势分析

1.1 纸质档案的优势

纸质档案的优势如下:①易于长时间保存:与电子档案相比,纸质档案的物理稳定性更高,能够承受时间的考验。只要采取适当的保存措施,如控制环境湿度、避免阳光直射等,纸质档案可以保存数百年甚至数千年。②易于阅读和识别:纸质档案的文字和图像清晰可见,不需要特殊的阅读设备,这使得人们可以随时随地阅读和识别。③真实性和权威性高:由于纸质档案的物理特性,篡改和伪造纸质档案的难度相对较大,因此纸质档案具有较高的真实性和权威性[1]。

1.2 纸质档案的劣势

纸质档案的劣势如下:①占用空间大:与电子档案相比,纸质档案需要占用大量的物理空间。随着时间的推移,需要保存的纸质档案数量会不断增加,使得档案管理成本逐渐提高。②查阅效率低:与电子档案相比,纸质档案的查阅效率较低。在大量档案中查找特定档案需要花费较长时间。③不利于环保:纸质档案的生产和保存过程中需要消耗大量的自然资源和能源,并且会产生一定的环境污染[2]。

2 档案信息化管理中纸质档案的重要性

2.1 原始凭证和法律凭证

纸质档案作为原始凭证和法律凭证的重要性在于其原始记录的性质和法律凭证的权威性。首先,纸质档案作为原始记录,具有不可篡改性和可追溯性。纸质档案的生成过程是一个完整、连续的过程,记录了信息的产生、传递和存储过程,可以追溯到信息的原始状态[3]。其次,纸质档案具有法律凭证的权威性。根据«中华人民共和国档案法»的规定,档案是国家机关、社会组织和公民个人从事活动的重要记录,具有凭证、参考和情报价值。纸质档案作为档案的重要组成部分,其真实性和完整性得到了法律的保护。在涉及档案信息的纠纷和诉讼中,纸质档案可以作为法律凭证,证明信息的真实性和权威性,为当事人提供有力的法律支持[4]。

2.2 补充和完善电子档案

在档案管理工作中,通常会将纸质档案作为电子档案的备份,以降低风险。首先,纸质档案可以作为电子档案的备份,保障档案信息的安全性。在电子档案的保存、传输和使用过程中,可能会因为各种原因出现信息丢失或损坏的情况,此时可以通过查阅纸质档案来获取相应的信息,避免因为电子档案的损坏或丢失而造成信息的永久性丢失。纸质档案作为一种物理备份,应对电子设备故障、网络中断等意外情况。其次,纸质档案可以补充和完善电子档案的信息。电子档案在生成和传输过程中,可能会存在信息不完整、不准确的情况。此时,可以通过查阅纸质档案来对电子档案的信息进行补充和完善。最后,需要注意的是,纸质档案和电子档案虽然存在差异,但并不是完全独立的。在档案管理中,应该将纸质档案和电子档案进行有机结合,发挥各自的优势,形成一种“纸质＋电子”的档案管理模式。这样可以更好地保障档案信息的完整性、准确性和安全性[5]。

2.3 真实的记录和长期的保存

纸质档案作为一种传统的记录方式,具有物理稳定性高、真实性和权威性高等特点,可以长期保存并为历史留下宝贵的记录。首先,纸质档案的物理稳定性较高。纸张的成分是纤维、填料和添加剂,这些成分使得纸张具有较强的耐久性,可以承受时间的考验。通过采取适当的保存措施,如控制环境湿度、避免阳光直射等,纸质档案可以保存数百年甚至数千年,具有重要的历史价值[6]。其次,纸质档案的长期保存可以为历史留下宝贵的记录。在人类文明的发展历程中,许多重要的历史事件、人物和文化遗产都需要被记录和保存。纸质档案作为一种传统的记录方式,可以长期保存并为历史留下宝贵的记录,具有重要的历史价值和文化意义。在档案管理中,应该采取适当的保存措施,保护和管理纸质档案。

3 发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的有效方法

3.1 建立完善的纸质档案保存制度

为了确保纸质档案的真实性和完整性,建立完善的保存制度是非常必要的。以下是一些具体的措施:①保存环境:为了确保纸质档案的保存环境符合要求,需要建立专门的档案库房,并配备专业的温湿度控制系统、防火系统等设备,以确保纸质档案的保存环境稳定、安全。同时,需要规定档案库房的出入制度,确保档案的安全。②档案整理:在纸质档案的保存过程中,档案整理是非常重要的环节。需要建立完善的档案整理制度,包括规定档案的分类、归档、编目等流程,以确保纸质档案的完整性和可追溯性。③定期检查:为了及时发现和解决纸质档案保存过程中出现的问题,需要建立定期检查制度。这包括对纸质档案进行定期检查、盘点和修复,以及及时发现和处理可能存在的问题,如水浸、发黄、发霉、虫蛀、鼠咬等。④保密与安全:在纸质档案的保存过程中,保密与安全是非常重要的。需要建立完善的保密与安全制度,包括规定档案的借阅、复制、传输等流程,以及规定档案库房的出入制度等,以确保纸质档案的安全和保密。总之,建立完善的纸质档案保存制度是确保纸质档案的真实性和完整性的重要保障。通过建立完善的保存制度,可以有效地保护纸质档案的实体安全,延长其寿命,提高其利用价值。

3.2 提高纸质档案的数字化率

将纸质档案进行数字化处理,可以方便快捷地查阅和利用,同时也可以降低对纸质档案的损坏风险。由此可见,提高纸质档案的数字化率是保护和利用纸质档案的重要措施。以下是一些有效措施:①建立数字化转化标准:建立统一的数字化转化标准,以确保数字化处理的纸质档案的质量和格式一致性。这有助于提高数字化档案的可读性和互操作性,方便后续的查阅和使用。②引入先进的数字化设备:引入先进的数字化设备可以提高纸质档案的数字化处理效率和质量。现代化的数字化设备可以自动扫描、处理和转换纸质档案,大幅缩短了处理时间,同时也降低了人工操作的成本和错误率。③建立数字化档案数据库:建立数字化档案数据库可以存储和管理大量的数字化档案,方便快捷的查阅和利用。同时,数字化档案数据库也可以降低对原始纸质档案的损坏风险,减少对纸质档案的借阅和搬运,延长其寿命。④推广数字化档案的应用:通过推广数字化档案的应用,让更多的人了解和使用数字化档案。这可以通过建设数字化档案网站、开发数字化档案应用软件等方式实现。同时,也可以通过培训和教育,提高相关人员对数字化档案的认识和应用能力。

3.3 加强纸质档案的宣传和推广

加强纸质档案的宣传和推广可以提高公众对纸质档案的认识和利用意识,从而更好地保护和利用纸质档案。以下是一些有效措施:①建立宣传渠道:建立多种形式的宣传渠道,如社交媒体、微信公众号、宣传册等,通过多种渠道宣传和推广纸质档案。同时,也可以利用电视、广播、报纸等传统媒体进行宣传。②开展讲座和培训:开展有关纸质档案的讲座和培训,让公众了解纸质档案的种类、特点、价值以及保护和利用方法。这可以通过举办讲座、培训班、研讨会等方式进行。③建立数字化档案数据库:建立数字化档案数据库可以让公众方便快捷地查阅和使用纸质档案,增强公众对纸质档案的利用意识。不仅如此,通过构建数字化档案数据库可以消除档案损坏的风险,减少不必要的档案借阅与搬运,延长档案使用周期。

4 档案信息化管理工作未来发展启示

4.1 与时俱进,不断更新档案管理理念

随着时代的发展,档案管理将越来越注重信息化的需求。档案管理工作需要从传统的实体管理逐渐转向数字化、网络化的管理,以满足现代化的信息利用需求。因此,未来的档案管理工作需要不断更新理念,注重档案信息的挖掘和利用,提高档案管理的效率和价值。

4.2 加强档案信息资源的整合和共享

随着信息化程度的不断提高,档案信息资源也日益丰富和多样化。未来的档案管理工作需要更加注重档案信息资源的整合和共享,建立跨部门、跨行业、跨地域的档案信息资源共享平台,推动档案信息资源的互通和共享,更好地服务于社会和人民。

4.3 提高档案管理的标准化和规范化水平

档案管理的标准化和规范化是档案管理工作未来发展的必然趋势。未来的档案管理工作需要更加注重标准化和规范化的建设,建立完善的档案管理制度和规范,统一档案整理和归档的标准,规范档案信息的著录和标识,确保档案信息的准确性和完整性,提高档案管理的整体水平。

4.4 强化档案信息的安全保护

随着网络化和数字化程度的提高,档案信息的安全问题也日益突出。未来的档案管理工作需要更加注重档案信息的安全保护,建立完善的网络安全体系,采取多种技术手段和管理措施,确保档案信息的安全性和保密性,防止档案信息的泄露和损坏。

4.5 加强档案管理人才队伍的建设

档案管理工作的未来发展需要依托一支高素质、专业化的档案管理人才队伍。未来的档案管理工作需要更加注重人才队伍的建设,加强人才培养和引进,提高档案管理人员的专业素质和技能水平,打造一支具有创新精神、专业能力和实践经验的档案管理人才队伍。

5 结语

总而言之,在档案信息化管理的背景下,纸质档案仍然具有不可替代的重要价值。为了有效发挥纸质档案的优势,需要建立完善的保存制度、提高数字化率以及加强宣传和推广。只有这样,才能更好地保护和管理纸质档案,为历史留下宝贵的记录,扩宽信息传播途径,为人类文明的传承和发展作出积极的贡献。