高校会议中心智能化财务平台研究

王 岚

北京大学 北京

高校会议中心是高校后勤系统的重要组成部分，运营着学校的宾馆、会议室、餐厅、物业等服务项目，在高校整体运行中发挥着独特的支撑保障作用。高校会议中心依托学校资源管理学校部分楼宇，负责为学校的各类会议和活动提供场地与服务，为国内外来访的学术交流团体提供住宿和用餐，部分高校会议中心还为院系和职能部门提供物业服务，为师生提供电影演出等剧场服务。高校会议中心职能的特殊性决定了其财务管理工作的鲜明特点，必须针对这些特点确定符合高校会议中心实际情况的财务管理体制和财务管理平台，以应对日益发展的财务核算要求和业务管理需要。

一、高校会议中心财务管理特点

1.非法人独立核算企业管理模式

高校会议中心是校内二级单位，不是独立法人，实行独立核算、自负盈亏、自我积累和发展的运行模式。一般情况下，学校不予拨款，会议中心依靠自身创收，支付人工成本和运行成本，年终按照学校要求的指标上缴利润。会议中心采取企业化管理的运行模式，在组织架构、财务管理、人力资源等方面均按照市场化要求采取公司制的管理方式。

2.资金量大、经费来源渠道广

高校会议中心业务种类较多，收入类型繁杂，主要包括会议费、住宿费、餐费、服务费、票款等。经费来源渠道分为校内经费和校外经费，来款方式包括汇款、微信、支付宝、银行卡、校园卡、应收挂账、现金等，还有一些来自第三方平台，经费来源渠道广泛，各类业务具有单笔金额小、每日累计笔数多、累计金额较大的特点，出现差错时不易查找源头。

3.采购形式多样、结算方式复杂

高校会议中心肩负着学校后勤支撑保障的重要使命，采购形式多样，其中包括招标、竞争性磋商、竞争性谈判、询价比价等，支出种类繁多。另外，供货商分为长期供货商和一次性供货商，长期供货商需按上月入库金额形成的应付账款进行统一付款，一次性供货商则需按照合同或订单的约定进行支付,结算方式较其他单位复杂。

二、高校会议中心财务平台现状

1.单独的财务核算系统，年终手工并表

高校会议中心实行独立核算，既区别于学校其他二级单位，又不同于社会上的酒店，是企业化管理的事业单位。为满足日常运营需要，目前部分高校会议中心日常财务核算执行的是《企业会计准则》，设有单独的财务核算系统，年终与学校通过手工合并报表的方式进行财务决算。

2.尚未实现系统对接，无法共享信息

高校会议中心因为支撑业务需要，有诸多业务系统。宾馆客房需要酒店管理系统、会议承办需要会议注册系统、餐厅运营需要点餐收银系统、物资采购库房验收需要进销存系统等。但目前财务核算系统与这些业务系统之间多是分离的状态，没有实现系统对接，无法进行信息的传输与共享。财务凭单的制证工作仍然需要手工录入，但一是人工录入效率较低且出错率高，二是系统之间缺乏比对与数据稽核，容易造成少收和多付现象，内部控制易出现盲区，加大了单位的财务风险。

3.缺乏财务、业务、信息化都精通的复合型人才

业财融合是高校会议中心发展的新方向，应将业务发展与财务管理相结合，从单位整体的角度去思考业务开展的战略规划和目标方向，将业务和财务融为一体。业财融合必须依托智能化财务平台的建立，通过信息共享打破部门间的信息壁垒，实现业务和财务的高度协同与互动。业财融合需要业务、财务、信息化都精通的复合型人才，而目前缺乏这类人才也是制约高校会议中心财务平台信息化发展的因素。

三、搭建高校会议中心智能化财务平台的方案

1.落实《政府会计制度》，寻找企业化管理与事业单位的平衡

（1）借助《政府会计制度》改革契机，优化会议中心财务软件。2019 年起，国家实施政府会计制度改革，行政和事业单位的会计核算要求具备财务会计和预算会计双重功能，财务会计实行权责发生制，预算会计实行收付实现制，为企业化的高校会议中心财务核算体系顺利并入事业化的高校财务部门核算体系提供了良好契机。通过双基础、双分录、双报告、双功能的架构，实现财务会计和预算会计适度分离并相互衔接，可全面、清晰反映单位财务信息和预算执行信息。

高校会议中心原本执行的是权责发生制的《企业会计准则》，在高校转为执行政府会计制度后，高校会议中心能够通过信息化手段把原有的企业会计科目并入学校整体科目体系中，出具的财务报表格式也能与学校财务部门的报表格式保持一致，有利于学校月末、年末进行报表合并和财务决算。

（2）运用信息化手段，寻求企业化管理和事业单位的平衡。高校会议中心构建新的财务核算系统，设计的财务核算体系既要实现《政府会计制度》的要求，又要满足会议中心企业化运营管理的需要，应探索出一套兼顾政府会计制度和企业管理需求的可行性实施方案，寻找事业单位实现企业化管理的途径。在科目设置上，与学校财务部门政府会计制度一级科目和二级科目要保持一致，在三级科目及以下级次增加符合高校会议中心运营实际的明细科目，这样既能保证与学校财务部门的并账并表要求，又能满足业务部门查找统计明细项目的需要。

会计报表方面，在出具规定的财务报表和预算报表外，通过自定义报表的形式抓取符合高校会议中心各业务部门实际需求的会计信息，如设计客房公寓收入表、人工成本统计表、能源费用统计表等。新搭建的高校会议中心财务核算系统既能够符合《政府会计制度》的要求，又能够满足业务部门的实际需要，规范了会计核算体系，保证了会计信息质量。

2.加强财务系统内部建设，推进财务系统与业务系统互联互通

（1）开发多维度分析功能，提供智能化统计数据。先进的财务核算软件应该具有多维度的分析功能，为单位会计人员和管理人员提供深挖收据的可能，为日常运营和经营决策提供多角度的财务支持。除依靠科目体系外，还可以充分发挥软件多维度抓取数据的智能化技术，如利用部门辅助核算归集部门收支、利用项目辅助核算考核项目损益、利用业务区域辅助核算统计该区域盈利情况等。

（2）做好系统的权限设置，达到稽核和制约目的。加强财务软件内部建设还包括做好财务核算系统的权限设置，根据不相容岗位相分离原则，做好岗位的角色设计。权限设置要做到业务经办与授权批准相分离、业务经办与会计记录相分离、会计记录与资产保管相分离、业务经办与稽核监察相分离、资金支付审批与支付执行相分离、实物保管与盘点清查相分离等。只有权限设置合理、规范，才能有效降低错误和舞弊行为的发生。

（3）推进财务系统与业务系统的对接，实现信息共享。智能化财务平台的搭建是一项系统工程，财务核算系统如果没有与业务系统实现联通，就会形成信息孤岛，无法智能化传输信息，未发挥信息价值。高校会议中心因前端业务种类繁多，业务系统复杂，所以各系统与财务系统的对接有着较大的提升空间。

第一，收入方面，推进酒店管理系统、开票系统与财务系统的对接。高校会议中心应实现银行收款机与酒店管理系统的对接，目前部分酒店前台和餐厅收银在使用银行收款机后，还需要人工将收费金额录入酒店管理系统，银行收款机与酒店管理系统直接连接将大大降低前台人员的工作量，减少岗位人员编制，有助于高校会议中心实现降本增效。

同时，应充分利用信息化手段，通过系统对接实现客人自助开票。系统对接的数据是根据业务系统内的实际消费清单产生，有效避免了虚开发票的情况，大大降低了财务风险，提升了高校会议中心的财务管理水平。

酒店管理系统应与财务系统进行系统对接，将每日营收数据按照收款方式和收入类型自动生成凭证，把会计人员从事务性工作中解放出来，将更多精力投入到稽核监督、流程梳理、财务分析和管理工作中。

第二，支出方面，推进供应链系统、资金支付系统与财务系统对接。高校会议中心应实现采购的进销存供应链业务信息化，并接入财务核算系统，会议中心的客房、餐厅等物资需求量大，采购业务频繁，应利用先进的进销存系统实现采购业务的线上申请和审批，达到事前控制，有效前移财务管理职能。采购业务请购单审批完成后，系统自动生成采购订单，且采购订单按照供应商归类汇总。月末，系统按入库单数量和金额汇总生成每个供应商当月应付款总金额，进销存模块和总账模块自动对接，生成入库凭证和应付凭证，可提高采购的进销存业务和财务核算的自动化水平。

高校会议中心应实现资金支付系统与财务系统的对接。银企直连已势在必行，通过软件接口，将财务系统的付款信息直接推送至资金支付系统，避免财务人员手工录入可能造成的失误，使财务系统与银行业务系统的账户信息保持一致，降低财务风险，保证资金安全，提高付款准确度，工作效率也会明显提高。

第三，内部控制方面，推进人力资源系统、合同管理系统与财务系统的对接。人力资源管理系统的工资管理模块每月可自动生成工资报表，财务系统应与人力管理系统进行技术对接，从工资报表中取数，自动生成工资凭证。同时，通过系统对接实现按照各种用工形式进行分类汇总，提高工资制单的准确度，提高人工成本的核算效率。

建立合同管理系统也是加强单位内部控制的重要方面。利用信息化手段，将合同金额、采购方式与分批付款进度明确体现在合同管理系统中。对于金额大、持续时间长、分批次付款的合同在财务系统中按照项目辅助核算单独管理，财务系统与合同管理系统严格比对，按照进度付款，控制财务风险，防止付款金额超过合同总金额的现象发生。

3.通过岗位轮换、实岗调研等方式，培养业财融合的复合型人才

推进智能化财务平台建设，依靠既懂财务、又懂计算机的复合型人才。高校会议中心要通过岗位轮换、实岗调研等方式，努力培养具有业财融合能力的复合型人才，为加快智能化财务平台建设储备力量。岗位轮换是指有计划、有目的地输送会计人员到前端业务部门进行实岗工作，深入业务活动、了解业务流程和业务需求。会计人员须转换角色、换位思考，站在业务部门的角度、客户的角度、供应商的角度去思考和解决问题。通过实岗调研等方式培养一批思路清晰的复合型人才，帮助业务部门发现流程中的风险点，在智能化财务平台的设计上着重控制风险点，同时在把控风险的前提下，精简非必要的烦琐流程和人工录入，通过信息化手段提高服务效率，优化服务质量，提升客户体验。

四、结语

高校会议中心财务平台具有独立核算、资金量大、结算方式复杂等特点，目前是单独的财务系统，没有与学校财务部门核算系统和中心内部各业务系统进行对接。未来，学校将致力于搭建高校会议中心智能化财务平台，落实《政府会计制度》，寻找企业化管理和事业单位的平衡点，夯实财务系统内部建设，推进财务系统与中心酒店管理系统、开票系统、供应链系统、资金支付系统、人力资源管理系统、合同管理系统的对接，实现系统之间数据的互联互通。依托智能化财务平台，通过信息传输与共享，提高结算效率，加强全流程系统控制，降低人工操作的风险，实现审批流、业务流、资金流的一致性，推动数字化、智能化财会监督，促进高校会议中心财务治理能力和治理体系的现代化发展。