新时代档案管理工作的科学化

刘宇楠

(隆化县残疾人联合会,河北 承德 068150)

0 引言

在各项经营管理工作中,档案管理工作占据着较为关键的地位,将会在一定程度上为其他管理工作带来影响,需要保持跟进和重视。尤其是在当前新时代背景下,更需要结合时代背景和社会的信息化发展趋势进行分析,探索可以推动档案管理工作在新时代实现科学化发展的思路与方式。

而在具体的科学化转型发展实践中,档案管理工作难免遭遇各种现实性的问题状况,难以充分确保科学化转型成果。因此,需要深入地认识到档案管理工作当前的进行现状与问题,以便为后续选取正确方向采取策略的实践过程提供理论性的指导与支持。

1 档案管理工作的进行现状

当前受限于主客观影响因素,档案管理工作在部分情况下未能取得良好的工作成果,仍需面对一定的问题性状况。具体而言,问题集中体现在档案管理的理念及方式较为传统,未能树立更正确的档案管理意识,档案管理现有工作机制有待完善,信息化转型的发展水平未达预期等方面。

1.1 档案管理的理念及方式较为传统

在实际的档案管理工作中,管理理念及方式可以为工作质量带来相对直观的影响,需要档案管理人员保持重视[1]。在各项运营管理工作持续深化改革的过程中,档案管理工作也需要相应地结合改革大势做出调整,而部分档案管理人员在这一方面认识和重视均较为不足,倾向于沿用相对传统的管理理念及管理方式,并未结合新时代背景做出调整和优化。除此之外,管理层未能对档案管理工作引起足够的重视,以至于从事档案管理工作的专职人员较少,或是综合素养表现欠佳。在较为传统的档案管理理念及方式下,一方面难以确保档案管理工作可以实现科学化的转型,另一方面甚至可能影响实际的工作效率。

1.2 未能树立更正确的档案管理意识

在整理和归档档案信息时,档案管理人员应当从严依照相关的管理规范进行工作,及时收集整合档案信息,进行鉴别分类和整理移交等工作,确保档案资料及时成形。在此过程中,档案管理人员在工作意识方面的实际表现较为关键,可以直接影响到实际的工作质量。

1.3 档案管理现有工作机制有待完善

工作机制的完善性表现较为关键,不仅可以影响到具体档案管理工作实践的工作质量表现,还可以为档案管理工作的科学化转型过程带来一定的影响[2]。当前,档案管理工作现有的工作机制在完善性方面表现欠佳,不仅难以确保工作成果,还有可能影响到后续的科学化转型发展过程。一是表现为档案管理部门组织架构健全性不足,实际的管理职能未能得到明确划分,以至于档案管理工作在规范性方面难以表现良好。二是表现为档案管理工作制度在实际工作中的落实程度有限,并未充分地将实际的档案管理工作需求体现在管理制度中,也就难以发挥管理制度的支撑性作用。

1.4 信息化转型的发展水平未达预期

在信息化发展逐步在社会各行各业中成为主流发展方向之后,信息化发展同样可以为档案管理工作带来诸多的便利,不仅可以大幅提升工作效率及工作效果,还可以减少人工纸质作业方式可能带来的偏差问题。而当前,信息化发展在实际的档案管理工作中体现较为不足。一是对于档案管理工作信息化进行所需的设备配置缺乏足够的关注和重视,同时也未在信息化档案管理软件方面投入较多的资金和资源,以至于档案管理工作实际所能实现的信息化发展水平较为不足。二是档案管理人员的信息素养表现有限,难以熟练运用信息化手段组织档案管理工作,也就无法为档案管理工作的科学化进行创造条件。

2 新时代档案管理工作的科学化转型方向

为求确保档案管理工作可以在新时代下实现科学化的转型发展,应当切实地把握具体的转型方向,以便确保实际的发展成果可以符合预期[3]。具体而言,可以选取以下方向推动档案管理工作的科学化转型,诸如认识到信息化发展在档案管理中的意义,及时录入档案信息形成电子档案并归档,结合既有档案管理工作现状推进标准化等。

2.1 认识到信息化发展在档案管理中的意义

在当前的新时代背景下,档案管理工作的科学化转型与信息化发展已经密切相关,因而认识到信息化发展在档案管理中的意义也就相应地成为了科学化转型的重要方向之一。在较为传统的档案管理模式下,档案管理人员主要以纸质文件的形式组织管理,不仅工作效率及效果得不到保障,还难免会在人工纸质文件操作过程中出现记录误差,以至于档案管理工作实际的科学性表现较为不足。而在信息化的档案管理模式下,档案管理人员可以借助计算机软硬件实现更加高效便捷的档案管理,可以直接扫描纸质文件录入信息化档案管理系统中,确保档案信息在完整性和真实性方面的实际表现,进而助推档案管理工作的科学化转型发展。

2.2 及时录入档案信息形成电子档案并归档

在推动档案管理工作实现科学化转型发展时,及时录入档案信息形成电子档案文件并归档同样属于科学化转型的基础方向,需要档案管理人员以此为支点确保档案管理工作可以实现科学化的转型[4]。具体而言,在档案信息产生之后,档案管理人员需要尽其所能地迅速依照相关工作标准进行整理处理,录入为电子档案并进行编码处理,以便确保档案信息排列及归档的有序性表现。在即刻编号之后,档案信息的产生时间可以更加清晰地得到记录,为后续的归档取阅提供便利。在此过程中,管理层应当对此引起重视,结合电子档案管理现状制定相应的配套管理制度,为档案管理人员提供标准化处理电子档案的指导与支持。

2.3 结合既有档案管理工作现状推进标准化

在具体的档案管理工作实践中,推进纸质档案文件标准化也是实现科学化转型的有效方向,需要引起足够的重视。在推进档案管理工作的标准化进行时,还应相应地增加资金资源投入力度,同步确保标准化方式可以与信息化档案管理现状相匹配。具体而言,可以从工作细则的规范性表现确保出发,逐步推动纸质档案文件管理工作实现标准化的工作流程。

3 新时代档案管理工作科学化转型的实践策略

档案管理工作在新时代背景下出现了诸多变数,需要以科学化转型为抓手做出调整和优化,如实参考实际的工作现状进行剖析,以便采取具备自身特色的有效策略确保档案管理工作可以实现科学化的发展[5]。具体而言,可以采取包含高度重视档案管理工作并推动管理意识的科学化,结合档案管理工作更加科学地选择管理方法,以科学化为轴心推动档案管理工作制度健全完善,推动档案管理工作顺利实现科学化的转型。

3.1 高度重视档案管理工作并推动管理意识的科学化

在当前的新时代背景下,推动档案管理工作实现科学化转型时,高度重视该项工作并推动管理意识科学化可以提供较为可观的支撑性作用。具体而言,管理层需要及时跟进档案管理工作的进行状况,明确其中是否存在可供改进之处,进而敦促档案管理人员从严依照相关法律法规和工作规范进行工作。在此过程中,管理层需要以身作则地对档案管理工作引起足够的重视,树立较为正确的管理意识,然后才可以相应地引导档案管理人员同样保持重视,助其树立更加正确的档案管理意识,进而为档案管理意识科学化的过程赋能。

3.2 结合档案管理工作现更加状科学地选择管理方法

在实际的档案管理科学化转型过程中,实际的管理方法最为关键,可以直观地影响到实际的工作质量,需要对管理方法的科学化引起足够的重视[6]。一是需要确保档案管理模式的科学化转型,确保档案管理人员可以改变既往的管理思维模式,针对既有的档案管理部门组织架构进行分析和确认,以便切实地予以调整和优化,为纸质档案文件管理方法的科学化转型过程赋能。二是应当明确当前的档案管理工作人员队伍建设状况,以便定期地提供思想道德教育活动、专业化档案管理素养培训活动和信息素养培训活动,助其在工作意识、工作能力和信息素养等维度实现自我提升和自我发展,以便为管理方法科学化的转型过程铺平道路。

3.3 以科学化为轴心推动档案管理工作制度完善健全

进入新时代以来,档案管理相关制度科学化同样事关档案管理工作整体的科学化水平,需要引起足够的关注和重视,以便为具体的档案管理工作实践提供制度性的指导与支持。在此过程中,一方面需要从既有的纸质档案文件管理工作实践状况出发把握现状,将纸质档案文件管理工作全流程的细节部分纳入管理制度之中,实现管理制度的全覆盖。另一方面,也应面向档案管理人员队伍常态化强调档案管理工作相关的法律法规与工作规范,帮助档案管理人员加强思想认识,更加自觉地在具体的档案管理工作实践中落实各项制度。

3.4 确保科学化可以深度融入档案信息的利用过程中

档案管理工作的根本工作目的在于利用各种档案管理信息,充分发挥其积极促进作用,因此需要确保科学化转型同样体现于档案信息的实际利用过程中,以便为档案管理工作整体的科学化转型注入动力[7]。为此,一是需要从基础性的纸质档案文件管理工作出发,确保各项工作流程的科学性表现,为后续的档案信息利用过程提供支持。二是应当结合具体的档案管理工作需求,针对已经投入使用的档案管理软件系统进行一定的优化和调整,确保档案信息利用过程可以在科学性方面表现良好。

4 结语

总而言之,在当前互联网信息技术广泛普及的新时代背景下,档案管理工作面临着不同于以往的工作环境,需要切实地将科学化转型发展视为关键抓手之一,创新既有的档案管理工作。而当前档案管理工作部分情况下并未取得良好的工作成果,原因在于尚未从新时代背景出发做出科学化的转型发展,需要保持跟进和重视,认识到档案管理工作当下需要面对的实际问题,以便采取针对性策略予以解决,确保科学化转型可以落实于具体的档案管理工作实践中。在此过程中,应当切实地以实际的档案管理工作实情为基准,以便确保可以采取行之有效的针对性策略,推动档案管理工作立足于当前工作现状取得更进一步的崭新发展。