对培养和提高秘书专业学生能力的思考

杨富清

[摘           要]  随着企业、事业等单位的发展，秘书职业是必不可少的，对此秘书成为热门职业，在各个单位中岗位需求量很大，所以也成为更多学生选择的专业，在这秘书岗位竞争激烈现状下，对秘书的职业要求与素养有所特定和要求，所以学生应该在秘书专业的学习基础上结合实际要求，符合社会对秘书岗位需求的要求进行有效学习。

[关    键   词]  培养;提高;秘书专业;思考

[中图分类号]  G645                   [文献标志码]  A                    [文章编号]  2096-0603（2020）07-0228-02

随着新时代的发展、各种企事业的发展需要，对秘书职位的岗位要求和人员能力要求极高。对此每个单位对秘书人员的要求不仅要有专业性极强的知识储备，还要有极强的工作能力和工作经验。现在的秘书专业现状是学生都是通过考试从初中、高中等升到中专、大专等秘书专业进行学习，他们所招收的学生普遍都是没有任何秘书方面工作经历的，更谈不上工作经验，但是，企业对秘书岗位的要求比较严格，更多地看重工作能力与工作经验等方面，所以，学校应该将提高秘书的工作能力放在学习的首要着重点上，以培养和提高学生的能力。外行人或者对秘书行业不了解的人对秘书职业的了解都是办公室给领导端茶倒水、打杂的，但是秘书的实际工作内容是对文件、事情、会议等围绕进行的，所以，这些工作中要具备办公软件操作的能力、文字的组织能力、语言表达能力、组织能力、交际能力、信息搜集、文件处理等能力，只有对以上各种能力运用娴熟才能在秘书的实际工作中游刃有余，才能被企业看重，在秘书的岗位上发光发热。

一、秘书学专业人才的就业趋势

秘书职业在企业中属于基础的岗位，在以往大家对秘书行业的认知中都是比较广泛的，描述也是很模糊，没有具体、明确的岗位职责。但是，随着企业的发展，对秘书行业的要求不断提升、职责也越来越重。在以往的秘书行业中，是什么都不精通，但是又什么都懂一点，很多知识只限于知道，而不是深入了解，但是这种方式已经不能满足现在的秘书行业，更多的企业对秘书岗位的招聘要求专业技能多于学历。现如今，更多企业、事业单位都添加了秘书岗位，如网络秘书、法律秘书等，导致出现秘书需求紧缺的现状。

（一）职业化秘书取代“花瓶”秘书

在以往的秘书职业要求上比较注重语言表达与外貌形象，因为秘书的职业经常与人打交道，代表的是企业的门面，所以对外貌上要求极高，而对工作经验以及工作能力方面要求不高，所以更多的人称秘书职业人员是“花瓶”，但是在如今的企业发展中，注重的是干实事儿，要在个人素质、文化水平、品格上有所要求，在以上基本素质要求上，还要符合老板的工作特点，所以在秘书行业，要改变以往的“花瓶”“打杂”等贬义词的形容，慢慢转变成注重工作能力方面。

（二）“软”素质取代“硬”技能

以往的秘书主要工作是端茶倒水、跑腿、打杂、打扫卫生等方面，现在的秘书从硬性要求转变成看重软性素质要求，扩张到文书编辑、整理等工作，在日常的内外沟通、信息的收集汇总、传阅等方面都需要秘书来完成。现如今，秘书行业也分为多个等级，以往的端茶倒水、打杂等工作由五级秘书完成，五级秘书的学历要求专科学历即可，岗位职责也很单一，职业的水平要求也相对较低。

除此之外，在一些跨国企业中，由于各种文化与环境的不同，对秘书的要求在能力上也有所不同。比如，在欧美国家中，他们对秘书的要求更注重专业能力、语言表达、工作能力等硬件条件的要求;在日本韩国等国家更加注重职业素养、品格、未来发展以及共同能力等方面要求进行岗位考核。

（三）专业型、行业型秘书取代通用型秘书

现在对秘书岗位的知识学习上要符合企业的岗位要求，要达到专业要求以及职业的要求，再也不是广泛、笼统的岗位职责，现在要求职责上分工明确，工作内容上明确，更具有职业化的特点，所以每个企业对秘书的职业要求要符合标准、具备职业技能，将秘书的工作更加职业化，达到高效率的工作以及高质量的工作，以此要练就自身本事，掌握的技能可以符合各种行业的秘书岗位。如今的岗位职业分工明确，秘书职业也在工作中扮演重要角色，也是各个部门沟通的桥梁，不管是内勤管理还是行政管理，都是秘书涉及的领域，由此可以看出秘书岗位的重要性，所以对秘书的专业知识学习也变得更加重要。

二、培养和提高秘书专业学生能力的策略

（一）注重课堂教学，灵活运用多种教学方法与手段

老师在课堂教学中，方法比较传统且单一，通过老师的口述讲解进行授课，一味灌輸知识，没有调动学生课堂兴趣，让学生无法产生主动和积极学习的兴趣，所以导致学生对秘书知识学习浅显，更别说是应用到实践工作中展现个人能力了，所以，针对这一现象，老师应该相应地改变教学方式，结合秘书专业的特点进行改进，对不同知识有不同的教学方式，在教学方式的灵活应用上，达到在秘书专业学习的最佳效果。随着科技的创新发展，提升课堂中的教学效果就可以结合科学、科技的方法，进行模拟教学，模拟真实的工作环境，让我们可以更早地熟知实际的秘书工作，可以通过模拟环境进行实践检验，为以后的实际工作铺垫基础，在学习中总结不足，不断改正，为以后的实际工作减少错误。

随着秘书行业的重视与高要求，在学习阶段就变得尤为重要，在学习内容上要不断创新、深化，教学方式上进行改进，打破以往的传统教学方式，要符合现代化的发展，引进先进的科技改变教学手段，比如相机、电脑等现代化设备进行新颖教学，丰富课堂氛围，还可以创建实验室进行实践方面的练习，比如会议记录、会场布置、会议记录等，提升实践能力，进行兴趣学习。

（二）优化学生职业心理，努力培养秘书个性人格

随着社会的发展，知识的更新速度加快，工作上也是快节奏模式，秘书人员都是在这些快速变化、快节奏的环境中进行工作，瞬息万变的信息成为秘书工作上的阻碍，工作中难免遇到意想不到的事情，工作上没有固定的时间、固定的内容，只存在于出现一个问题解决一个问题，对下一个问题出现的时间与内容不是固定的，不受秘书的控制，导致工作中常常很被动，复杂多变的工作内容，扰乱秘书职业人的心绪，所以要控制自身的情绪，练就超强的心理素质，所以，我们在学习上，对心理素质方面要着重学习与注意，可以通过实践练习等锻炼心理素质。

实践是学习最好的方式，也是检验理论知识学习程度的最好方式，所以定时进行社会实践深入基层是很好的方式，开展社会调查与生活体验，通过基层的了解，才能站在他们的角度，更深刻地了解民情、國情，根据发生的具体困难实施解决办法，可以锻炼心理素质与意志。

作为秘书专业的学生，在就业上存在很多考虑范围，有大型工商企业、中型企三资企业等，如何优先考虑并选择成为难题，为了解决这一难题，在就业前进行各种行业各种岗位进行实习、见习，通过实习熟悉环境与工作内容，结合自身喜好与善不善于，这样不仅锻炼独立的性格特点，更是锻炼了心理素质，提前实习也是为了防止未来走上工作岗位由于陌生带来恐惧感，在未来实践工作中以正常的心理素质与心态去面对未来的工作挑战。

（三）优化课程结构，造就通才式秘书人才

新时代的发展下，对秘书人才的培养不仅重视专业知识的教育，在素质教育上也是尤为重要的，将两者结合在一起，成为现如今普遍的教学模式，所以要培养全能型秘书，就要在知识上进行拓展，将各种行业中的秘书进行融合，使学生掌握更多的技能与能力，也是为了有更多行业选择做准备，打造适合多种行业的综合型、全能型秘书。

首先，在学习时氛围理论学习与实践学习，它们各自的比重是不同的，实践学习的重要性更强一些，所以在学时分配时，尽可能将理论学习的部分学时，分配给实践学习上。通过对基础理论、专业基础以及专业课之间的关系进行处理，拓展实践渠道，更多地接触实际的秘书工作，达到实际的应用性。

其次，企业中最大的重点就是经济问题，所以秘书要加强经济学知识的学习，结合经济市场的现状，进行合理学习，经济学知识是现如今秘书职业人最欠缺的一点，因为经济学不是秘书专业的主要学习课程，对市场经济的现状、规范进行学习，也是为了以后秘书工作中发挥作用，工作中可以结合经济情况，进行书写文案与更多相关文件，不仅如此，在更多工作中都能用到。

最后，在学习经济学后，就是强化语言能力，语言能力包括计算机语言与外语技能，这是日后秘书行业必备的技能，也是经济发展的现状下必备的技能，所以，我们要强化语言能力。

（四）创设职业化训练环境，在职业化训练中培养学生的专业能力

在竞争激烈的现状下，要想在秘书行业脱颖而出，成为行业的佼佼者，必须提升专业能力，其中包括专业技能和技术技能，学生在进入秘书专业学习时，对这个行业以及任何知识都是不了解的，接近大脑空白的状态，如果想要充实头脑，就要进行阶段性学习：第一阶段就是初始阶段，也是刚进入学习的阶段。第二阶段就是强化阶段，对知识进行强化，全方位学习，综合性发展。第三阶段就是实践的阶段，也是重要的阶段，不仅检验学习，也是更好地强化学习的方法。不断地进行训练，达到专业能力。

例如：在办公能力的学习提升中，仅仅进行理论讲解是不够的，不能满足学生的知识需求以及工作需求，专业知识的理论讲解中有时候学生听不懂，感觉秘书的职业离他们很远，对此没有兴趣，这时，可以进行案例分析，用实践案例引导辅助学习，借助案例，强化理论学习。

三、总结

随着市场经济的形势，知识经济的发展，对秘书专业学习要求严格，不仅要对基础知识和专业知识进行学习，更要进行实践体验，在展现工作能力的同时，积攒工作经验。这不仅需要学校进行条件创造与教学方式的创新，更是要求我们自身认真学习，能够在未来的实际秘书工作中发挥作用。

参考文献：

[1]吴成丽.对培养文秘专业学生就业能力的思考[J].职业，2016（11）：147.

[2]魏景霞.高校文秘专业开设秘书形象塑造课程的思考[J]. 中州大学学报，2012，29（2）：97-100.

[3]叶文举.本科院校秘书学专业课程设置的现状及建议[J]. 秘书之友，2018（11）：4-8.

[4]李欣.高职高专文秘专业社会调查及其相关问题分析[J]. 教育与职业，2007（27）：106-108.

◎编辑 王海文