工作分解结构(WBS)在培训项目中的应用

胡志华

(武汉冶金管理干部学院 管理系,湖北武汉 430081)

工作分解结构(WBS)在培训项目中的应用

胡志华

(武汉冶金管理干部学院 管理系,湖北武汉 430081)

项目管理思维和工具已被广泛应用在各种管理领域。文章阐述了WBS的基本理念,并根据培训项目的特点将WBS在培训项目中的应用进行了详细的分析和说明,以帮助培训项目管理人员更好地利用WBS做好培训工作。

WBS;培训;培训项目

随着科学技术的发展和社会的进步,“事”对人的要求越来越高、越来越新,人与事的结合常常处在动态的矛盾之中。今天你是很称职的职工,如不坚持学习,明天就有可能落伍。员工培训成为企业提升员工技术、能力水准,达到人与“事”相匹配的有效途径,也是激励员工工作积极性的重要措施。企业对员工培训的重视程度越来越高,对培训要求也越来越多。为了提高培训的有效性,培训机构对培训工作的方式方法也越来越丰富,项目化管理成为主要模式之一。

一、WBS的基本理念

1.WBS的基本内涵

WBS(Work-Breakdown-Structure,WBS)即工作分解结构。它是以可交付成果为导向对项目要素进行的分组,它归纳和定义了项目的整个工作范围每下降一层代表对项目工作的更详细定义。WBS是项目管理的核心工具之一,它首先是一种项目管理的基本思想,其次是一种实际操作的技术,同时也是指应用这种技术后得到的一种通过相应图表表示出来的结构。当面对复杂问题时,人们总是倾向于先将复杂的问题分解为若干简单的子问题,如果分解的子问题仍很复杂,这一分解过程将继续下去,直到人们满意为止,这种解决问题的模式自古就有。在现代项目管理中,这一思想得以继承并与一些先进的管理技术相结合,从而成为了项目管理中的一个思想基础和管理技术——WBS。思想上的WBS——项目逐层分解和简化;技术上的WBS——如何实现这种分解和简化(原则和方法),是一个清晰地表示各项目工作之间的相互联系的结构设计工具;结果上的WBS——应用WBS方法得到一个项目全部工作的任务分层次有序排列,这种排列可以是“树”状的结构图(如图1：培训需求分析内容WBS),也可以是有编号的锯齿图(如某公司沙盘模拟培训WBS)。

2.WBS的基本要点

WBS是一个描述思路的规划和设计工具,它帮助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目的工作。在使用WBS时应该与项目管理的具体要求相适应,如应与管理层的要求相适应,与进度的要求相适应。在分解时不必要考虑任务之间的前后顺序,因为,WBS分解的目的是要使复杂问题简单化,将笼统的、方向性的、不具直接操作性的项目分解为较小的,易于管理的、控制和核算的可操作性任务集合,以便更好的实现项目目标。最后一层的称为工作包,工作包是可以定义的,即该工作包由谁负责,什么时候开始,什么时候结束,花多少费用,花多少时间来完成,具体要求是什么。

二、培训项目的基本特点

培训项目是有明确的教学目的、明确资源要求、具体操作过程的培训活动组合,如《XX公司第一期优秀班组长培训》、《XX公司9月份新员工培训》、《XX公司销售人员登高培训》等。任何一个培训项目必须具有明确的培训对象、培训目的、培训组织方式、培训内容和组织者。

不同类型的培训项目对培训项目管理、参与人员及职责、培训资源等的要求都有所不同。培训项目可以按照培训对象、培训目的、培训组织方式、培训内容、组织者来分类。按照学员对象分：新员工培训、市场经理培训、财务培训、储备人员培训等;按照培训目的分：入职培训、岗前培训、提升培训等;按照培训组织方式分：在职培训OJT (On the Job Training)、脱产培训OFF-JT(OFF the Job Training)等。

培训项目管理工作主要包含四个阶段。(1)项目计划阶段。在此阶段培训活动包括需求分析、确定主题、确定培训目标和评估标准、设计和实施行动计划等。此阶段完成的标志是《培训项目计划书》的完成,一般有培训主管负责完成。(2)项目实施阶段。在此阶段培训活动包括资源(讲师、课程、地点、费用)准备、确保学员做好受训准备、营造积极的学习环境等,关键教学实施。此阶段以《培训通知书》的下发为开始,到《培训项目总结》撰写前结束。一般可由培训主管把握、由培训助理主要担负即可。(3)项目监督阶段。在此阶段培训活动主要指资源使用控制、教学质量保证等。一般是通过既定的制度、办法、指引、规定来保证质量,控制对象有学员、讲师、组织者及费用等。(4)项目评估阶段。在此阶段培训活动主要包括跟踪计划实施与评价、项目效果评估(如反应评估、学习成果、行为改进、业务结果等)、培训项目改进等。一般来讲,被评估对象包括学员、讲师、组织者。学员评估可以是讲师、直接领导、同事担当,在反应评估、学习成果、行为改进、业务结果这四个层面进行评估。讲师评估以学员评估和课程评估加权处理;组织者可以由学员、讲师共同评估,以培训项目改进、讲师评估、学员评估加权处理所构成。

三、WBS在培训项目中的具体应用

随着员工培训的重要性日益凸显,培训工作也需要不断创新以满足送培单位的要求,提高培训质量保证培训目标的实现,项目化管理成为主要的管理模式之一,项目管理的工具在培训项目中的使用日益广泛,WBS作为项目管理的核心工具之一,在培训项目管理中也应该发挥其重要的价值。

1.WBS在培训项目的培训需求分析中的应用

培训需求分析项目计划阶段的核心工作,是在培训需求调查的基础上,结合绩效差距,对企业员工在知识、技能和目标等方面进行整体分析,从而确定培训的必要性及培训的内容。培训需求分析是培训项目计划阶段的主要工作之一,也是确定培训目标、制定培训计划、具体实施培训的前提条件和进行培训评估的基础,是培训工作及时、有效的重要保证。为了使培训需求分析符合实际能系统地反映员工真正的情况,WBS能够提供一目了然的结构图。如图1：

图1 培训需求分析内容WBS

2.WBS在培训项目的整体应用(以某公司沙盘模拟培训项目为例)

WBS是项目管理的核心工具,通过该工具可以明确培训项目的工作范围,一目了然地了解项目应该包含的工作任务。以下以编号形式来反映WBS在培训项目管理的整体应用效果。

某公司沙盘模拟培训WBS

1 成立培训项目组

1.1 培训项目参与成员

1.1.1 主讲老师

1.1.2 辅讲老师

1.1.3 服务人员

1.2 项目目标

1.2.1 项目总体目标

1.2.2 项目时间目标

1.2.3 项目成本目标

1.2.4 项目质量目标

2 培训前期准备

2.1 教案准备

2.1.1 培训需求调查

2.1.1.1 培训对象

2.1.1.2 送培单位

2.1.1.3 培训时间要求

2.1.2 课件内容

2.1.3 案例分析梳理

2.1.4 小组集体研讨

2.2 时间准备

2.2.1 老师授课时间说明

2.2.2 教务处调课

2.3 场地准备

2.3.1 软件安装、调试

2.3.2 培训用音乐拷贝

2.3.3 场地布置

2.3.4 音响设备、投影设备调试

2.4 教学用品准备

2.4.1 学员手册

2.4.2 广告投入单

2.4.3 大白纸、小白纸、粘贴纸

2.4.4 黑水性笔、红水性笔、铅笔

2.4.5 座位牌

2.5 奖品准备

2.5.1 个人奖品

2.5.2 集体奖品

2.5.3 颁奖老师

2.6 学员安排

2.6.1 收集学员名单

2.6.1 学员调查

2.6.2 学员分组

2.7 学员餐饮

2.7.1 开水供应

2.7.2 水杯、茶叶

2.7.3 课间点心、午餐

3 教学实施

3.1 培训通知

3.1.1 编制培训通知单

3.1.2 寄送培训通知单

3.1.3 电话确认

3.2 教学内容讲解

3.2.1 规则讲解、初始年讲解

3.2.2 第一、二年讲解

3.2.3 第三、四、五年讲解

3.2.4 第六、七年讲解

3.2.5 阶段评析与总评

3.3 辅助工作

3.3.1 发放筹码、订单

3.3.2 照相

3.3.3 登记订单

3.3.4 各组咨询服务

3.4 小组成员发言

3.4.1 发言人的角色

3.4.2 随机发言人

3.5 奖品评定

3.5.1 教学过程学员参与度反馈

3.5.2 各组指标计算

3.5.3 颁奖仪式

4 培训评估

4.1 评估表设计

4.1.1 教学评估

4.1.2 服务评估

4.2 评估表复印

4.3 评估表发放

4.4 评估表分析

4.5 撰写评估报告

通过WBS工作分解,我们可以把握一个具体培训项目的全部工作在具体操作过程中将分解出来的工作以任务清单的模式进行跟踪管理。由于分解出来的最后一个层次为包含具体任务的工作包,为了确保任务能够有效的落实,我们应该在实施项目之前定义好任务。下面以“2.3.1软件安装、调试”为例说明,责任人：江老师;软件包含：广告投入排名软件和支持软件;时间：授课前一天下午五点之前安装、调试完毕;地点：学术报告厅;质量要求：输入数字可以自动排名。

根据分解之后的WBS可以起到以下作用。(1)我们可以进行合理的安排任务。由于分解时不考虑时间的因素,因此在安排任务是应根据任务与任务之间的逻辑关系确定先做什么后做什么,也有些工作可以同时进行,如“2培训前期准备工作”应先于“3教学设施的所有工作”;“3.2.1规则讲解、初始年讲解”应先于“3.2.2第一、二年讲解”;“3.31发放筹码、订单”和“3.3.2照相”可以同时进行。(2)明确项目成员分工。在定义每个工作包时就确定了每个项目成员的工作。(3)明确项目成本。根据分解出来的各项任务的费用预算可以确定整个培训项目的费用,做好成本控制工作。(4)确保培训质量。把要做的都想到,把想到的都做到,做好过程控制培训质量得以确保。

WBS是项目管理的重要工具,在很多领域得以广泛使用,受管理环境、项目自身特点和项目管理者的能力素质不同,对项目的分解程度也会有所差异。不同培训项目有其自身的特点和要求,在实践过程中,我们可以根据不同培训项目的特点获得一个完成的、系统的WBS图,以确保培训项目能按计划有效的进行,以提高培训效果实现培训的目标。

[1]陆海,许保山编著,项目管理全攻略[M],世界图书出版社,2002.

[2]孙宗虎,姚小风编著,员工培训管理实务手册[M],人民邮电出版社,2009.

责任编辑：张振家

F241.33

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1009-1890(2010)02-0034-04

2010-04-20

胡志华(1977-),女,江西莲花人,武汉冶金管理干部学院管理系主任,讲师。