浅谈纸质档案的益处

文/林春松

造纸术是中国古代“四大发明”之一，对于推动世界文明的发展具有十分重要的意义。造纸的原料主要是植物纤维，除含有纤维素、半纤维素、木素外，还有树脂、灰分、硫酸钠等辅助成分。纸张具有质量轻、硬度小、柔韧性较差、易折叠、不易导电等特点，便于保存储藏。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族直接形成的历史记录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件的原始记录性，具有历史再现性，因此，档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

纸质档案是建立我们国家和民族文化的历史记忆、传承历史文明的重要载体，是知古鉴今的源泉，是人类文明历史的原始凭证。从而达到反观以往，可察验未来；反观古代，可洞察今天的境界。档案的种类繁多，形式各异，随着社会的进步，档案的种类也跟着升级，有些人认为有了新技术，传统的纸质档案就没必要了，其实，社会进步是必然的，科技不论怎么进步，纸质档案的存在是永远必要的，它可以成为档案信息化的基石，才能有效地推进档案电子信息化进程。因此，作者认为非常有必要强调纸质档案的重要性。

纸质档案要以《中华人民共和国档案法》为宗旨，遵循档案的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于查找和利用，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和提供利用等工作，是为人类社会经济、政治、文化服务，构成整个社会的科学能力的重要的原始凭证，是社会信用系统的基石，是复原人类文明历史的依据，是推进社会前进的源泉。

纸质档案的存在是十分必要的，为使档案的历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点充分显露，特别是作为历史再现性的本质属性，因此，我们要从长远的发展观来辨别档案的发展史。纸质档案存在的益处主要有：

一、实体性

实体性最能体现档案的历史再现性特点。纸质档案有厚厚的时代感，而电子档案则有时代的潮流感。在一定程度上说，纸质档案通过进行人工保管和保存，档案载体单一，在档案库房“八防”到位的情况下，在整理、借阅、复制等过程中是不易造成损毁的[1]，根据《归档文件整理规则》，可以将纸质的归档文件以件为单位，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用的整理基本原则进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的整理过程[1]，把纸质整理成规范的实体档案入库，为实现档案的查找和利用提供最直接的有效途径。主要由植物纤维制造而成的具有质轻、易折叠等作用的纸张是构成纸质档案的原材料，它是有型的实体档案，相对于古代甲骨文、竹制品或铜等材料，它的优势很多，是十分便于收藏储存的，更是便于人们用肉眼直接查找和利用的实体物。包括它的整齐装订、合理分类、有序排列、归类编号、科学编目、规范装盒，[1]使之有序化的整理过程，也是实体存在的，它不像电子档案是无形的，要借助计算机和打印机等设备在有电源的条件下才能查看或打印。因此，实体档案具有便于直接查找利用等这些优点，是档案发挥效用的具体体现。

二、耐久性

纸质档案的材料主要是纸张、碳和墨。造纸术是中国古代科学技术的四大发明之一，在东汉时期，经过了蔡伦的改进，形成了一套较为定型的造纸工艺流程，纸张的制成材料是植物纤维素，而植物纤维主要含有纤维素、半纤维素、木素外，还有树脂、灰分、硫酸钠等辅助成分。这些成分都是适于永久保存的材质。在通过规范有效的归档文件整理后，将案卷安全完整移入符合纸质档案“八防”即：防火、防水、防盗、防潮、防尘、防霉、防虫、防光的标准档案库房环境下，[1]具有耐久性。纸质档案的字符主要是用碳黑书写或打印而成的。碳黑的特点有：1.能吸收光波而呈黑色，对光有散热；2.耐光，耐热，耐酸碱，耐氧化；3.理化性能稳定，不溶于水、油和一般溶剂。因此，纸质档案具有适用于持久保存的耐久性。

三、凭证性

纸质档案是保存真实的书写字迹墨痕等原始的载体，具有直接提供档案原貌原创原件的有效凭证作用。它是不易更改删改和伪造的，人们可通过字迹、纸张制成材料等进行真假甄别鉴定，作为有效的法律依据。纸张作为有形的实体物又是可见的实体依据，它不单独是具有凭证性，更是具有不可复制的原始凭证作用。不管时间的长短，根据现代的科学技术，可以科学分析纸张的新旧，分析纸质档案的真假，从而实现了历史凭证作用。

四、稳定性

纸质档案是将信息资料原始地记录在纸质材料上，使用起来方便，查找也方便，使人一目了然。它形式很简单，不像电子档案需要借助计算机软件等设备在有适合电源的条件下才可读取或者利用，而且它具有寿命长的特点，不易被氧化和被磁场破坏，内容不易被窃取泄密、变更或使档案信息产生失真状态，具有很强的原始性、稳定性以及安全性。

随着社会的不断进步，科学技术水平的不断提高，由于自然和社会条件的原因，档案事业在实践过程中也不断得到发展，档案的种类也增多了，电子档案也随即产生，很多单位和个人也开始弱化纸质档案，忽视了档案工作是科学性和技术性很强的管理性工作，忽视了档案工作的服务性，忽视了档案工作的政治性，削弱了保存档案的真实目的，削弱了档案利用的宗旨作用。因此，我们十分必要强调纸质档案工作的重要性，以免给社会造成重要的不可弥补的损失，努力安全完整地归档好纸质档案，让真实的记录成为历史的永久载体，让人类社会把有效积累和永久保存好的智慧结晶留给后人享用。根据《档案法》规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”为遵守我国档案工作的基本原则，我们要充分认识到完好保存纸质档案的重要作用，要努力维护档案的完整与安全，从数量上、质量上保持完整，从政治上保护档案免受有意破坏，机密档案不被盗窃和失密；从档案实体上减少损坏，尽量延长纸质档案的使用寿命，切实做好纸质档案的整理工作。

1.强化领导健全机制

要加强学习党的十九大以来党中央的精神，用新思想指导实际工作。要认真贯彻“学史明理、学史增信、学史崇德、学史力行”要求，牢记初心使命，忠诚干净担当。要增强“四个意识”、坚定“四个自信”、落实“两个维护”的具体行动。各级政府部门都要加强纸质档案工作的领导，从中央到地方，层层抓好落实，由纪委部门定期检查监督，形成长期的、有效的横向纵向联合工作机制。

2.加强培训提高业务水平

由于各行各业的档案种类繁多，要时刻从思想上认识到位。要牢固树立资源是基础、安全是底线的思想。推进资源体系建设，让档案资源建设实现规范化、常态化、多元化；强化档案安全管理。加强档案馆安全保障体系建设，细化工作责任，强化安全措施，确保档案绝对安全。要加强纸质档案业务培训，努力完善档案整理流程，严格规范档案的归档制度。由档案管理行政部门带领各行各业的档案协会定期组织培训，各部门档案管理人员都要经过培训，持证上岗。要加强《档案法》的宣传活动，不断推动我国的档案法治建设。

3.增强队伍建设优质服务

现代纸质档案管理对从业人员的职业技能和素养提出了较高的要求，专职档案员应全面掌握档案信息修正等相关技术。但是由于大部分机构缺乏专业的档案管理人员，很多单位都是兼职档案员从事档案工作，长期以来在客观主观因素的影响下，档案工作者“重保管，轻服务”的现象较重，被动的工作方式也影响了文书档案的日常利用。[2]要坚持党管档案原则，加强党对档案工作的领导。坚持把党的领导贯穿档案工作全过程各环节，增强政治自觉性。秉承“让历史说话，用史实发言”的工作要求，用档案如实记录我们国家发展的历程。要加大开放力度，不断深化为民服务。要依法依规落实档案开放要求，增加开放档案数量，最大限度服务于广大人民群众的查档用档需求。要全民动员，加大收集纸质档案的力度，组织强大的档案管理队伍，提高档案管理队伍的整体素质，强化担当抓好贯彻落实，深入、广泛开展新修订档案法贯彻实施工作，抓好“八五”普法工作，提高全社会的档案意识，把档案服务提质增效作为重点，扎实开展“我为群众办实事”实践活动，不断创新优化服务方式，提升为民服务水平。