如何做好电子文件的档案管理

陈惠林

(清流县融媒体中心,福建 三明 365300)

0 引言

新时期文件管理系统越发趋向成熟化,与此同时,各领域的发展均涉及大量有价值的信息,这就需要对文件信息进行生命周期管理,更好的衔接文件与档案之间的联系。而在文件处理环节,必须要对档案管理流程进行创新和优化,以此来提高档案管理体系的科学性,通过代码形式对不同载体上的文件进行记录,之后借助电子设备读取相关信息,整个过程会涉及到文件的传输与加密。电子文件与纸质版文件相比,优越性与传阅性强,但电子文件容易受到光盘、硬盘、软盘等传输载体的限制,为提高电子文件的安全性及保密性,需要更好的开展电子档案全程管理工作,尽可能创新档案管理模式,提高档案管理效率。

1 电子档案的优势

1.1 方便快捷,资源共享

传统多通过人力查阅档案信息,不仅要花费大量的时间,而且需要付出诸多的人力劳动,而在信息时代背景下,可借助计算机建立交流共享平台,即使处在不同时间不同地点依然能实现档案资源的查阅。另外,电子档案是集存储、传输、查阅共享为一体的信息化模式,传统档案在归档过程中,一旦发现有缺失现象,就会在无形中增加工作难度与工作量,而电子档案能很快的用计算机进行整理归档,以便于不同领域的人群查阅和共享,从根本上摆脱空间与时间方面的限制。

1.2 存储量大,方便携带,长期保存

纸质版档案很容易受到氧化剂、温湿度环境的影响,进而发生氧化或水解反应,严重时字迹还会扩散,久而久之,还可能出现破损、丢失等现象。而随着纸质版档案的日益增多,配置足够存储空间已成为当前管理的难题,电子档案能够有效优化传统档案管理的空间问题,加之电子档案体积轻、重量小,并且能够长时间保存[1]。

1.3 保密性强

在传统档案管理工作中,若想查阅某个文件,需要将整卷档案拿出来,之后从上到下依次查找,这样一来,就可能为信息的外泄提供机会,而光盘或硬盘中的数字信息是无形的,只有借助计算机才能进行查阅、修改,并且要按照设置的权限和等级有目的的进行操作,无需打开与查阅内容不相关的其它文件,在很大程度上保障了档案信息的安全。

1.4 提高档案管理效率

传统纸质的档案管理工作人员需要借助人力完成归档、建档、统计等相关工作,这样一来,就会在很大程度上增加工作强度,降低档案管理效率,管理人员要把诸多精力与时间花费于建档、归档等相对基础的工作上,而电子档案则可有效减轻以上工作负担,通过利用计算机在短时间内对文字和信息加以处理,既节约了人力劳动、节省了时间,也能有效提高档案管理效率。

2 电子文件的整理与归档

2.1 整理

在开展电子文件整理工作时,一般主要做好以下两方面内容:一方面,要按照电子档案的管理标准完成文件分类、组合等相关工作,使各类零散且杂乱的磁性载体处于一种整齐且有序的状态。在开展档案整理工作的过程中,著录标引占据了举足轻重的地位,其质量的好坏更是影响档案管理效果[2]。另一方面,完成电子文件的分类及编号工作后,由于电子文件类型多种多样,要按照不同类型分别管理、科学分类,同时,分类编号方案的制定要与电子文件内容和单位的专业相符,对不同类型的电子文件进行划分,确保每一类型电子文件有其固定的标码,之后做好文件的登记工作。

2.2 归档

在开展电子文件归档工作的过程中,既要求归档内容具有真实完整性,又要按照各阶段的规定完成鉴定积累工作,对于软硬件环境要与电子文件归档要求相符,同时保障文件格式的通用性。此外,整理后的电子文件要存于光介质上,并通过数据压缩刻在磁光介质上,在其它网络环境下备份电子文件,之后完成文件的归档工作,最终存储于光介质上。

3 电子档案管理面临的主要问题

由于电子档案管理工作处于初级发展阶段,难以避免会受到些许不利因素的影响和制约,综合来看当前电子档案管理现状,其管理问题主要体现在以下几个方面。

3.1 档案管理体系不健全

有调查显示,各企业、单位在制定档案管理体系的过程中,仍存在一定的不足和问题,追根究底,未根据各单位和企业的发展优势建立档案管理组织与制度,整体的管理工作缺乏创新性和独立性,在以上情况下,档案管理工作的深入开展就会受到重重阻碍[3]。虽然大部分单位都建立了档案管理系统,但是整个管理工作趋于形式化,管理效率不高,缺乏健全完善的档案管理组织,在档案集中管理与保密过程中面临较为严峻的安全问题,同时也加大了档案管理人员的工作难度。

3.2 档案管理人员缺乏良好的认知

受到档案管理人员综合素质、教育水平、专业能力与年龄等多方面因素的影响,档案管理效果参差不齐,具体来讲,在实际档案管理环节,并未根据时代发展现状转变档案管理模式,但管理手段缺乏创新性,加之档案管理人员专业能力欠缺,在很大程度上影响了档案管理的时效性,在档案收集、整理与分类过程中仍存在较大的缺陷与不足[4]。

4 电子档案管理问题的应对策略

4.1 构建电子文件档案全程管理体系

在开展电子档案管理工作的过程中,全程管理作为一种新型管理模式,是以电子档案逻辑为起点而采取的精细化管理方式,以区块链技术为准则,打造不同区块的电子档案,而且每个区块均能够在电子档案管理过程中加以控制,与此同时,详细且准确的记录各区块之间的批改意见及信息变更流程,并将信息完整存储于整个区块之中,最后生成区块哈希值。另外,每两个相互关联的区块,均能够有效追溯并开展全程控制管理工作,使电子档案与数据信息融合为一体。在传输电子文件信息的过程中,能够对批改意见与结果等信息起到固化性作用,最终形成无法被外界修改的静态源数据,这样一来,就能有效提高电子档案管理的真实性及有效性,保障电子档案的安全性。

4.2 强化管理人员的保护意识

电子档案具备多样化、多种化及复杂性等特点,在实际档案管理过程中,一定要强化档案管理人员的管理意识,使其思想实现由传统到现代化的转变,明确认识到档案管理工作的重要性[5]。另外,可通过专业培训强化管理人员的专业能力与技术水平,确保档案管理人员能够胜任电子档案的管理工作。为使电子档案信息得到最大限度的利用,提高电子档案的安全性与可靠性很是关键,要培养档案管理人员具备一定的责任意识,秉承认真负责的工作态度,逐步提高档案管理效果。

4.3 提升档案管理存证的有效性

综合来看现阶段的法律体系,无论是纸质档案还是电子档案,其保存与凭证价值均有一致性,其中电子印章及签名作为防伪的首要技术之一,必不可少数字证书的积极性作用。在实际档案管理过程中,通过利用区块链技术加以创新,能够统一不同节点的权限内容,进一步完成相关数据的存储及记录工作,同时也能保证各节点及时更新,不断提高电子档案管理效率。区块链技术的应用,既能在整个档案管理系统中起到共识作用,也能够以点带面的实现信息共享,因此,需进一步完成档案数据的核实及分析工作,确保每个档案信息安全无误。不仅如此,在每个节点上利用分布式储存技术,能够保障各项数据的安全性,如其中一个节点受到损坏或攻击,其它节点仍然能够完整备份且提供信息数据,进而增强电子档案存证的有效性。

4.4 打造自动化档案管理服务

区块链技术的作用优势主要表现在电子档案系统融合后自动化服务体系方面,通过应用区块链技术,管理人员能够对电子档案元数据进行预先设置,再将各个信息分布到每个节点内,一旦有用户需要查询或采集信息时,即可通过输入工作号等信息在短时间内调取预设事件,要在自动化服务过程中即可自动完成电子档案的下载、打印等操作,这一自动化模式能够在很大程度上监督、运行并管理电子档案系统,不需额外的人员输入和监督,促使档案管理由制度向技术方面转型,不断提高电子档案管理系统的运行效率[6]。

4.5 营造数据分权管理体系

纸质版档案和电子档案的内容具有相同性,电子档案也要分为不同的类型,尤其在智能管理过程中,要有针对性的对部分隐私信息或重要信息进行有效分类,具体区块应根据实际数据内容进行划分,一般包括以下三种类型:第一,公有链。并不涉及相关人员的信息,是一种能够满足不同人民群众实际需求的共享电子档案。第二,私有链。主要包括一些个人或机关的保密性信息。第三,联盟链。像银行一样,为相关人员提供一些固定信息管理服务,通过对指定范围内的信息进行共享,尽可能减少外界对信息数据的干扰和影响。

5 电子档案管理过程中区块链技术的应用

首先,为进一步满足新世纪电子档案管理需求,就要做到技术方面的革新与发展,通过应用区块链技术,大大提高电子档案管理的安全性及有效性,一般会涉及到智能合约,逐渐增强档案管理工作的透明度,同时,搭配加密算法,使档案管理模式具备完整性,最终起到以点带面的作用,同时也能在不改变文件本身的基础上,提高数据传输的安全性,为档案管理建造完善的数据存储库,通过全网式的备份和保存降低数据丢失概率,并且有效抵御外部的侵入,以满足不同电子文件的管理需求[7]。其次,区块链技术是打造自动化管理系统的主要技术之一,不仅仅能够优化电子档案管理流程,提高管理效率,而且能够为其打造完整的管理链条,节约不必要成本的输出。在数据共享与关联的过程中,每一节点打造良好的维护和监管体系,多方主体共同参与进来,营造一种安全可靠的管理平台。最后,区块链技术推动了档案管理制度的创新与发展,使档案管理大环境由制度向技术方面转型,依法依规对现有档案管理法进行健全完善,确保档案管理工作的规范化发展。

6 结语

综上所述,当前电子档案管理工作仍存在一定的缺陷和不足,需在信息技术的帮助与作用下实现智能化管理。区块链技术作为智能化管理的主要内容之一,不仅承载着信息安全与共享等责任和义务,而且在很大程度上决定电子档案的管理效率与管理质量,基于此,有关机构就要强化区块链技术的研究力度,打造与新时期电子档案管理模式相符的技术方案,这样一来,既能推进档案管理工作的创新和发展,也能从根本上凸显电子档案的作用与价值。