提高基层档案管理工作时效性的方法探讨

江长春

(福建省清流县公安局,福建 三明 365300)

0 引言

原本的传统的文化档案管理工作方法,已经很难适应现阶段工作单位的需要。基层档案开始向信息化、数字化方向改革,这一趋势能够大大提高档案管理的质量和效率,但也加大了相关工作难度,对有关工作人员综合素质的要求也比较高,要求能够正确的将信息化的基层档案进行归纳与整理。目前一些地区的基层单位并没有认识到信息化基层档案管理的重要性,没有对档案管理工作进行及时的改革,导致了单位的档案管理与当今的时代发展相脱离,这将影响到基层单位的工作效率,阻碍基层单位的正常发展建设,因此相关单位需要注意提高基层档案管理工作实效性,加快推动基层单位档案管理工作由传统模式向现代化信息化模式方向发展。

1 基层档案管理工作概述

档案是一种具有真实性、准确性和价值的历史记录材料,对档案进行翻阅可以查找到单位成立以来发展、建设、服务等多方面工作的记录。认真做好基层党员管理工作不仅可以完整的记录单位的发展历史,还能够为单位的工作开展、经验分享提供帮助。并且基层档案对于单位未来的发展与建设具有十分重要的意义,是一个单位改革发展的基础依据。在当前信息化时代飞速发展的背景下,基层档案的管理工作也受到了很大影响,传统的基层档案管理工作开始向信息化方向发展,基层档案管理工作的工作模式也在不断进步,传统的文字处理档案开始逐渐变化为现代化、信息化模式的计算机操作管理,现代化的档案管理工作模式有助于不受空间限制进行网络档案共享[1]。

2 基层档案管理工作的常见风险

如果基层单位领导人员在日常工作过程中忽视了档案管理工作,或者基层档案管理人员缺乏责任意识,那么在实际基层档案管理过程当中更容易出现问题与差错,造成档案管理风险引发一系列问题,基层档案管理的潜在风险会直接影响到基层单位的正常发展,所以,领导要加强对基层档案的管理,要尽可能避免在这个过程中存在的潜在的风险[2]。对当前一些基层单位进行调查可以发现,基层单位档案管理工作中常常存在的风险主要存在于以下几个方面:档案归档、档案传递、档案保管、档案管理信息化等。而此类风险的出现主要原因是档案管理工作人员缺乏足够的知识储备,并且在工作当中缺乏责任意识,导致档案管理过程中出现档案遗失、损坏等情况。在档案工作从传统方式转变为信息化方式的同时,也极大地提高了基层档案工作的工作效能,并且信息化档案方便了档案的调阅与查询,为单位工作提供了极大便利,但是与此同时在基层档案管理过程当中其信息化风险也随之增加,因此基层档案管理工作人员在工作过程当中需要具备更高的能力水平,能够熟练操作使用信息化的档案管理系统和硬件设施,尽量避免管理风险的发生[3]。

3 基层档案管理工作当中出现问题的原因

做好基层档案管理工作、保证档案管理工作的时效性对单位的发展和进步具有十分重要的意义,但是在当前档案管理工作过程当中存在着一些不足,导致档案管理缺乏时效性。

3.1 提高对基层档案管理的重视程度

想要提高基层档案管理工作的时效性,首先工作人员需要提高自身思想意识,科学的认识了解到基层档案管理工作的重要意义,这是提高工作实效性的重要前提。但是在一些地区的基层单位当中,单位领导和基层档案管理工作人员都缺乏对档案管理的认识,这就造成档案管理工作人员地位低下,工作缺乏积极性和主动性,这也潜在地影响了基层档案管理的工作效率[4]。基层档案会对单位内的个人简历进行记录,其中包含了工作人员的工作经历、学习经历、奖惩记录等等。传统的纸质化档案管理方式深入人心,许多领导和工作人员无法及时转变自身意识,受到了传统档案管理观念的约束,没有认识到信息化基层档案管理的优势与前景,导致现代化的基层档案管理工作无法顺利开展进行[5]。

3.2 基层档案管理团队专业能力不足

从事基层团管理的工作人员需要具有较高的专业能力与知识储备,在当前阶段随着信息化技术的发展,基层档案管理模式也随之不断升级,这就对档案管理工作人员的素质提出了更高的要求,应对其自身的素质和技术进行持续的提升。然而,在现实的基层单位的档案管理工作中,很多工作人员都达不到这一点。很多地方的基层部门因为对档案工作不够关注,不注重对档案管理队伍的管理和培训,不能适应现代化发展的要求,不能适应档案管理队伍对经费和装备的要求。并且这些基层单位当中缺乏完善的档案管理培训与考核机制[6]。

3.3 基层档案管理信息化发展速度过快

在当前阶段基层档案管理向信息化现代化档案管理方向发展是必然趋势,因此加快基层档案管理方式转变是十分必要的,可是一些地区的基层单位因为各种原因并没有完善的信息化档案管理方式,导致基层档案管理方式转变出现了问题,严重影响了档案管理的时效性。除此之外,在档案管理向信息化方向发展的同时存在着一定的安全隐患问题,由于一些单位和工作人员缺乏风险意识,导致工作人员在档案管理过程当中未能及时进行风险防范,并且档案管理部门并没有完善健全的风险防范机制,这进一步造成基层档案管理系统安全性大打折扣。并且在一些基层单位当中缺乏档案管理相关的硬件设施与相关系统,加之档案管理工作人员的专业素养与能力具有一定差异,这也就造成了基层档案管理工作效率低下[7]。

3.4 缺乏完善的基层档案管理监督机制

想要基层档案管理工作能够高质量高效率的完成,相关工作人员需要健全完善当前的基层档案管理监督机制,这一机制能够及时尽快的发现工作当中可能出现的问题及风险,在早期阶段将问题风险解决可以很大程度降低单位的相关损失。但是在一些地区的基层部门当中并没有专门的档案管理监督部门,此任务主要是由单位当中的档案管理部门承担,这大大降低了监督的客观性和公平公正性,一些工作人员为了自身利益会隐藏一些问题风险,导致档案管理监督失去了其作用。并且一些基层单位的档案管理监督仅仅是表面工作,并没有将其确切落实在基层档案管理工作的各个环节当中,这就导致当管理工作出现问题时无法确切找到问题发生原因及问题环节。

3.5 基层档案管理部门投入不足

在对许多基层单位进行调查后可以发现,许多单位当中的基层档案管理部门出现了投入和开发不足的问题,其主要原因有以下几点:首先,上级部门缺乏对档案管理方面的资金投入[8]。一般情况下基层单位会将绝大多数资金用于单位的施工建设当中,由于缺乏对档案管理的重视,针对档案管理部门进行补款时,并没有给予足够的资金支持,并且档案管理部门缺乏完善科学的档案管理机制,无法合理正确应用上级拨发的资金,一些档案管理部门甚至没有完善的档案管理设施。其次,基层的管理部门缺乏人才投入。在当前阶段专业档案管理人员缺乏问题已经十分严重,大量的人才流失导致基层档案管理部门中严重缺乏专业人才,并且单位当中的档案管理工作人员文化素养和专业能力水平良莠不齐,这直接影响到了档案管理的效率和档案保存的效果。

4 提高基层档案管理时效性的建议

4.1 提高对基层档案管理工作的重视程度

想要提高基层档案管理的时效性,关键是要引起各级领导、职工对基层档案工作的高度关注,从而使其更好地发挥作用。各部门要加强对基础档案管理的宣传,让各部门的员工了解到这项工作的重要性,提升档案管理能力,让各部门的员工都能主动加入到档案管理的工作中来,促进各部门的档案管理工作进行得更顺畅,提升档案管理工作的时效。另外,还需要健全完善当前的档案管理监督机制,从而督促档案管理工作顺利正常进行,尽量规避工作当中可能出现的风险。最后,单位内的领导人员可以邀请相关专业人才对单位内部员工进行档案管理知识普及,进一步提升档案管理工作人员的思想水平,创建良好的档案管理氛围,让单位内人人都能参与到档案管理当中。

4.2 培养专业的档案管理团队

目前,信息化的档案管理工作对档案管理团队有了更高的要求和标准,这就要求单位培养创建更加专业化更加高水平的档案管理团队,确保单位内的档案管理具有先进性。首先,各部门要严格抓好队伍的建设,健全部门内部的档案管理工作训练体系,做好对档案管理工作的日常检查,以制定一套科学、行之有效的奖励和惩罚机制,提升档案管理工作队伍的业务水平,并激发员工的工作热情,培养其工作当中的责任意识,从而建设出优秀专业的档案管理团队。

4.3 做好档案管理软硬件建设

在信息技术飞速发展的当今,档案管理模式也出现了转变,信息化的档案管理模式开始普及,为了尽快适应这一趋势、提高档案管理工作的时效性,就必须要做好档案管理的软硬件建设工作。首先,为了完成实体化档案录入工作,档案管理部门需要具备键盘、计算机、扫描仪等专业硬件设施,从而保证实体档案快速准确的录入计算机当中。其次,档案管理部门还需要具备档案检索相关软件,从而提高档案搜索查询效率,高效进行档案归纳分类。最后,档案管理部门还需要确保档案的网络安全,避免网络安全事故的出现造成档案破坏遗失。

5 结语

总之,档案管理工作在基层单位中发挥着非常重要的作用。基层的领导者们必须要加强自己对档案工作的认识,从健全档案管理机制,改进现有档案管理工作模式,加强专业档案队伍的培养等方面入手为增强基层档案馆工作的实时性,加速了内部档案馆工作的进度。