新时期文书档案管理的困境及解决措施

饶扬铮

(福建省三明市清流县公安局,福建 三明 365300)

0 引言

如今,社会经济正在飞速发展,相关的科学技术产业也随之迭代升级,正在逐步适用于我们生活中每一行业的每一环节,大大提高了工作效率、提升了工作的准确性,推动了社会的发展与进步,为社会发展提供了不竭动力。在社会发展的过程当中,对于文书档案的管理工作属于一项严肃的、不容差错的服务性质工作,高效准确的完成文书档案管理工作,不但能够为群众带来更高的便利性,同时也能够提升政府工作部门的公信力、权威力,才能够让社会发展的行稳致远。文书档案作为档案管理工作当中的重中之重,以繁重、复杂为主要特点,这就导致在工作开展过程中很容易出现纰漏,而在信息化的大背景下,利用先进的科学技术实现文书档案管理工作的改革与创新,能够更有效的帮助文书档案管理工作实现转型升级。

1 文书档案管理工作当中存在的主要问题

1.1 文书档案管理工作的不足问题

相较于以前的仅靠人工进行的文书档案管理工作,目前已经有了一定的调整与改善。但是在具体的工作操作过程当中依然出现了许多的问题,首先,文书档案管理工作,顾名思义就是文书工作与档案管理工作,想要能够做好文书档案管理工作,就必须将这两者同时做好,进行统一管理,确保两项工作之间能够进行协调配合,共同沟通。其次,迫切需要打造一个高效的管理体系,同时设立监督部门督促与引导二者工作,由于两个工作之间需要密切配合,就必须要考虑二者的衔接问题,需要保障管理工作的符合实际、科学有效[1]。同时,由于一部分文书档案涉密性较强,使得相当一部分档案难以被有效利用,具体完整的档案管理制度规定不完善,不细化,导致在实际的工作过程当中有的部门在查阅与输送文书时,不能按期完成工作,背离了文书档案管理工作需要高效的初衷,并且部分文书档案管理工作人员难以做到与时俱进,不能学习先进的管理制度方法,在整理与装订时过度依赖人为操控,拉低了工作效率、降低了工作的准确性。

1.2 档案管理的流程需要进行改进

进行文书档案的管理工作,需要有严谨完备的工作环节以及管理流程,只有这样才能够保证文书档案的准确性。在具体的流程当中应该着重注意档案的查阅、整理、归档、分发、保管以及其他各种重要流程,随着文书档案管理工作的不断发展,以上流程也难以满足现实需要[2]。首先,就是对于部分文书档案的归档分类不明确,工作人员难以确定如何分类保存各类文书档案。其次,就是对文书档案的真伪辨别能力差,部分地区仍然不能积极地运用信息化手段对文书档案进行辨别,辨别手段的落后,直接导致各类新型文书档案不能够按时按量及时跟进。最后,就是对于文书档案的管理工作过程当中的管理与监督力度弱,相关工作人员缺乏监管,导致人浮于事,办事不认真、不尽力,出现有假档案混入其中的情况,造成工作量持续增加,效率变得更加低下。

1.3 针对文书档案管理工作相关监管部门的管理程度不够

由于发展较晚,所以我们的文书档案管理工作进度一直较慢,直到近些年才逐步出现发展趋势,相较于其他发达地区有着明显的劣势。依靠信息化手段才逐步开始追赶其他较为先进的地区,这就导致相关的工作人员对于文书档案管理工作的重视程度不够、管理认识不清,对于文书档案管理工作过程当中的具体流程认识不全面、不理解、不透彻,大部分工作人员并不具备相关的工作技能,缺乏应有的工作素质,工作时抱着可有可无的心态,没有达到认真办事,尽力办事的要求,同时部分人才由于各种因素的限制,可能无法真正发挥自己的作用。造成这些问题的主要原因有:各级领导部门不够重视、相关工作人员缺乏责任心、工作效率低,这都导致文书档案管理工作难以进行有效推进,缺乏可以展望的良好前景,监管部门的监督不到位间接影响了有关工作人员工作的积极性[3]。

1.4 文书档案信息化管理水平低

要想真正实现文书档案管理工作的飞速发展,就必须要积极引入信息化管理手段。但是目前我们大部分地区的文书档案管理工作仍然处于传统的管理模式,过度依赖人工操作,迷信自己以往的工作经验,排斥电子化信息管理手段。除了工作人员的思想没有与时俱进之外,相关的基础设施建设也没能达到信息化管理的要求,有的地区并不具备信息存档的条件,这就造成了恶性循环,工作人员认为信息化管理并不存在明显优势,反而增加了成本、增加了自己的工作量,更加排斥引进信息化管理手段。并且工作人员缺乏积极学习先进技术、信息化知识、有关经验的主动性,对于利用技术手段整理档案的方式方法不了解,这就造成引进信息化手段之后,工作效率反而更加低下[4]。部分工作人员仍然采取以手写纸质的形式进行保存,缺乏整合大数据的手段,同时也导致很多需要利用视频和声音保存的文件文书,难以进行有效保存。

1.5 文书档案管理工作人员的自身职业技能不强

有关部门的不重视,导致相关工作人员对于自身工作的了解性、兴趣性都不强,并且有些单位的文书档案管理工作人员并不具备相关的专业知识,没有参与过相关的专业培训,不了解文书档案管理工作的重要性,这就导致在后续的工作过程当中对于档案的归类、查阅等技能不能熟悉掌握。目前虽然加大对于文书档案管理人才的培育力度,但是这些人才没有真正发挥应有的作用,甚至出现能者多干、不能者不干的情况,严重降低了人才的工作积极性,也不符合规范化工作的理念。

2 解决文书档案管理过程中存在问题的有效措施

2.1 强化文书管理工作中的不足

对于文书档案管理工作来说,是否能够顺利开展与有关领导和其他工作人员有着非常密切的联系,所以在工作当中一定要重视其地位,尤其是上级部门和有关部门要积极予以配合,并给予恰当的财力、人力、物力的支持,在条件允许的情况下给予更多的帮助,促进各部门之间的协调配合,互相学习、互相交流工作经验,学习先进的工作方法,努力提升解决问题的能力。提高管理工作的质量,对于工作中遇到的难题要及时记录,尽快解决。

2.2 加强相关工作人员的自身素质培养

由于过去文书档案管理工作没有得到足够的重视,并且发展时间比较短,很多工作人员并没有专业的知识和团队协作的精神,整体工作队伍力量不够强大,综合素质参差不齐,导致了文书档案管理工作难以进行有效推进。在今后的工作当中,要提高管理人员的思想认识,定期对工作人员进行培训考核,拓宽知识面,加强综合知识的学习。除了职业技能之外,还要加强工作人员团队配合的精神,给予工作人员一个能够进行互相学习、互相交流的机会,通过学习来弥补自身的不足之处,学习优秀经验,升级陈旧的管理方式,通过信息化的手段与当今的发展趋势相接轨,摒弃以往一味依赖纸质文书档案的形式,采用电子制档保证档案的完整性,有效的记录所需要的音视频档案文件[5]。加强保护措施,构建一个严密、高效、科学、安全的档案环境,形成一支高质量,高素质的文书档案管理工作团队。

2.3 搭建科学的文书档案管理信息平台

目前各行业都积极应用信息化手段来提升工作效率、提高工作准确性。文书档案管理工作的特点就是严谨性、高效性、时效性,所以更应该积极利用信息化手段,依托科学合理的文书档案管理信息平台为保障,通过强大的线上编辑功能开发出更适合文书档案管理工作的软件系统,从根本上解决管理工作者工作量过于繁重的问题,并且利用文书档案管理信息平台能够实现跨地域性文书档案的传送问题,过去的纸质档案在传送过程中由于物理空间的限制,难免会出现遗失、缺损的情况,而通过文书档案管理信息平台能够在线上完成传送工作,大幅缩短了传送时间,提升了传送效率,保证了文书档案的安全性。可见,通过构建科学有效的信息化管理平台,能够更有力的推动档案管理工作的进一步改革。

2.4 树立和贯彻信息化管理理念

加强政府部门的引导,提升文书档案管理工作人员的思想观念水平是解决目前遇到难题的重要举措之一。让相关工作人员充分了解到信息技术的强大之处以及电子网络所带来的便利性,让工作人员能够真正认同信息化管理方式,当然在适用信息化手段时,应该有计划、分步骤的开展工作。并且在人力、资金、基础设施建设等方面加大投入,让各个环节都能够通过信息化手段简化工作流程[6]。

2.5 加强新技术、新手段的研究力度

目前科学技术发展速度极快,所遇到的问题也更加多样化、复杂化,这就要求我们的技术必须要能够满足现实问题的需要,能够真切解决遇到的问题,需要加大资金投入、人员投入针对重点领域、重点难题、重点环节进行攻关,确保所应用的信息化手段不会成为形式主义,能够成为真正解决实际问题的“利剑”,由于新技术应用过程当中可能存在着成本过高的问题,部分落后地区无法承受相应设施建设所带来的成本,所以信息化设施还应该将努力方向放在降低成本上,争取能够做到高效、便捷、经济。

3 结语

文书档案管理工作是社会经济发展的必然条件,想要做好文书档案的管理工作必须要政府部门积极承担职责,管理队伍积极学习先进技术,努力提升自我综合素质,双方密切配合,拧成一股绳,利用团队化的力量来切实完成科学化、信息化的全新文书档案管理工作,助力文书档案管理工作走向正规化、现代化,实现自身的经济效益、社会效益,让文书档案管理工作能够得到广大群众的认可。