职业院校印章档案的管理思考

徐 磊

(天津机电职业技术学院,天津 300350)

职业院校印章档案是职业院校实物档案资源的重要组成部分,是职业院校在创建更名、教育教学、科研管理等各项活动中形成和使用过的,且具备一定保存价值的印章,其真实反映出学校组织沿革,部门及职能变化和负责人员调整等信息,也发挥着文件资料考证、补办缺失证明、研究学校历史的重要作用,特殊印章还具备文物收藏和艺术鉴赏价值。鉴于职业院校本身档案工作建设的滞后性,印章管理相比较文书管理更容易被忽视,给印章档案建设带来了极大的阻碍和隐患,同时电子印章的广泛应用也对印章档案未来发展带来了不确定性。面对复杂的外部环境,如何规范现有印章档案管理,应对数字化技术发展的冲击,是提升印章档案管理水平必须解决的问题。

一、职业院校印章档案的内涵和范围

印章是一种常用工具,也是一种对历史文化的传承。《印章档案整理规则》(DA/T 40—2008)对印章档案的定义是:“国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章,是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。”职业院校相较于社会其他单位、甚至本科院校,虽然体量较小,但是五脏俱全,应用于学校各二级单位、各职能部门、各类工作委员会、专项业务、重要人员和临时性工作机构的印章也是五花八门、种类繁多。一般由学校负责统一印制,用来签署重要文件、证明身份或进行授权的印章在任务结束之后,会根据重要性被集中收集进行保存,并纳入印章档案范畴。常见的印章档案包括学校钢印、铜印、法定代表人印鉴、校领导签名章、内设机构印章等,按照印章制作材料,可以分为以下几类:

(一)铜印章

铜印章主要材料为铜或铜合金,质地坚硬,不容易变形、损毁,经久耐用。一般应用于校级印章,在银行办理对公账户时,银行对公章材质有要求,否则无法完成留印鉴的程序。

(二)牛角印章

牛角印章硬度相对较高,刻制后印迹清晰,但具有热胀冷缩的特性可能产生误差。所以牛角印章通常需要用印章盒装裹起来,避免长时间暴露产生过度收缩,从而引发变形或开裂,造成用印不清。一般应用于学校法定代表人印鉴,相对于水晶玻璃印章更彰显对法定代表人的尊重。

(三)钢印章

钢印在学校最常用于学生的毕业证书、学生证等,此类印章有上下两个模块,上方是凹模,下方是凸模,盖出的印迹有凹凸感。因为用印量大,为降低用印工作负荷,多采用电子钢印代替人工劳动。

(四)红胶印章

此类印章是最常见的印章,易盖好用,印迹清晰,所以广泛地应用于各类部门章和业务专用章,如发票专用章、合同专用章等,但是红胶印章同样存在热胀冷缩问题,并且印章表面很容易受到印油化学性的侵蚀,使用时间过长时会产生误差。

(五)水晶玻璃印章

此类印章细腻美观,纯度较高,并且价格便宜,制作方便,是制作人名章的专用印章材料。工作中比较常见和使用的是预留银行的法人印鉴、财务主管印鉴等。

除此之外,当前社会上存在并有使用的印章类型还包括日期印章、回墨印章和光敏印章等,因具体业务实施需要,也会出现在职业院校的工作中,但由于功能限制,而且更替频繁,基本不会被纳入印章档案。同样,也并不是所有重要的印章失效后都会归入学校的印章档案,一些需要上交主管部门的印章或人名章也会交由相应单位或个人进行保存。

每个印章从启动到失效,都代表着一个单位或者部门从建立到消亡的过程,这种消亡可能是撤销、合并、改革等原因,但是都对应着该对象在历史特定时间的状态变化。透过印章档案,可以反馈出职业院校的发展历程,可以衍射出某个部门职能的变化,也可以体现职业院校特色工作内容,这些既可以为档案编研提供佐证,也可以为研究学校历史梳理清楚脉络,规定的保存期限内也将为学校进一步完善工作,鉴伪存真提供补充作用。因此,职业院校高度重视印章管理工作,加强印章档案制度建立、规范运行是非常必要的。

二、职业院校印章档案的管理现状

(一)印章档案制度建设迟缓

2008年教育部、国家档案局发布的《高等学校档案管理办法》中规定了文件材料的归档范围,包括党群类等11大类,虽然明确了归档的档案材料包括各种载体形式,但是对实物档案的描述并不清楚,也没有涉及印章档案的具体条款规定。

其他制度中,如地方性档案规章制度,2007年发布的《广西壮族自治区实物档案整理规则》中介绍实物档案的归档范围时包括“本单位已宣布停止使用的印信(包括旧印章、印模、徽标)”。各大高校在结合实际情况制定本校实物档案整理规则时,也均把印信归入实物档案大类,但没有更为细致的管理细则。

职业院校档案因为档案管理人员缺少,且主要精力集中在文书档案处理上等客观因素,档案制度建设更为缓慢,大部分学校仅有比较笼统的档案管理实施细则,对实物档案的管理或多或少有概括性的描述,但是很少有职业院校专门针对实物类档案划定归档范围和保管期限表。因而以印章档案为代表的实物档案在管理中暴露出以下问题:如过期的印章是否该归档界定不清、印章档案保管混乱、容易发生丢失、启用和废止比较随意、开发利用过程中缺少监管等。缺少制度的约束,甚至会引发滥用印章的隐患和风险。

(二)印章档案的归档流程欠规范

《印章档案整理规则》(DA/T 40-2008)规定了印章档案的整理原则和方法,在清洗方法、整理方法、装具、目录与备考表、制作印模等方面为职业院校归档印章提供了参考标准。部分单位在完成印章档案管理总结归纳了“十步工作法”,即“清洗—编号—制作卡片—确定保管期限—分类排序—分拣装盒—编制档号—制作印模—制作检索工具—上架”。但是因为职业院校的重视程度不够,印章管理制度不健全,在实际归档过程中存在着多方面的问题。

1.印章档案上缴不及时

印章因其权威性和代替责任人签名的价值,给实际工作带来了很多的便利。即使印章失效了,一些部门还是习惯于把应该废止的印章保管在部门手中,以便于补盖印章的方便。但是因为部门职能的变化和负责人的更替,交接不仔细就容易造成印章档案的丢失。

2.印章档案归档不清洗

印章在长期使用过程中,印章表面会残存很多的油泥、污垢等,如果不加清洗,久而久之就会对印章本身造成污染和损坏。受档案管理人员自身素质的影响,很少人去考虑30年甚至以后档案的完整度问题,在收到印章档案后并未进行有效的清洁处理,而是直接封存,把问题留给后面的管理者。同样需要注意的是,档案印章在进行补盖使用后,也要重新清洗。

3.印章档案保管不分类

相同保管期限,相同类别的印章应当按照年度—机构—形成时间顺序或者年度—机构—保管期限的顺序进行分类排序、分拣装盒。包括分类等一系列整理手续都是为了实现印章档案的有序保管和快速查找,这些工作不到位,只是完成印章档案的简单回收和堆积存放,那么档案本身所具备的价值也就大打折扣。

(三)印章档案的监督监管不到位

职业院校的印章主要是证明的功能,用来证明身份和行为。印章停止使用之后,效力消失,但并不影响其自身在停止时间点的价值。所以,在强调印章档案补盖作用的同时,我们还要谨防印章档案的滥用,通过加强印章档案的监督监管防范违法违规的风险。目前,职业院校印章档案的重新启用少有成文的规定进行约束,可能产生人情章、领导要求章风险,不论是对学校还是对当时和现在的印章管理者都是不负责任的,必须通过制度、管理手段来增强印章档案的监督监管。

三、职业院校印章档案的规范措施

(一)提高职业院校印章管理者和档案人员的责任意识

发展是第一要务,人才是第一资源,印章管理者和档案人员对于印章档案的重视程度是影响印章档案管理最为重要的因素。

首先是印章管理者,当印章刻制、启用交付到印章管理者时就代表着学校相关部门或学校管理者将手中的权力赋予了印章管理者,印章管理者必须严格把关和记录印章的使用,确保在合理合规的范围内,领导的授权下履行司印职能。同时印章管理者应该倍加爱护印章,妥善保管印章,尽可能降低印章的破损程度。待印章的使命执行完毕后,及时完整地转交至档案室保存。

其次是档案人员,档案人员的专业素质直接决定了学校档案的管理水平。印章档案和文书档案等其他档案同等重要,都是记录学校发展历史、进行学校活动研究的重要载体。档案人员应当熟练掌握印章档案的整理规则,延长印章档案的保存期限,提高印章档案的保密程序和保管要求。最后是学校管理者,提升安全意识和风险意识,加强对印章管理者和档案人员的教育和培训,从根本上杜绝可能出现的违法违规行为。

(二)健全完善印章和印章档案管理制度

1993年国务院印发的《国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》(国发〔1999〕25号),对于规范和加强国家行政机关和企业事业单位、社会团体印章的管理工作,起到了重要的作用。为了进一步规范和加强对教育部印章的使用管理工作,教育部办公厅印发了《教育部印章使用和管理的暂行规定》。参照上述规定,各职业院校也建立了学校的印章管理制度。以《天津机电职业技术学院印章管理制度》为例,制度对印章的刻制、启用、废止等均做出明确的规定,特别指出,学校公章、法人章、部门章、校领导签名章等停止使用后应作为印章档案进行归档。相关条款既明确了印章档案的归档范围,也提高了印章的保管水平。

为进一步提高印章档案制度建设水平,职业院校还应针对性地制定印章档案的管理办法,特别是明确印章档案的归档范围和保管期限,为印章档案的收集、整理提供具体遵循。

(三)进一步加强用印监管机制

不管是印章还是印章档案,都应该建立健全用印监管机制,用印前印章管理员和档案人员要对利用者提供的审批资料进行严格的审核把关,包括用印的类型、数量和用印明细。特别是对于印章借用到其他地方使用时,司印人员必须在场现场监督用印。

印章档案主要作用是补盖材料,是对过去应该用印却没有用印的行为和身份进行证明,程序应该更加严格。档案人员应建立印章档案启动登记台账,仔细记录印章档案使用情况,做好追述。切不可因为人情章、关系章等钻监管的空子,给学校和个人造成不可估量的风险和损害。为进一步加强用印监管,职业院校应当不断健全监管机制,定期进行印章档案使用情况的检查,及时发现问题,及时解决问题。

四、职业院校电子印章的发展探索

进入信息时代,随着电子印章规范化建设程度越来越高,特别是数字签名技术的运用,实体印章逐渐被电子印章所取代。电子印章不仅完全具备实体印章功能作用,同时也有效地保障了实体印章的完好度。但随着电子文件“单套制”归档工作的不断深入,电子印章的归档问题逐渐浮出水面。

(一)电子印章的含义

《党政机关电子印章应用规范》(GB/T 33481-2016)定义,电子印章是一种由使用单位签名的包括持有者信息和图形化内容的数据,可用于签署电子文件。电子印章实质上包括数字签名+印章图形,其中,数字签名是防止篡改和抵赖的安全保障技术,印章图形是可视化和高仿性的可实现技术。在归档过程中,为了保持电子文件的真实性和完整性,印章图形也会原封不动地保留下来。由此,电子印章的归档问题就简化为数字签名的归档问题。

(二)电子印章的存档

2018年10月《机关档案管理规定》(国家档案局13号令)第三十六条指出:“归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的,若电子文件已经具备电子签名、电子印章,且电子印章按照规定转换为印章图形的,纸质文件不需再进行实体签名、实体盖章”。以上表述虽然较为模糊,但明确表达了电子文件在进行归档时应将电子印章转变为印章图形。目前对于电子文件的存档的一种认识是,让文件脱离技术实现图形化,即电子文件在保存时仅保留印章图形,去掉数字签名。因为档案的功能,主要取决于印章本上,并不是由技术决定的。采用这样的保存方法,不仅可以减少存储成本,还可以降低长时间保存引发的其他费用。所以,2019年中办、国办发布的《党政机关电子公文处理工作办法》指出:“电子公文归档时,应当去除电子印章的数字签名信息,只保留印章图形”。这是对“去技术化”思想来自两办文件最高规格的认可。

随着职业院校的发展,印章档案仍将大量的产生,档案管理的压力也始终存在。但是数字化技术的发展,在赋能职业教育高质量发展的同时,对印章档案也将产生推动作用,特别是电子印章的广泛应用已经更新了大众对印章的认知,未来放弃实体印章,直接归档电子印章的可能性是非常大的,实体印章的价值将更多地体现在文物收藏和艺术鉴赏。