高质量发展背景下提升中医医院行政办公室管理效能的思考

文/郭春燕

中医医院是中医药传承创新、振兴发展的重要场所，是实现公立医院高质量发展的主力军。行政办公室是中医医院职能管理部门的重要组成部分，加强行政办公室对新思想、新途径、新观念的研究，改变固有的习惯思维影响，充分发挥参与政务、统筹院务、协调事务等服务职能，不断提高管理效能，对促进医院科学管理水平提升，实现医院高质量、可持续发展具有重要作用。

中医医院行政办公室管理工作现状

在医院的内部治理体系中，医院行政办公室除开展日常行政管理事务外，还承担着统筹协调医院各职能部门、督促落实医院重大决策等重要职能，经常会出现管理工作的薄弱环节。一是工作事务性强，繁杂而琐碎，被动性、临时性、不可预测性且难以量化。二是工作人员数量偏少，且大多数都来自临床医疗业务专业，缺乏行政管理专业培训和系统锻炼，管理知识和能力欠缺。三是服务规范、制度建设、流程管理等精细化管理不足，在统筹协调、沟通联络、承上启下职能上难以实现原则性和灵活性、综合性和创新性、全局性和阶段性的统一。四是参谋助手、跟踪督办、组织落实等职责不清晰，导致工作的及时性、准确性和高效性效率偏低。

提升管理效能的实践探索

中医医院行政办公室坚持“以人为本、创新发展、注重内涵”的工作方针，强化“体制机制创新、服务能力提升、管理水平精益”的发展理念，打破传统管理模式，不断开拓创新提升管理效能，助推医院高质量发展。

强化体制机制创新。一是细化日常行政管理，实行“AB角”工作制。“AB 角”工作制作为一种组织管理模式，有助于保证医院办公室工作流畅，提高工作效能。行政办公室把日常行政事务细分为办文、办事、办会三大方面，通过将科室有限的人员分为A、B 角，根据实际工作要求进行两两组合，在全面熟悉办公室的日常工作流程的基础上，进行有侧重的安排，有效弥补人员请假休息或不熟悉业务而出现无人工作的局面，形成既分工明确又密切合作的工作机制。二是规范各项工作制度，提高工作效能。行政办公室牵头组织制定《“三重一大”事项决策议事规则》《院长办公会议议事规则》《院长现场办公会制度》《党委书记和院长定期沟通制度》等，并及时修订与完善；修订完善相关会议会务、公务接待、公务车辆使用等制度，改进工作作风，提高工作效能。三是密切联系临床，常态化落实“党政联合查房制度”。由行政办公室牵头组织，医院党委书记、院长及各分管领导带领职能科室负责人，通过行政查房、参与临床晨交班等形式下沉到临床一线科室了解医疗、教学、科研、人才培养、专科建设方面的情况，现场研究、协调、落实和解决工作中遇到的问题和困难，并通过院务会、专题会议等形式，做好问题的整改及落实，切实体现职能服务临床的效能，形成了一套比较完整的行政业务全面管理的运行机制。

强化服务能力提升。一是创新参谋助手模式，实行职能科室MDT（多学科诊疗）联合管理。行政办公室牵头医院各行政职能科室积极参与医院管理，统筹协调医院发展，对于医院重点发展事项、重点专（学）科建设、人才梯队培养、新技术新项目开展、科研教学等定期召开相关专题会议，以“调查协调+ 督促落实”闭环管理的形式，一方面做好基础调查，完成调研专题报告，为领导层决策提供依据；另一方面反馈梳理临床科室需求，制定实施管理方案，督促落实医院各项工作完成。二是创新统筹服务模式，实行流程信息化。充分运用OA 办公系统等信息化手段丰富创新管理模式，提升服务能力和工作效率，在OA 办公系统中增加会议室预订申请，统筹协调安排全院各科室会议室使用，避免出现使用冲突。增加科主任、护士长等中层管理人员的参会统计模块，规范中层干部相关请假、会议精神内容传达等审批流程，提高管理效率。规范收发文流程管理，提升全院公文流转的及时性、准确性和实效性，使公文的收发、阅办、催办等更加便捷高效。完善公务（加班）订餐申请、学术活动预算、公务用车申请、医院用印（公章）申请、开具介绍信申请、职能科室月度工作计划上报、办公杂支用品领用审核等信息化审批流程，降低医院行政运行成本，提高工作效率，强化统筹协调效能。三是创新跟踪督办模式，实行表单流程化。督办工作是医院行政办公室的重要职能，也是贯彻医院领导决策和部署，推动医院重点工作和目标落实的重要手段。行政办公室通过制定医院年度重点工作推进表、医院阶段性重点工作安排表等形式，使跟踪督办管理更加系统规范。不断深化医院决策层与临床一线的桥梁枢纽作用，将医院在党委会、院长办公会、院务会、院周会、科主任例会、护士长例会、行政查房等会议反馈内容表格化，使整改落实情况更加细化、明确、及时，增强工作整改落实力度及连续性，大大提高跟踪督办效能。

强化管理水平精益。一是细化医院精细化管理方案，提高科学管理水平。行政办公室转变观念、提高认识，找准推进精细化管理的切入点，细化精细化管理工作相关实施方案，按照“精、准、细、严”的原则，体现“处处有标准、事事见管理、件件有落实”，建立责任明确、管理规范、运行高效、监督到位的精细化管理长效机制。着力完善岗位管理、质量管理、技术管理、安全管理、服务流程、资源配置、绩效管理、成本管理和后勤保障等九个方面的精细化管理体系，提高精细管理水平。二是完善年度科室综合目标管理考核方案，促进中医内涵建设。行政办公室根据医院“十四五”等中长期规划，结合中医医院阶段性重点工作目标，通过充分发挥国家三级公立中医医院绩效考核指挥棒作用，根据临床中医、西医、医技科室等不同的特点，综合考虑职责履行、工作效率、服务质量、费用控制、运营管理、成本控制、医保政策执行情况等因素，制定年度科室综合目标考核方案。并在医疗服务、医疗质量、行风建设、运行效率、科研教学等项目中，增加中医药特色指标考核权重和力度，通过考核的杠杆作用，强化过程管理和结果控制，不断增强医院中医内涵建设。

围绕高质量发展的思考

中医医院行政办公室紧紧围绕医院高质量发展这根主线，在具有办公室职能行政性、事务性、服务性等共性特点的同时，又要具有中医药文化特色的个性特点，因此坚持党建引领，充分发挥中医药特色优势，能够不断提高管理高度，增强管理厚度，进一步提升管理效能。

坚持党建引领，提高管理效能高度。党建工作既是中医医院坚持中医办院方向和公益性质的重要组织、思想和体制保障，也是贯彻落实新时期卫生健康方针和健康中国建设的必然要求。行政办公室是中医医院职能管理的中心，既是决策层的执行者，又是执行层的管理者，担负承上启下的服务职责。这就尤其需要行政办公室坚持和加强党的全面领导，不断加强科室人员参加相关法律法规、方针、政策等各方面的学习，提高理论水平和政策素养，加强政治站位，强化使命担当，做到思想认识到位、建章立制到位、统筹督办到位、狠抓落实到位，确保行政办公室工作行稳致远。

弘扬中医药文化核心价值，增强管理效能厚度。基于中医药文化价值视角进行中医院管理要提升管理者的素质和水平，加强医德医风建设，在精神文化层面入手进行医院管理，同时要建立明确的规章制度及实施标准来辅助管理，让中医院管理既有硬性依据同时也有中医药文化内核的支撑。将中医药文化核心价值的“仁、和、精、诚”理念精髓融入行政办公室的日常工作管理中，尤其在制定全院各科室年度综合目标考核中，能够对医疗质量、医疗安全、医德医风、科研教学、新技术新项目开展、医患满意度等做到更加科学研判、精准考核，有助于增强医疗服务意识，提高科学管理水平，加强中医内涵建设，凝聚高质量发展合力，确保行政办公室工作优质高效。

中医医院行政办公室作为医院重要的职能管理部门，需要更科学规范的管理规划和方法来提高管理能力。必须积极顺应政策，不断加大学习力度，加强管理深度，拓宽工作维度，始终坚持为人民群众健康服务，致力于中医药的传承创新，树立前瞻意识、服务意识、大局意识，全面提升管理效能，助力中医医院高质量发展。