关于加强企业财务档案管理的研究

杨颖川，王超宇

（中国航发南方工业有限公司，湖南株洲 412002）

1 引言

企业财务档案是企业经营和资金活动的客观凭证，全面有效地反映了企业的财务运行状况。企业财务档案管理是一项审慎程度高、专业性强的工作，开展关于加强企业财务档案管理的研究，是企业发展的题中之义。

2 企业财务档案的内涵

企业财务档案是指企业会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等财务核算专业资料，是记录和反映企业经济业务发生情况的重要证据和史料，属于企业的重要经济档案，是检查企业过去经济活动的重要依据，具有重要价值。

《会计档案管理办法》规定，财务档案包括以下具体内容：一是会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；二是会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；三是财务会计报告类，包括月度、季度、年度财务报告，即会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告；四是其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他具有保存价值的会计资料。

3 企业财务档案的特点

3.1 专业性

所谓“隔行如隔山”，企业财务档案是由会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料构成的单独而封闭的财务系统，是财务专业领域的档案集合，具有专业性，与企业其他档案大有不同。例如，会计账簿、财务会计报告和其他会计资料由财务管理部门的财务会计人员产生或经手，移交给档案管理部门的财务档案管理员处；会计凭证则由企业各单位的财务报销人员产生，由财务会计人员经手，归档至档案管理员处。

3.2 慎重性

常言道“失之毫厘，谬以千里”，企业财务档案是在财务工作中逐级审批产生的，审慎程度高，即使一个小数点的微小错误，也可能造成极大的经济损失。而且，财务档案中的会计凭证要经历粘贴票据、财务报销、装订成册等环节，在此过程中不能丢失一份票据，如果遗失将横生枝节。这样一来，财务档案管理的每一步都要慎之又慎，不容许出现一点纰漏。

3.3 真实性

企业财务档案的内容都是企业在运转过程中真实产生的财务数据，客观、真实地反映了企业的经济情况，具有真实性，不能伪造。在企业中，财务报销人员、财务会计人员和档案管理人员都不能违反财务档案的真实性原则，如果违反，将受到严厉的惩罚。例如，企业对违反财务报销管理规定、通过伪造票据获取不法利益等行为进行处分，有时甚至要追究法律责任。

3.4 有效性

在企业的财务审计工作中，经常要调取企业一年内或者几年内的会计凭证、会计账簿等财务档案，因为财务档案自产生以来，就是永久有效的。企业财务档案中的会计凭证，作为财务报销人员报账的唯一凭证，直接决定了银行付款、银行收款、银行转账等报账形式，也决定了报账金额的大小。这样一来，财务档案与企业资金的流水方向和数目大小息息相关，这也充分体现了财务档案的有效性。

4 企业财务档案管理的重要意义

4.1 财务档案管理是国家意志的深刻体现

《中华人民共和国档案法实施条例》于2023 年12 月29日国务院第22 次常务会议通过，由国务院总理李强签署第772 号国务院令公布全文。《中华人民共和国会计法》规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。”由此可见，档案管理已经在国家层面得到重视，财务档案管理纳入了国家法律法规体系，是国家意志的深刻体现，企业加强财务档案管理是响应国家号召的具体体现。在国家意志的指引下实行财务档案管理，具有重要意义。

4.2 财务档案管理是企业发展的内在需求

企业财务档案是企业财务运转情况的全面记录，全面、系统的财务档案管理能够有效帮助企业领导深入了解、分析企业财务状况，为企业各项工作部署提供财务支持，从而促进企业各项工作有序开展，提高企业发展水平。例如，财务会计报告通常包括财务报表、独立注册会计师审计报告等内容，为企业领导提供充分的决策依据，因此，财务档案管理是企业发展的内在需求。

4.3 财务档案管理是档案服务的前提条件

档案服务是企业财务档案管理的根本落脚点，那么，如何通过财务档案管理提供便利化的档案服务，是企业要解决的问题。在日新月异的时代，信息化技术已经渗透到企业发展的各个方面，也为企业财务档案管理提供了新契机，结合信息化技术构建财务档案服务信息系统，有利于企业发挥财务档案的作用，提供全方位的档案服务，也有利于企业的长远发展。

5 企业财务档案管理存在的问题

5.1 财务档案资料收集不全面

企业的会计凭证、会计账簿一般由财务管理部门的财务会计人员移交给档案管理部门的财务档案管理员保管，财务会计报告和其他会计资料则移交给文书档案管理员保管，因此，财务档案管理牵涉财务档案管理和文书档案管理两个领域，在实际操作过程中难免有遗漏，可能造成归档资料不全的情况。

5.2 财务档案归档周期不规律

企业财务档案由财务管理部门负责归档给档案管理部门，一些企业对财务档案管理足够重视，其财务档案归档周期为一年，然而，还有一些企业没有意识到财务档案管理的重要性，没有给予足够的重视，其归档周期为两年或者更长的时间，这类归档不够及时的情况，不仅不利于财务档案的利用，而且十分容易导致财务档案的遗失。

5.3 财务档案接触人员不专业

财务档案管理是一项专业性很强的工作，企业中接触财务档案的人员一般是财务报销人员、财务会计人员以及财务档案管理员，这些人员的专业与否直接决定了企业财务档案管理水平的高低。然而，财务报销人员中往往混杂不按规定开具发票的人员，财务会计人员和财务档案管理员中也不乏非专业人员。

5.4 财务档案信息服务不普遍

大部分企业的财务档案管理还停留在纸质化阶段，未将档案利用与信息化技术结合起来，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。特别是会计凭证的查阅与借阅，往往通过登记查阅登记本，再来查找纸质会计凭证，或者持所办理的纸质借阅审批单来借阅纸质会计凭证，不利于信息化财务档案服务的开展。

6 加强企业财务档案管理的有效路径

6.1 构建信息化的财务档案管理机制

第一，将报销流程与信息系统挂钩。大部分企业传统的财务报销流程是由财务报销人员将所有票据贴到纸质票据粘贴单上，再逐级审批签字，最后到财务会计人员处进行报账。随着信息化技术的发展，如果将报销流程与信息系统挂钩，实现财务报销审批的电子化，则财务报销人员只需通过财务报账信息系统提交审批，就可以逐级完成电子化审批流程，最后由财务会计人员在财务报账信息系统中输出凭证号，并结合银行付款、银行收款或银行转账等处理方式，完成报销流程。

第二，将纸质档案与电子档案衔接。如果企业建立的财务报账系统，在财务报销人员的报账过程中，能够提供纸质票据电子化处理通道，由财务报销人员上传相关电子票据，就能够将纸质档案与电子档案有效衔接，有利于后期的财务档案管理。当需要对票据进行检查、调阅等操作时，会计人员可以在财务报账系统中查找原始纸质票据的电子版；当需要查看原始纸质票据时，则可以根据电子档案的凭证号，由财务档案管理员找出相应的纸质票据。

第三，将档案利用与电子流程结合。企业财务档案管理，只有发挥好档案利用的作用，才能真正实现财务档案的价值。企业可以针对档案利用建立标准化的电子流程，使得每一份财务档案的查阅或借阅都有章可循。这样一来，无需通过档案查阅登记本和档案借阅登记本来统计财务档案利用数目，而是由信息系统自动计算财务档案利用数目，更加方便快捷，也不容易遗漏。同时，电子流程可以自动识别超出借阅期限、久借不还的档案借阅人员，由系统发出归还档案的提示，催促档案借阅人员及时归还财务档案。

6.2 形成科学化的财务档案管理模式

第一，规范化管理。企业财务档案管理不仅包含财务档案的整理、编号、入库、查阅及借阅等工作内容，还涉及财务档案整理前每个环节的工作内容，例如，企业需要针对财务报销、账簿整理、财务会计报告拟写等财务档案管理前置环节，制定《财务报销管理办法》《财务报告管理办法》《重大财务和经济事项报告规定》等相关规章制度，从前置环节入手规范流程，从源头确保财务档案管理的规范化。

第二，精细化管理。企业财务档案的种类甚多，牵涉范围甚广，因此，在实践过程中，需要分门别类地进行归档、管理。例如，以银行付款凭证、银行收款凭证、银行转账凭证等为代表的会计凭证，分别单独放置于档案管理部门库房的几个财务档案固定区域，并按照时间顺序逐年进行排列；会计账簿单独放置于一个财务档案区域，逐年排列；财务会计报告和其他会计资料则纳入文书档案管理范畴。

第三，安全性管理。企业财务档案管理要把安全保密工作放在首位，纳入财务报销人员、财务会计人员和财务档案管理员的行为准则，促使人人重视财务档案安全保密工作。要提高财务档案管理员的安全防范意识，财务档案经过审批才能外借，谨防偷撕或涂改。杜绝火灾隐患，常备手提式灭火器，并定期更换。要注意档案的科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀工作，确保财务档案信息的安全完整。

6.3 提供现代化的财务档案利用服务

第一，遵循及时性原则。及时性是企业提供财务档案利用服务的前提。只有及时将财务档案归档，才有可能提供档案利用服务。只有在企业员工需要利用财务档案时，及时找到相关财务档案，才能实现财务档案的真正价值。因此，企业需要及时归档上一年度财务档案，并且针对每种财务档案，按照时间顺序各编一个流水号，便于以后开展财务档案查阅与借阅等档案利用服务。

第二，遵循制度性原则。企业财务档案具有重要价值，例如，财务报销产生的会计凭证，包含差旅车票、住宿发票等具有唯一性的票据，一旦丢失，很难补开相应票据，甚是麻烦。因此，对于财务档案的利用要十分慎重，需要从制度层面规定财务档案的利用要求，将财务档案利用的制度规范纳入企业档案利用管理制度。例如，只有按照制度所规定的要求进行审批，才能借阅财务档案。

第三，遵循主动性原则。企业需要经常接待财务审计人员，部分情况下审计所需财务档案的时间跨度长达数年，牵涉大量会计凭证或会计账簿等财务档案，这就需要企业档案管理员强化主动服务意识，积极配合财务管理部门的审计接待工作。通常，财务管理部门的财务会计人员因工作需要，经常需要查阅或借阅财务档案，这需要财务档案管理员发挥主动性，做好工作衔接。

6.4 打造高素质的财务档案管理队伍

第一，培养扎实的业务能力。随着企业持续发展，财务档案的体量不断增加，财务档案管理的工作量也不断增多，对财务档案管理员的能力要求也逐渐提高。因此，档案管理部门的专职财务档案管理员需要具备扎实的业务能力，同时，要避免非专职财务档案管理员变动较大或非专业性的问题[1]，杜绝财务档案管理队伍业务能力不强、质量不高的情况。

第二，实施严格的人才引进。“人才强企”是人们的共识，加强企业财务档案管理工作，离不开高素质复合型人才的引进。企业需要针对财务档案管理，制定严格的人才聘用标准，选拔既精通财务档案管理业务，又具有良好信息化素养的复合型人才[2]，并充实到各单位的财务报销人员、财务管理部门的财务会计人员和档案管理部门的财务档案管理员队伍中。

第三，做好人才的选拔培训。企业因考虑到成本、用工等实际情况，仅靠人才引进并不能完全满足财务档案管理工作的需要，因此，需要对已有的财务报销人员、财务会计人员和财务档案管理员进行有效选拔和知识技能培训。例如，针对财务报销人员培训企业财务报销管理规定等规章制度，选拔基层单位财务会计人员充实财务管理部门的财务会计人员队伍，针对财务档案管理员培训业务知识和信息化课程。

7 结语

企业加强财务档案管理不是一蹴而就的，需要持续发力、久久为功，深刻认识到企业财务档案管理的内涵、特点与重要意义，解决财务档案资料收集不全面、归档周期不规律、接触人员不专业、信息服务不普遍等问题，构建信息化的财务档案管理机制，形成科学化的财务档案管理模式，提供现代化的财务档案利用服务，打造高素质的财务档案管理队伍，从而更好地为企业的高质量发展添砖加瓦。