高校仪器设备集中采购与集中结算的实践探索*

张 科 崔思成 邱瑞玲

中山大学财务处 广东 广州

一、引言

随着高等教育事业的快速发展，高校办学规模越来越大，仪器设备投入逐年增长，仪器设备资产管理难度也逐年增大，传统的资产管理模式已经无法适应新形势发展的需要。现阶段，我国高校资产管理工作普遍存在信息化程度不高、系统建设统筹性不强、数据使用效率低、数据共享性差和数据缺乏有效整合等问题，导致高校仪器设备采购、资产登记、财务报销、仪器设备管理等工作流程复杂、效率低。如何夯实工作基础、强化管理成为高校资产管理的重要课题，而将信息技术融入高校仪器设备管理的各个环节、不断提高资产管理效率，是高校资产管理发展的必然趋势。

二、当前高校仪器设备资产管理信息化建设存在的主要问题

高校仪器设备采购前有经费预算、后有财务支付和资产管理，是资产管理工作中承上启下的关键环节，实现了从分配向使用的延伸、从货币向实物的转化。传统的设备仪器采购与报销管理模式已不能很好地适应当前高校发展的需要：一方面，在仪器设备采购过程中，未能有效利用信息化、智能化手段衔接后续财务和资产管理环节，影响了高校采购和资产管理效率的提高；另一方面，近年来，国家出台了一系列优化科研经费管理的政策文件和改革措施，要求高校不断完善内部管理制度，优化科研仪器设备的采购流程；要充分利用信息化技术，建立健全单位内部信息共享机制，提高科研仪器设备的管理效率和便利化程度。因此，探索仪器设备资产采购、登记和报销的一体化管理，更好地为高校教学科研服务，已成为高校一项重要且紧迫的实践性课题。

目前，各高校已逐步使用信息化技术开展仪器设备资产管理工作，也取得了一些成效，但仍然存在一些问题，主要表现在以下几个方面。

1.资产管理信息系统建设统筹性不强

高校资产管理信息系统长期以来由分管的职能部门自行建设，缺乏学校层面的顶层设计。以仪器设备采购为例，采购管理系统由采购部门建设、财务管理系统由财务部门建设、资产管理系统由资产管理部门建设，这些系统各自相对独立地承担着一定的管理职能，但各个系统之间却相互独立、割裂，无法形成一体化的集合效应，制约了高校仪器设备管理水平的提升和管理效率的进一步提高。

2.数据无法有效整合和共享

目前，高校仪器设备等物资的采购管理系统、财务管理系统、资产管理系统处于相对独立、割裂的状态，“信息孤岛”现象严重，造成采购的业务流、数据流不能顺畅传递，数据共享性差，采购人需要在不同系统间切换操作，系统间数据也需要反复人工审核和校对，结果是采购的全流程周期长、流程复杂、效率不高，采购人难以获得满意的服务体验。

3.分散管理模式不符合科研“放管服”的政策要求

由于各个系统的底层数据不能共享，采购人需要在不同系统中重复填写采购相关数据，导致资产管理数据的多头采集和重复采集；分散的管理模式造成各业务系统数据须在线下以纸质单据传递的方式进行，不利于部门之间的协同，尤其不利于跨校区办学的高校开展工作，最终造成采购难、报销难，采购人获得的服务体验差，也不符合国家的科研“放管服”政策要求。

4.仪器设备资产管理各环节数据的规范性较差

长期以来，受到传统分工协作理论的影响，高校资产采购、管理各环节由学校不同职能部门负责，各职能部门利用数据要达到的管理目标存在非一致性，以人员身份和所属单位信息为例，采购管理系统侧重采购人和负责人信息以便及时沟通；财务管理系统侧重关注经费负责人及所属部门的对应性，以完成经费的顺利支出；资产管理系统侧重关注资产使用单位和实际使用人信息，以便开展后续各环节的资产管理工作。因此，在仪器设备资产管理的各个环节，各部门收集数据的重点有所不同，导致数据的规范性较差、可用性不强和决策的相关性较低。

三、集中采购与集中结算模式的流程及系统再造探索

高校仪器设备采购管理信息化建设必须基于高校采购管理的现状和特点，以“快捷、高效、规范”的管理来提升高校仪器设备采购的效率和效益为目标，将采购供应和业务管理融合，从而提升高校仪器设备管理的绩效。目前，仪器设备的采购痛点主要集中在流程烦琐（图1）、系统割裂导致业务流程衔接不顺畅、线上功能不全面、部分材料仍需要纸质传递等方面。因此，将采购、资产、财务相关业务流程一体化、信息化是解决当前问题的关键。S 大学为解决高校仪器设备采购、报销、资产管理中存在的问题，积极探索集中采购与集中结算模式，通过整合分散的业务管理信息系统，推动学校采购管理向信息化、智能化和一体化发展（图2）。

图1 当前高校仪器设备采购流程

图2 高校仪器设备采购一体化业务流程

一是优化“采购申请→审批→结算→报增”的一体化业务流程，将采购业务与前后流程有机衔接，通过流程的简化，实现各项业务的顺畅衔接和全流程信息化、电子化。按照现有流程，采购人要先后登录采购管理系统、资产管理系统、财务管理系统，分别提交相关采购信息，无法在系统之间开展有效的数据传递。为确保采购人及时办理仪器设备资产的入账工作，在报销流程前加入了设备报增单提交和审核流程，采购人须凭报增单完成财务报销，增加了采购后续流程的复杂性。经过业务流程优化后，采购人在仪器设备采购系统填写申购单，预填报财务报销和资产报增的相关信息，经审批后完成采购并在收货后线上填报验收信息，即可完成全部采购流程。供应商定期对已验收的订单发起结算申请，填写发票号等相关信息并上传结算所需附件后，即可进入财务集中结算流程。结算流程结束后，系统自动整合数据并完成国有资产报增工作。通过优化业务流程，避免了信息的多头采集，使得数据流更加通畅，不仅提高了采购效率，减少了采购人的工作量，还实现了资产管理流程智能化，便于后期资产监督和检查。

二是根据业务流程设计进一步优化系统。高校仪器设备集中采购与集中结算一体化平台，可以实现采购管理系统与财务管理系统、资产管理系统业务和数据的对接，将采购管理系统优化为采购人的单一工作门户，不再需要登录多个业务系统来完成采购工作，减少了采购的填单、打印、交表等重复性工作。

高校仪器设备集中采购与集中结算一体化业务流程及系统的再造，打通了高校资产采购、资产登记和财务报销的全流程，为高校仪器设备类固定资产管理工作向信息化、数字化、智能化转型开辟了新的思路和途径。

四、高校仪器设备集中采购与集中结算一体化建设实践——以S 大学为例

1.建设背景

S大学网上竞价系统于2003年开始启用，该系统主要适用于20万以下仪器设备的竞价采购，系统线上年均成交额超过2亿元，具有订单单价低、数量大、总金额大的特点，在规范高校仪器设备采购、有效利用学校资产资金等方面取得了一定的成效。

但学校网上竞价系统也存在一些问题，主要是系统建设较早，对下游系统的整合不足。原有的仪器设备采购、报增、报销流程，涉及网上竞价采购系统、资产管理系统、USC设备报增、网上报销系统等多个系统的操作，用户从发起采购到完成报销，全程需要在四个系统里完成操作，发票、审核确认单、货物验收单等资料也需要多次提交，流程复杂，手续繁多，师生操作极为烦琐，意见很大。如果能实现全过程线上审批、集中采购与集中结算，可以极大地简化现有的流程，减少采购人填单、打印、交表等烦琐、重复性的工作，有效提高仪器设备采购、报销和国有资产管理的效率。

2.建设过程

第一步，明确工作机制。因数据共享工作涉及业务流程调整和系统功能改造，S大学网络与信息中心、设备与实验室管理处和财务处共同成立了专项工作小组，共同推进仪器设备集中采购与集中结算一体化建设。

第二步，做好需求调研。通过需求调查、流程梳理、接口匹配、方案调整，初步形成网上竞价系统的优化方案。

第三步，完成系统开发。主要工作是根据优化方案制作优化后的网上竞价系统原型、变更数据库和业务流程、开发后台功能和数据接口；同时，资产管理系统、USC设备报增系统和网上报销系统配合网上竞价系统进行数据库迁移、数据接口匹配和业务流程的优化，并与网上竞价系统同步进行系统联合调试。

第四步，进行系统调整和推广宣传。优化后的网上竞价系统较原系统在业务流程和系统操作上有较大调整，需要在上线后不断跟踪用户使用情况，根据用户体验和需求及时进行优化调整；同时，配合系统优化调整工作，对采购人开展相关操作培训。

第五步，坚持长期跟踪管理。系统测试完成正式上线后，要全程监管系统的运行，及时发现并处理各个环节的问题，确保系统的稳定运行。

3.优化网上竞价系统集中采购与集中结算业务流程

建立、完善网上竞价系统，实现仪器设备集中采购与集中结算一体化管理，可将原有各部门业务管理系统转变为一体化平台的相关数据模块，统一、规范各业务系统数据统计、采集的定义和口径，使数据共享和跨系统调用变得可行。要打通高校资产采购、资产登记和财务报销的全流程，将资产登记和财务报销的审核环节前置，实现系统的“智能化”管理，确保各个业务环节审核的规范性和全面性，并优化网上竞价系统集中采购与集中结算业务流程（图3），实现事前、事中和事后的全面监管，为学校的教学科研活动提供保障。

图3 优化后的网上竞价系统集中采购与集中结算业务流程

五、对高校集中采购与集中结算未来发展的思考

在信息化、数字化的时代背景下，高校各类业务流程优化和系统整合已成为高校管理工作的重点；仪器设备集中采购与集中结算是在资产管理与采购管理政策框架下，结合高校业务实际需求，利用信息化技术对管理的创新，未来高校仪器设备集中采购与集中结算，可以在以下几个方面进一步展开探索。

一是将设备仪器集中采购与集中结算模式扩展到高校资产管理的全业务。高校资产管理信息化建设应以服务师生为中心，以高校事业发展需求、师生教学科研需要和学校管理服务目标为导向，在政府采购政策的框架下，为学校各类采购业务提供集中采购与集中结算一体化平台，统一各类采购业务入口，使各类采购业务流程全部实现线上申请、审批和结算，进一步提高高校资产管理的效率和服务质量。

二是要在实现设备仪器集中采购与集中结算的基础上，不断提升相关档案的电子化水平，用电子发票线上传递代替现有的纸质发票，实现各类采购信息电子档案的自动归档，真正实现无纸化、智能化管理。