信息化时代办公室文书档案管理工作的创新路径

文/江春燕

在信息化时代，各领域都面临着更高的标准和要求，这也为各种工作的进行开辟了新的路径和方式。办公室文书档案的管理也是如此。

信息化时代让文书档案的处理效率和品质都有了显著的增长和优化。但在文书档案管理过程中也存在一些问题和不足，如档案管理的难度较大、档案管理人员安全意识不足等。因此，需要持续提升信息化管理的能力和水平，构建管理体系，通过强化云计算的应用以及其他多种方式，增强文书档案的管理效能与品质。

办公室文书档案管理信息化建设的意义

便于信息管理查询。通过信息化的方式管理文书档案，可以提升查阅档案的效率。在传统的文书管理方法中，寻找相关信息需要投入大量的时间和精力，增加了工作人员的工作压力和负担。而采用数字化的管理方法，工作人员可以直接从文件档案管理系统获取所需的信息，不仅节约了时间和精力，还降低了劳动强度与压力。此外，在数字化的管理系统里，可以满足多人共享同一个信息的需求，显著提升了文件档案的工作效率和品质。

降低管理成本。通过强化文件档案的数字化管理，可以减少管理开销，提升管理的效率和品质。在初步进行信息化的构建时，必须大量购置硬件和软件设备，而这些设备的安装和维护都需要花费大量的资金，构成了信息化构建开销的关键环节。然而，随着信息化体系的构建，接下来的花费相对较低。通过强化信息技术的发展，可以显著降低人力资源的开销。在传统的文件和档案管理流程中，单位职工承受的压力和负担较大。在现代信息技术的推动下，可以降低人力资源的开销，同时提升员工技术能力和综合素质，从而推动其成长与进步。

信息化时代办公室文书档案管理工作存在的不足

安全意识不足。虽然信息技术的飞速发展有助于大幅度提高文件档案管理的效率和质量，但同时也暴露出一些潜在的问题，比如对安全的认知不足。如在构建文件和资料的过程中，忽略了保护其安全性，一旦出现信息安全问题，就有可能引发信息的泄露。因此，对于文档档案管理而言，必须重视安全问题，加强对信息安全的认识和理解，才能有效保障文档档案的完整性和保密性。

缺乏有效的管理机制。由于信息化带来的便利性，很多单位开始尝试使用云端存储服务，以便管理好文件和档案。然而，在这种情况下，如果没有一个完善的管理机制，就会导致文件和档案被随意更改或删除。这就需要建立一套完整的管理制度，确保文件和档案的完整性和准确性。另外，在信息化时代，许多单位已经采用了自动化的文件管理工具，但这些工具并不能完全替代人工干预。因此，还需要制定相应的管理措施，确保文件和档案的正确性和及时性。

风险防范水平不足。在信息化时代，许多单位都在加快推进信息化进程，但这些过程当中存在一定的风险隐患，需加以防范。因此，要制定相应的规章制度，明确责任分工，及时发现和解决出现的问题。一方面，档案保护系统的安全性不足，缺乏足够的安全级别，可能会使系统内的相应信息被偷取或损害。另一方面，由于没有及时对管理系统进行漏洞检测、升级和安全审查，使管理系统极易受到外部攻击。

文书管理难度大。在传统管理模式下，文书档案管理员对相关文件只能通过手动查找、整理、分类、归档等，这些操作都非常繁琐且耗费大量时间和精力。随着时间推移，涉及的文件数量在不断增长，这无疑也增加了文书管理的难度。

信息化时代办公室文书档案管理工作的有效措施

加强云计算应用。如果想要有效提升文书档案的信息化管理技术和水平，就应该积极利用云计算。目前，云计算技术已经发展得较为成熟，能够显著提升工作效率和质量。利用云计算技术，可以在文书档案的管理流程中，高效解读并总结相关信息，从而缩短计算处理的周期，降低员工的压力与负荷。云计算包含众多计算方法，它在数据处理上具有很高的效率和速度，所以需要充分发挥其优势，以增进对数据的深度解读。尤其是现在需要处理的文书档案数据也在不断增加，因此，采用云计算可以显著提升处理效率和质量，从而推动文书档案管理的进步和发展。

构建管理体系。需要建立一个完善的管理体系来强化文书档案的管理工作。只有通过优化管理体系，才能在工作进行时更具针对性和目标性。首先，确保所有需要管理的文件和资料都能被整合到管理系统中，防止资料遗失，以免影响后续工作的进行。其次，确立管理流程和体系，设定严格的管理规定和准则，妥善处理文书档案的管理任务，防止出现推诿或效率低下的情况。最后，应优化和刷新管理系统。对于文件资料的处理，应该根据社会的进步来持续调整，以适应社会的进步，以此来提升处理文件资料的效益与品质。

增强风险意识。需要在强化文书档案数字化管理的同时，提升对风险的认知，确保信息的安全，防止其被盗取或损坏，以此来提升文书档案管理的安全性。必须高度关注风险预防的任务，并且提升对风险的预防意识，尤其是在管理层面，需要增加对人员和物资的支援，以此来提升信息化管理的安全性和科学性。为文书档案信息化系统配备必要的拦截软件或杀毒软件，并根据实际情况进行调整。通过提高密钥等级等多种手段，有效确保数据的安全性和可靠性。建立专业的技术团队，并持续提升其技术素质和能力，对信息化管理系统或平台进行实时更新，及时审查和保养管理系统，增强系统的稳定性和可靠性。同时，也可以增进与相关科技单位的交流和协作，利用其技术实力和水准来确保信息化系统的安全。

构建共享系统。在处理办公室的文件时，不能只是简单地进行储存和管理，而是要深入探索其实际应用的价值，并通过数据的解读与分享，提升文件的价值。因此，需要优化共享系统，实现在系统中文件和其他相关信息进行共享，以便各相关部门可以借助之前的数据进行当前的任务或者作出更科学的决定。单位必须高度重视建立共享系统，并投入人力和物力来实现这一目标。还应持续优化共享系统的性能，以便相关人员可以通过该系统获取他们所需的信息。为确保数据的稳固，需要优化网络服务的开放审核过程，并且只向某些部门或者某些人员提供一些权限，以防止其他人员窃取有关数据，导致数据外泄。

加强设施配备。建设设施是执行文书档案管理任务的基石和前提，只有优化设施配置，才能有效提升信息化管理的能力和水平。因此，单位需要增强对文件和档案管理的信息化建设，并且需要配置必要的设备，装备必要的硬件设备，以保证任务的顺畅执行。可以增强对软件设施的支持，并与技术单位建立交流和协作，引进符合文书档案管理需求的软件或系统。同时，组织单位内计算机技术方面的专家开发出适应单位文件档案管理需求的系统，从而有效提升系统的合理性和科学性。还要投入专门的资金用于升级和优化硬件软件设施。

提升工作人员信息化素质。通过提升文书档案的处理效率和品质，来持续增强单位员工的技能和素养。在招聘文书管理人员时，需要严格筛选，挑选出拥有相关教育背景或者工作经验的人才，以此减少其适应时间，并增强他们与职位的匹配程度。加大培训力度，深入阐述文书档案处理的常规方式和方法以及文书档案处理的详细步骤，以保证单位员工能掌握相关的知识，提升其工作执行力和效益。强化对单位员工信息化素质和能力的提升。组织安排单位员工参与档案信息化培训，了解信息系统的运行和实际操作，提升对系统应用的能力和水平。文书管理人员需要积极掌握并学习最新的信息科技和操作方式，以此来持续增强信息化运用技巧和能力，进一步将其应用于日常工作中，不断提升文书档案管理的效率和品质。

图据网络。