“互联网+”背景下医院做好人事档案管理工作的策略

文/董海岩 付钊

近年来，随着数字技术的飞速发展，多个领域都出现了许多创新成果，也进一步推动各个领域向智能化的方向发展。在这样的背景下，互联网技术得到了广泛应用，并对各行各业产生较大影响。互联网时代对医疗服务也提出了更高的需求，需要医院提升管理水平、服务质量。

做好档案管理工作有利于医院的发展。而医院的人事档案是档案管理工作的一个关键环节。互联网技术在为人们提供便捷服务的同时，也给档案管理带来新挑战。如何有效地利用“互联网+”技术进行档案管理，进一步提升人事档案的管理水平，提高医院人力资源的使用效率，成了医院思考的课题之一。

“互联网+”背景下医院人事档案管理存在的不足

信息化水平相对较低。随着信息技术的不断发展，许多医院纷纷选择构建互联网平台，提供门诊处方、预约挂号、缴费充值和住院开药等服务，减少了人力资源的消耗。然而，人事档案管理在与信息技术的整合上仍然显得相对滞后，导致许多人力资源被人事档案管理所占据。在传统的人事档案管理理念中，由于保密级别相对较高，一些管理人员往往片面地认为，采用“互联网+”的管理模式可能会对档案的保密性产生影响，导致部分医院对人事档案管理信息化工作不够重视，使人事档案管理工作未能充分发挥其应有作用。一些医院的人事档案管理软件中的某些功能尚未得到充分开发和应用，一些档案管理人员对数字化档案管理的知识了解不足，不能熟练掌握操作系统软件，这也影响了档案管理信息化的进一步发展。

人力资源档案的使用率相对较低。为了增强员工的综合技能并提升工作效果，医院的医护人员经常需要与各部门互动，流动性也因此增加。随着职位的变动，其个人档案也会被转移到相应的部门。因此，如何加强医院档案管理成为目前医院管理工作者需要重点研究解决的问题之一。在传统的档案管理中，管理人员主要通过手工方式来整理档案资料，且传统的纸质档案需要人工逐个查找，查找效率低，工作效率不高。而且随着时间的推移，可能会积累大量的档案资料，如果档案中的资料并未得到及时整理和汇总，会降低查询检索档案的效率。由于医院的工作节奏较快，需要处理的事务也相对较多，一些医院人事档案的使用率相对较低。医院对个人资料的保存时间也较为固定，造成了档案信息与实际情况脱节，增加了管理的复杂性。一些医院工作人员对个人资料信息的重视程度不够，内部人员之间交流与沟通较少；档案的所有者缺乏对个人档案补充和完善的意识，导致了一些本应该添加到个人档案中的资料出现了保管不当、丢失或损坏的情况。

此外，由于受到传统的档案管理观念的影响，许多医院的人事档案内容主要集中在家庭背景和个人经历等方面，却忽视了个人的兴趣爱好等因素，导致档案内容缺乏独特性。

“互联网+”背景下医院加强人事档案管理的策略

在“互联网+”背景下加强信息化建设对医院人事管理具有至关重要的作用，有利于医院的长治久安。在引入互联网技术后，能够在很大程度上促进医院的快速发展，同时能够保证服务质量的优质性，能使全体职工的业务水平明显提升。所以，医院需要在“互联网+”背景下积极引入人事信息化管理技术，并打造医院专业的、优质的人员队伍。

构建人事档案信息管理系统。传统纸质档案存在管理不便、易损坏等问题，而数字化档案库则能将档案信息转换成电子形式，便于管理。如电子病历的建立与整合，通过数字化建设，用电子病历记录患者就诊信息、医疗诊断、用药方案等，可以减少纸质病历的使用，提高数据整合和查询的速度。医院的档案管理部门需要加强对信息技术和数字化管理平台的研发和资金支持，加速人事档案数字化建设的步伐。建立完善的档案管理系统，加强与各业务部门间的沟通协作。利用先进的技术迅速对文本进行识别，并根据信息的重要性进行自动提取，同时确保信息的完整性。要建立档案信息管理系统，完善相关管理制度。档案管理人员在获取与年龄、工龄、党龄、工作和教育背景等相关信息时，可以利用电子识别系统扫描学历学位证书和个人履历表，提高数据获取的效率，并发挥信息化管理的作用。此外，负责档案管理的工作人员需要对信息技术有更深入地了解和掌握，在工作中，要注意做好档案管理与利用的衔接和协调，实现信息资源共享。要加强对专业人才的培养，特别是对高水平、专业和尖端人才的培训，推动档案管理的信息化进程，为档案管理专业人才创造更广阔的职业发展机会。在日常的档案管理工作中，应加强对档案专业人员的信息化培训，提高培训的频率，确保档案管理人员能够掌握最新的信息技术，从而提升档案管理工作的效率和质量。

提高人事档案的使用效率。人事档案是医院人力资源管理体系的基础组成部分，也是人才开发的主要依据。医院需要根据人员变动、员工的工作经验和在职教育背景等因素，及时更新和完善其档案资料。在“互联网+”的背景下，信息平台能够通过自动添加提醒功能，确保在电子档案录入过程中对个人的联系方式等信息进行备案登记，并根据更新的节点向档案主体发送提交档案材料的信息。所有这些任务都由档案管理人员预先设定，并进行统一的管理，医院需要建立与医疗活动相适应的档案信息管理系统，以方便日常使用。例如，医院每年都会对所有医护人员岗位胜任能力和医德进行全面考核和评估，档案管理人员需要根据医院的要求，通过档案信息化管理平台向所有参评人员发送统一的提示信息，当参评人员收到档案管理人员发送的相关考核表时就可以准备相应的材料，这样不仅节约人力成本，还能提高工作效率。为了更好地进行档案管理，档案管理人员可以利用微信群、QQ 群等线上交流平台，建立更多的沟通渠道。还可以利用信息技术创建在线档案目录。通过互联网进行档案管理是一种全新的方式，通过医院的人事档案数字化平台，可以查询到个人的档案列表，根据档案的保密级别，详细列出一些容易查阅的档案清单。当员工有此需求时，可以通过搜索引擎直接前往档案保管部门进行查询，这不仅有助于降低管理的成本，还能提高档案的使用效率。

加强团队建设。人事档案管理工作离不开一支优秀的人才队伍。目前，部分医院的档案管理人员管理观念有待更新，专业能力有待提升。因此，加强团队建设，提高医院人事档案管理人员专业能力工作势在必行。为了进一步提高医院的人事档案管理能力，应当持续强化人事档案管理团队的建设，并努力提升工作人员的职业素养。可以招聘一些专业人才，同时加强医院内部员工队伍建设，建立一支稳定的人才队伍。医院的人事档案管理需要与时俱进，要定期组织档案管理人员进行培训，可以通过“走出去+ 请进来”的方式加强培训，增强档案管理人员对相关政策的深入了解，并提升其专业技能和综合能力，提高他们的工作能力。还要优化人员奖励机制。在“互联网+”时代，先进的技术有利于开展绩效考核工作。医院可以依据岗位的不同制定针对性的考核机制，通过不断优化人员激励机制可以更好地发挥激励作用，增强档案管理人员的归属感与责任感。

图据网络。

如今，互联网技术被应用于医院人事管理等多个领域。“互联网+”背景下，利用云计算、大数据分析和人工智能等新兴技术，可以实现档案的智能化管理和服务，提高档案工作的效率和质量；通过建立数字档案馆，将档案资料以电子形式存储和展现，不仅节约了空间和资源，还能够实现档案信息的迅捷检索和共享。此外，结合人工智能技术，可以自动识别和分类档案资料，提高档案整理和归档的效率。通过信息化手段，完善档案管理信息系统，实现档案信息的统一管理和共享，能够更好地满足各个部门和个人的档案需求，提升医院的人事档案管理效能，促进多项服务工作的开展，为医院信息化建设提供持续动力，对医院社会效益及管理水平提升均具有重要的意义。档案管理人员应当持续学习和应用前沿的管理方法和经验，以寻找更高效的人事档案管理策略，并构筑档案管理的创新模式。