初探干部人事档案管理及材料快速归档

徐晓琳

(济南市纪检监察服务保障中心,山东 济南 250099)

0 引言

干部人事档案是党政机关、企事业单位,选人用人、管理干部的重要依据,它包含干部的基本信息、学习经历、工作经历、考核评价、奖惩等重要资料。有效的档案管理能够提高干部选拔任用的科学性和公正性,保障干部工作的连续性和规范性。而快速归档是档案管理的重要环节,它能够确保档案的及时整理和保管,确保干部人事档案更好的发挥其参谋助手作用。

1 干部人事档案管理的重要性

干部人事档案可以客观地记录干部的工作履历、能力素质、考核鉴定等信息,能够反映一名干部“德、能、勤、绩、廉”等多方面情况,这些信息可以客观的体现干部综合素质、能力潜力、适应能力等选拔干部的关键方面。通过对干部人事档案的综合评估和对比分析,可以为干部选拔和晋升提供客观的评估依据,确保干部选拔任用的公平公正。通过对档案的管理和审核,可以确保干部信息的准确性和可信度,避免弄虚造假情况的出现。这为组织对干部的监督提供了实质性的依据,增强了监督的有效性和权威性。通过对干部人事档案的审查和评估,可以发现干部存在的问题和不足,有助于及时发现和解决干部的不良行为和表现,有利于“抓早抓小”,加强对干部的纪律约束和管理。

2 干部人事档案管理存在的问题

2.1 材料不齐全,手续不完备

干部人事档案管理中存在材料不齐全、手续不完备等问题是比较常见的。因档案收集和转递不规范等多方面原因,造成的缺少早期或者关键性档案材料的现象屡见不鲜。档案中缺少必要的材料,可能无法充分了解干部的工作经历、能力素质、表现评价等重要内容。这会在干部选拔、培养和晋升等决策过程中造成信息不足的情况,无法准确反映干部的能力和潜力,可能导致不适当的选拔和任用决策,影响干部的发展路径和晋升机会,进而影响单位的运作和发展。但是,从客观方面来看,受年代久远、档案几经辗转等因素影响,很多材料存在遗失且无法补充的情形,且大部分情况下并不能归责于干部本人,这就对干部培养与选任工作造成了不可弥补的影响。况且,因档案意识薄弱、档案人员不专业等原因,在收集档案材料时出现的缺少公章、内容涂改等手续不完备问题也时有发生,致使档案即使存在,但缺乏真实性和可信度,使档案的收集过程出现障碍甚至影响单位和个人对干部人事档案的利用。

2.2 档案意识薄弱,制度不完善

有些单位的领导和个人不了解干部人事档案管理的重要性,认为干部人事档案管理就是单纯的收集散材料入档并查询。领导对于干部人事档案在选人用人中起到的重要作用不了解,干部个人对自己档案管理工作的不积极配合,出现材料补充不及时甚至遗失等问题,都属于档案意识薄弱问题。同时,很多单位干部人事档案管理制度与具体落实存在欠缺。有的单位虽然有着自己的规章制度,但一般只是流于表面形式,不能严格的按照制度去执行,出现遗失档案甚至私自涂改档案等严重现象,对单位和个人都造成恶劣影响[1]。

2.3 信息化水平有待进一步提高

一些单位在干部人事档案管理方面仍然采用传统的纸质档案管理方式,缺乏信息化管理经验。这导致档案管理效率低下,信息检索困难,不利于及时更新和共享。即使有的单位采用了信息化管理系统,但数字化转型的进展仍然较为缓慢。可能存在着系统功能不完善、使用流程不顺畅、数据录入不规范等问题,导致系统在实际应用中无法充分发挥作用。干部人事档案管理往往需要借助各种信息技术工具进行处理和分析,如数据提取、区块链等。然而,一些单位可能在技术应用能力上有所欠缺,缺乏专业的人员和资源支持,无法充分利用新技术来提高档案管理效率和质量。同时,许多单位只是简单的将干部人事档案以图片扫描的方式录入到计算机当中,运用数字化技术对档案目录进行编排以方便检索,并没有建立干部人事档案信息数据库,干部人事档案利用程度较低[2]。

3 落实干部人事档案管理及快速归档的措施

3.1 建立完善的干部人事档案管理制度

一是明确干部人事档案管理的目标、原则和基本规范,并将其写入文件或规章制度中。制度应包括档案收集、整理、归档、存储、检索、保密和销毁等方面的工作要求和流程。二是明确干部人事档案管理部门和岗位对档案管理的职能和职责。在单位设置档案管理岗位,并配备专业人员担任专职档案管理员,明确管理范围、权限和层级关系,确保档案管理责任的明晰和统一。三是建立干部人事档案管理指导部门,统筹协调档案管理工作,并制定档案管理的方针和政策。通过指导部门进行对下指导和培训,确保档案管理的高效性、规范性和一致性。四是制定年度或季度的干部人事档案管理计划,明确各项任务和工作重点。包括档案收集、整理、归档、检索、保管和销毁等方面的具体工作安排,并确保任务按计划开展,并按期完成落实到位。五是制定干部人事档案管理规范,并记录档案管理的全过程,包括档案材料移交、审查、分类、编目、归档、检索和销毁等事项,做到每个步骤时间和责任人可查,责任落实到人有助于监督档案管理工作的规范性,及时发现和解决问题。

3.2 强化培训和宣传

针对干部人事档案管理人员组织专门的培训课程,普及档案管理的知识,提高档案管理技能,进一步规范档案管理流程。培训内容包括干部人事档案管理的基础知识、安全保密措施等。安排相关领导和档案管理人员参加外部培训课程或参观交流活动,学习其他单位的档案管理的先进经验和做法。通过与其他专业人士的交流和学习,拓宽视野,获取最新的档案管理知识和技术。在单位内部组织各部门参与干部人事档案相关内容的基础培训,邀请专业人士或业内专家就干部人事档案管理的相关议题进行知识普及讲解和交流,提供更具体和实际的经验分享,使单位领导和干部职工进一步了解干部人事档案管理对单位和干部本人切身利益的重要性。准备宣传教育材料,例如知识手册、宣传册和海报等,向单位职工宣传干部人事档案管理的重要性和方法,并提供实时的问题解答和指导,以便让领导和个人了解干部人事档案管理的意义和具体处理方法。设立档案管理的优秀表彰奖励机制,激励和鼓励优秀的档案管理工作,以提高档案管理工作的重视程度和质量。通过强化培训和宣传,可以提高领导和干部本人对档案管理的认识和重视程度,增强他们的档案管理能力和意识。这将有助于推动档案管理的标准化和规范化,确保干部人事档案的管理和归档工作得到高效的落实。

3.3 使用信息化工具和技术

评估和选择适合干部人事档案管理需求的信息化档案管理系统。确保系统具有必要的功能,包括档案收集、整理、归档、检索、共享和保密等方面的支持。通过扫描纸质文件、采用OCR识别等技术将纸质档案进行数字化转换,建立电子档案库。数字化档案可以提高档案管理的效率和准确性,便于存储、检索和共享。建立统一的档案命名和编目规则,并将其应用于干部人事档案管理系统。这样可以确保档案的命名和分类一致,方便检索和管理。选择安全可靠的云存储服务,将电子档案存储在云端。云存储必须保证档案的安全性和可靠性,同时提供远程访问和备份功能,避免数据丢失风险。建立多层级数据库和备份系统,确保档案电子数据的保密和安全。利用数据分析工具和技术,对档案信息进行挖掘和分析。这有助于发现干部发展趋势、人才培养需求等关键信息,为组织决策提供科学依据。利用人工智能技术例如自然语言处理、机器学习等,提升档案管理的智能化和自动化水平。例如,可以开发智能检索系统,实现语义搜索和智能推荐功能,提升档案信息的访问效率和准确性。采取必要的措施保护档案信息的安全性和隐私。包括加密通信、访问控制、权限管理、定期安全审查等措施,确保档案信息不被未经授权的访问、篡改和泄露。结合其他干部人事工作信息数据系统建立云平台,使干部信息更加全面、客观,能够绘制出更加全面的干部画像,供单位领导进行选人用人决策。定期评估信息化系统的使用效果,并根据实际需要进行改进和更新。关注新的技术和工具的发展,并及时应用到干部人事档案管理中,不断提升管理效率和质量。

3.4 建立快速归档机制

一是规范干部人事档案归档流程。明确归档的流程和步骤,涵盖收到散材料后的接收、登记、验收、归档等环节。确保每个环节都有明确的责任人和时间节点,并严格执行。二是设立快速归档通道。为重要和紧急散材料建立快速归档通道,确保这类文件材料能够迅速进入归档流程。可以设立特定的处理部门或指定专人负责快速归档工作。三是采用一些有效的方法提高归档的速度和准确性。例如,采用批量处理的方式,对相似类型的散材料进行归档;利用自动化工具,如条码识别、自动索引等技术,简化归档流程。四是设立专职档案管理人员负责归档工作,统筹和管理干部人事档案归档工作。确保专职管档人员具备专业的知识和技能,能够熟练操作档案管理系统,并协调完成归档工作。五是定期审查和评估快速归档机制的执行情况,发现问题并及时加以改进。根据实际情况,优化归档流程和系统,以提高归档效率和准确性。

3.5 加强监督和审查

一是建立专门的干部人事档案管理监督机构或小组,负责监督和审查档案管理工作的执行情况。该机构由相关负责人任组长,其他相关工作人员任组员,也可以引入外部专业人士进行监督和评估。二是制定监督和审查干部人事档案管理工作的相关规定和制度。明确监督的对象、频次、内容和方式,确保规范和全面地对档案管理工作进行监督和审查。三是定期进行档案管理工作的检查和抽查。检查可以包括档案核对、档案整理和归档抽查等,以确保干部人事档案管理的规范和落实情况。四是定期对干部人事档案管理制度和流程进行审核和评估。审查是否符合法律法规和内部规定的要求,是否能够满足干部人事档案管理的需求,以便进行针对性的改进和调整。五是除了定期检查外,进行随机督查和专项检查。通过随机选择一部分档案进行督查,发现问题并及时纠正;专项检查可以针对某些具体的档案管理环节或问题进行深入调查和分析。六是建立举报档案管理违规行为的渠道,及时揭示违规问题。

4 结语

综上所述,干部人事档案管理及材料快速归档是干部人事管理的基础工作,对单位的正常运转和干部队伍建设起着重要的作用。通过加强培训和宣传,使用信息化工具和技术,以及加强监督和审查等措施,可以提高干部人事档案管理的效率和准确性,确保档案及时整理和归档,确保干部人事档案在选人用人工作中发挥参谋助手作用。